Voorkom discussies en onduidelijkheid omtrent de regels op kantoor. Je kunt gedoe besparen door gewoon duidelijk de gedragsregels zwart op wit te zetten. Het voorkomt daarnaast dat je – mocht het echt uit de hand lopen – door een rechter teruggefloten wordt als je een werknemer wilt ontslaan.
In dit artikel zetten we 6 gedragsregels voor je op een rijtje.
6 gedragsregels voor op kantoor:
#1 De rookpauze
Nemen rokers vaker pauze dan niet rokende collega’s? Het is een discussie die op veel werkvloeren weleens gevoerd wordt. Een eenduidig antwoord valt niet te geven, maar dat een veelvuldige consumptie van sigaretten voer is voor onderhuidse irritatie valt uiteraard niet te ontkennen. Maak hier korte metten mee.
Vermeld onder het kopje ‘rookpauze’:
- Allereerst waar gerookt kan worden. Doe het liever niet bij de ingang van het bedrijf. Niet alleen is dat vervelend voor bezoekers, het maakt ook nog eens een bende.
- Eveneens aan bod komt de frequentie. Houd termen als ‘maximaal drie rookpauzes per dag’ daarom achterwege, maar verpak de boodschap subtiel. Zoiets als: we gunnen je je sigaretje natuurlijk, maar maak er geen uitgebreide rookclub van die elk half uur bij elkaar komt.
- Vergeet tot slot niet te vermelden dat rokers zelf verplicht zijn om hun rommel op te ruimen.
#2 De mobiele telefoon
In de trein is het een grote bron van ergernis, maar op kantoor kunnen mensen er ook wat van. Uitgebreide belconversaties over weekenduitspattingen en andere hobby’s. Om over luidruchtige ringtones nog maar te zwijgen.
Zet daarom in de gedragscode:
- Geen harde beltonen, maar in plaats daarvan liever de trilstand.
- Een verbod op privébelletjes gaat te ver, maar verzoek wel om deze niet achter het bureau te voeren. Dat is uitermate storend voor collega’s.
- Benadruk verder nog even dat de wc niet als alternatieve locatie moet worden beschouwd voor deze happy chats.
- En tot slot: geen sms’jes sturen en bekijken tijdens vergaderingen.
#3 Privé-surfen
Is het sturen van privémailtjes nou toegestaan of niet? Je zult niet de eerste manager zijn die deze maatregel invoert, dus wees niet bang dat je met een verbod uit de pas loopt. Wanneer je het vermoeden hebt dat internet op kantoor meer gebruikt wordt voor vakanties boeken en filmpjes kijken, overleg dan met ICT welke maatregelen je hiertegen kunt nemen.
#4 Het bureau
Veel bureaus hebben meer weg van een afvalstortplaats dan van een geschikte werkplek waar prestaties worden geleverd. Niet echt een uithangbord voor je bedrijf wanneer er klanten over de vloer komen natuurlijk. Bovendien begint foutloos werken met een schoon bureau.
Zet in de gedragscode de volgende regels:
- Vraag van je mensen dat zij hun bureau elke middag netjes achterlaten. Vaak een kwestie van nog geen twee minuten werk.
- Of maak hier in ieder geval de vrijdag van als je een dagelijkse termijn net iets te veel van het goede vindt.
- En anders stuur je ze toch gewoon op clean desk-cursus.
#5 De afwas
Op veel kantoren waar geen budget is voor een dagelijks koffiejuffrouw ziet de keuken er op het einde van de dag uit als een slagveld. Stel daarom corveediensten in. Vraag verder van collega’s om zelf hun vieze kopjes en borden in de afwasmachine te doen. Kleine moeite toch?
#6 Muziek
Op een gemiddeld accountantskantoor zal dit geen issue zijn, maar op een creatief bureau zitten medewerkers regelmatig met oordoppen achter de computer. Prima.
Maak wel duidelijk dat meezingen, roffelen en neuriën als vervelend wordt beschouwd door collega’s. Medewerkers dienen hier rekening mee te houden. De radio hard aanzetten zodat iedereen wel moet mee luisteren, is natuurlijk uit den boze. Je kunt er tegenwoordig zelfs een boete voor krijgen.
Gedragscode delen met personeel
Een gedragscode moet natuurlijk worden gedeeld met je medewerkers. Hoe doe je dat? Met het plaatsen op het intranet ben je er nog niet. Je moet de regels namelijk ook duidelijk bekendmaken.
In een rechtszaak oordeelde de kantonrechter dat de invoering van een gedragscode gepaard moet gaan met ‘een training of andere vorm van mondelinge kennisoverdracht’. Het is nog beter om de gedragscode (ook) te laten ondertekenen door je werknemers. Dan zijn de regels ook rechtsgeldig.
Boekentip: Op kantoor door E.J. van Rossen
Vragen over het opstellen van gedragsregels:
Hoe deel je de gedragscode met je werknemers?
Een gedragscode moet natuurlijk worden gedeeld met je medewerkers. Hoe doe je dat? Met het plaatsen op het intranet ben je er nog niet. Je moet de regels namelijk ook duidelijk bekend maken. Het is nog beter om de gedragscode (ook) te laten ondertekenen door je werknemers. Dan zijn de regels ook rechtsgeldig.
Wat staat er in een gedragscode?
In een gedragscode leg je vast hoe je verwacht dat medewerkers omgaan met collega’s, klanten en eigendommen van het bedrijf. Als de regels en normen voor iedereen duidelijk zijn, voorkom je discussies over wat er wel en niet kan. Zorg er daarnaast ook voor dat je het op een goede manier met je medewerkers deelt.
Wat zijn goede gedragsregels voor op de werkvloer?
Bij gedragsregels voor in een gedragscode kun je aan diverse gebieden denken. Stel bijvoorbeeld regels op over het omgaan met: 1) Rookpauzes. 2) De mobiele telefoon. 3) Privé-surfen. 4) Het bureau. 5) De afwas. 6) Muziek.
