Sparked is een Nederlands bedrijf met Nederlandse werknemers en veel Nederlandse klanten. Toch werkt Tom Rovers twee weken lang vanuit Stockholm.
Voor de 25-jarige Rovers is de hoofdstad van Zweden geen onbekend terrein. Zijn vader woont hier en in dat kader landde hij al vaker op Arlanda Airport. Ook voor deze zomer stond er weer een bezoekje op de agenda, toen bij hem het idee opborrelde om er dit keer eens geen vakantie van te maken. “Mijn vader is overdag gewoon aan het werk. Waarom zou ik dat ook niet kunnen, dacht ik bij mezelf? Dan kunnen we de avonduren besteden om samen leuke dingen te doen. Op kantoor zijn we bezig om Het Nieuwe Werken steeds meer te adopteren. Meer aansturen op resultaten en minder op aanwezigheid dus. Het leek me daarom een leuk en interessant idee om de trip naar Zweden aan te grijpen om te zien of je op een andere plek op de wereld gewoon door kan blijven gaan met je dagelijkse werkzaamheden.”
Een takenlijst
Een experiment onder de paraplu van Het Nieuwe Werken. Hoe vergaat het Tom Rovers in Zweden? Vandaag deel 1 , morgen is het de beurt aan Sparked-directeur Dave Kiwi.Als bedrijf dat online communicatie en samenwerking tot haar core-business rekent, weet de jonge projectmanager met zijn idee de directeur al snel te enthousiasmeren. Wel eist die dat er van tevoren duidelijke afspraken worden gemaakt. Ook moet Rovers aangeven wat hij in Stockholm van plan is om te gaan doen. “Ik ben daarom begonnen met het opstellen van een takenlijstje en heb dat met mijn manager besproken. Die ging akkoord. We spraken tevens af dat we twee keer in de week online overleg zouden plegen via Microsoft Live Meeting.” Op 6 augustus reist Rovers naar Stockholm met in de koffer zijn kantoor. De laptop dus. “Gek genoeg wenste een aantal collega’s me vlak voor vertrek nog een fijne vakantie.”
Extra productief
Die twee weken zitten er inmiddels bijna op. Hoe is het de werknemer vergaan? “De meeste verwachtingen zijn uitgekomen. Het blijkt in mijn geval prima mogelijk om je werk te blijven doen terwijl je in een ander land zit. De productie lijdt er in ieder geval niet onder. Zaken als teksten schrijven, offertes maken en stukken doornemen gaan zelfs sneller omdat je minder vaak wordt gestoord. Daardoor ben je beter geconcentreerd. Ik heb wel gemerkt dat complexere projecten die veel overleg vereisen wat minder snel gaan. Dan zijn er toch regelmatig momenten waarop het handig zou zijn wanneer je in dezelfde kamer bent als je collega.”
Ook voor het plegen van acquisitie blijkt de afstand in sommige gevallen een barrière op te werpen. “Vooral nieuwe klanten kijken je toch vaak liever eerst even in de ogen. Daarmee is het dus zaak om afspraken te plannen in de week dat je terugkomt. Met bestaande klanten heb ik diverse malen telefonisch en online overleg gevoerd. Dat lukte prima. Sommige van hen hadden niet eens in de gaten dat ik in Stockholm zat.”
Online overleg
Afgesproken werd om het contact met collega’s vooral in de ochtend in te plannen. De uren tussen negen en elf werden veelal overleguren. “Zweden en Nederland kennen geen tijdverschillen. Dat maakt contact met kantoor eenvoudiger dan wanneer ik in bijvoorbeeld New York aan het werk zou zijn.” Rovers had zijn collega’s van tevoren duidelijk de opdracht gegeven om hem vooral online te benaderen. Want, zo stelt hij, anders rijzen de kosten voor zijn mobiele telefoon al snel de pan uit. “Mede daarom is het zo ontzettend belangrijk dat je de technologie op orde hebt. Ik kan hier gewoon bij mijn eigen e-mail en met de bestanden op ons intranet aan de slag. Verder is het zaak om je werkplek goed in te richten. Ontspannen kunnen werken is een absolute noodzaak.”
Inspirerende werkomgeving
Hoewel de evaluatie met kantoor nog moet plaatsvinden, spreekt Rovers al wel van een geslaagde proef. “Ik kan iedereen adviseren om dit twee tot drie weken in het jaar te doen. Een andere werkomgeving in een ander land werkt enorm inspirerend. Je gaat even op een heel andere manier naar je werk.” Zondagavond stapt de projectmanager in ieder geval weer op het vliegtuig om zich op maandagmorgen weer ‘gewoon’ op kantoor te melden. Ongetwijfeld zullen er collega’s zijn die hem begroeten. “Dag Tom, fijne vakantie gehad?”
Morgen deel 2 van dit tweeluik. Dan aan het woord: Dave Kiwi. Gaat de directeur van Sparked straks al zijn mensen verplicht op ‘werkvakantie’ sturen?
Een interessant boek bij dit artikel "Getting things done" van David Allen.
