Nu kantoren voorzichtig heropenen, starten bedrijven een hybride model waarbij medewerkers volledig of deels op afstand werken. Deze terugkeer naar een ‘normaal’ beroepsleven kan wel eens schadelijker zijn dan toen we in 2020 voor het eerst werden gedwongen volledig op afstand te werken.
De eerste lockdown vorig jaar dwong mensen én bedrijven in een klap in een nieuwe situatie. Het zorgde voor chaos én verbinding. We dealden met angst en onzekerheid en grepen in de supermarkten massaal naast het toiletpapier. We werden gedwongen om samen te werken en elkaar te steunen met een gemeenschappelijk doel: blijf gezond, zorg voor elkaar en houd het bedrijf draaiende.
Geen verenigende ervaring
Grofweg anderhalf jaar later kampen we nog altijd met dat vermaledijde virus, maar is de verwachting dat de meeste medewerkers na hun zomervakanties weer (deels) terugkeren naar kantoor. Zij zullen terugkeren naar een vernieuwde of onbekende omgeving, met plexiglas schermen en handdesinfectiemiddelen en vragen zich misschien wel af of hun collega’s gevaccineerd zijn en hoe ze hen moeten begroeten. De ene collega vanuit huis, de ander nabij in de kantoortuin.
Niet bepaald een verenigende ervaring. Dat komt op een moment dat veel mensen mentaal en fysiek niet okselfris meer zijn na meer dan een jaar coronapandemie. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat medewerkers tijdens de lockdowns tot dertig procent meer werkten dan normaal. Microsoft ontdekte dat het aantal werkgerelateerde berichten verzonden tussen 18:00 uur en middernacht met 50 procent (!) toenam.
Conflict dreigt
Geen wonder dat mensen tegen het eind van hun latijn zijn. Het resultaat: een vermoeid en kwetsbaar personeelsbestand dat in veel gevallen in botsing zal komen met een leiderschapsteam dat niets liever wil dan de oude draad weer oppakken en snelle groei wil hervatten. Een recept voor rampen, waarschuwt Laszlo Bock, voormalig HR-baas bij Google. Hij schrijft op Fastcompany dat het van cruciaal belang is dat leiders, managers en hr een aanvalsplan opstellen om de kwetsbaarheden in hun teams aan te pakken.
De terugkeer naar kantoor is een voorbeeld van wat Bock een imprintable moment noemt. Het is de eerste indruk die lang blijft hangen en beeldvormend is voor de manier waarop werknemers hun werkplek de komende jaren zullen zien. Volgens hem is dit moment nu nog belangrijker gezien het hoge percentage werknemers dat tijdens de pandemie is aangenomen en anderen overwogen om te stoppen. Zo steeg het aantal conflicten op de Nederlandse werkvloer gedurende de coronapandemie aanzienlijk.
Laszlo Bock formuleert vijf stappen die senior leiders, managers en HR-teams volgens hem moeten overwegen voordat ze terugkeren naar het hybride kantoor:
Stap 1 – Stel realistische prestatiedoelen
Veel leiders zullen na een jaar ontwrichting de neiging voelen vol gas te willen geven. Een verloren strategie, meent Bock. ‘Een atleet die terugkomt van een blessure wordt ook niet gevraagd om meteen een nieuw persoonlijk record te vestigen.’ Het is misschien niet wat bedrijven willen horen maar om weer op volle kracht te komen is het belangrijk dat je in de beginfase de prestatienormen versoepelt.
Als je je mensen vraagt 110 procent te geven, zul je teleurgesteld zijn en zullen zij het gevoel hebben dat ze falen. Het stellen van realistische doelen kan vele vormen aannemen. Het kan een vermindering van verkoopquota of productiedoelstellingen zijn, maar het moet vanaf het begin zinvol zijn en duidelijk worden uitgedrukt.
De terugkeer naar kantoor gaat vooral over het verkleinen van de emotionele afstand tussen medewerkers
Stap 2 – Leid met compassie en niet met empathie
Een uitvloeisel van realistische doelen: leid met mededogen. Laat medewerkers zien dat je begrijpt wat ze hebben meegemaakt. En onthoud, empathie alleen is niet genoeg, stelt Bock. Mensen hunkeren namelijk naar compassie. Het verschil tussen de twee? Empathie is zeggen: ‘ik weet dat je een moeilijk jaar hebt gehad.’ Compassie zegt: ‘Ik weet dat je een moeilijk jaar hebt gehad – en hier is hoe we gaan helpen.’
Geef mensen de ruimte om hun hoofd weer op orde te krijgen. Besteed aandacht aan hun behoeften. Voelen uw medewerkers zich verzorgd en verzorgd? Weten ze wat hun focus en missie is?
Stap 3 – Verklein de emotionele afstand
De terugkeer naar kantoor gaat over meer dan anderhalve meter en zorgen dat bureaus op de juiste afstand van elkaar staan. Het gaat er volgens Bock bovenal om manieren te vinden om de emotionele afstand tussen medewerkers te verkleinen.
Sommigen zullen volledig op afstand werken. Anderen komen een paar dagen per week naar kantoor. Terwijl er ook medewerkers zijn die dagelijks op kantoor zijn. Zijn advies voor managers: organiseer momenten van menselijke verbinding. Denk aan virtuele koffieautomaatgesprekken, spelavonden of simpelweg door aan het begin van een vergadering door te vragen naar het weekend van een teamlid.
De fout die velen zullen maken is het terug-naar-kantoorplan te presenteren als ‘hoe we het voortaan doen’
Deze persoonlijke momenten helpen teams verbonden te blijven, burn-out te bestrijden en effectief samen te werken wanneer ze voor een lange periode fysiek van elkaar zijn gescheiden.
Stap 4 – Prik een datum om je plannen te herzien
Je hebt een plan of protocol opgesteld, maar niemand zal meteen een waterdicht plan hebben. En dat is prima, zolang je medewerkers het maar verwachten, stelt Bock.
Veel bedrijven zullen plannen moeten wijzigen en protocollen moeten herzien nadat ze werknemers weer op kantoor hebben verwelkomd. De fout die velen zullen maken is het plan te presenteren als ‘hoe we het voortaan doen’. Zonder op ingeplande momenten tussentijds de balans op te maken en te beoordelen hoe het gaat.
Breng je onverwachte wijzigingen aan, dan denken mensen dat het plan niet werkt en kan angst en onzekerheid opduiken. Bock adviseert een andere strategie. Zeg bijvoorbeeld dit: ‘We zullen dit systeem twee maanden proberen en kijken dan wat er moet veranderen.’ Als mensen verandering verwachten, gaan ze daar veel beter mee om, omdat ze die kunnen zien aankomen.
Stap 5 – Pas maatwerk toe
Een one-size-fits-all hybride werkplan lost de uitputting van medewerkers niet op en leidt ook niet tot duurzame werkomgeving. Bedenk wat hybride werken betekent op team- en individueel niveau.
Zo kan de juiste aanpak voor het verkoopteam heel anders zijn dan de juiste aanpak voor de onderzoeksafdeling. En de behoeften van medewerkers kunnen in de loop van de weken veranderen. Houd er dus rekening mee dat je een plan hebt dat voortdurend bijgesteld kan worden.
Moedig teams aan om te experimenten en te verbinden en feedback te omarmen. Zoek naar de juiste hulpmiddelen en benaderingen waarmee je managers en teams het soort persoonlijke ondersteuning kunt bieden waarmee ze op de beste manier kunnen samenwerken.
