Die hechte community is heel belangrijk binnen E-office, dat digitale werkomgevingen creëert voor haar klanten. “Door onze software kun je organisaties heel anders inrichten. Maar nieuwe techniek implementeren in een sterk hiërarchisch bedrijf, dat moet je niet doen”, gelooft Hameeteman die E-office in 1991 oprichtte. “Wij werken niet met procedures, hiërarchie en afdelingen. Dat doodt initiatieven en creativiteit bij medewerkers. Het is ons doel de ultieme vorm van samenwerken te vinden.”
Projectteams
Hameeteman kan zijn bedrijf natuurlijk niet serieus nemen als dat niet is ingericht op de manier die hij zijn klanten adviseert. De 110 medewerkers van E-office hebben geen functies, maar vervullen verschillende rollen. Voor elk project dat het bedrijf start, wordt een team gevormd. De projecten duren meestal zo’n twee maanden en medewerkers zitten in twee, drie projectteams tegelijk. De teams bestaan uit 5 à 6 mensen. Een projectleider coördineert het werk en bespreekt met de teamleden welke plannen zij hebben en welke kennis en vaardigheden zij daarvoor nodig hebben. Zo kan iemand in het ene team consultant zijn, terwijl hij een ander team leidt en voor het derde software ontwikkelt. Op deze manier gelooft Hameeteman dat de creativiteit van zijn mensen aangesproken wordt en zij zich met elkaar en het bedrijf verbonden voelen.
“Het is belangrijk dat je je blijft ontwikkelen, ook als mens”, meent Hameeteman. “Kennisverrijking vindt in mijn organisatie plaats doordat mensen aan mooie opdrachten mogen werken en elkaar om hulp durven vragen. In veel bedrijven ben je een sukkel als je een ander om hulp vraagt, maar bij ons is dat juist heel belangrijk. Je kunt niet alles alleen weten.”
Vertrouwen vormt de basis bij E-office. Omdat de medewerkers flexibele rollen hebben, is alle informatie voor iedereen beschikbaar. Het belangrijkste selectiecriterium bij een sollicitatieprocedure is dan ook dat mensen niet hechten aan hiërarchie. “Wie bij een sollicitatiegesprek binnenkomt en zo’n uitstraling heeft van ‘Ik ben het mannetje’, wordt’m niet. In ons bedrijf is álles open. Wie het lekker en belangrijk vindt om de baas te zijn en informatie voor zichzelf te houden, is niet geschikt om bij E-office te werken”, legt Hameeteman uit. De directeur geeft zelf het goede voorbeeld: “Ik ben ook afhankelijk van andermans kennis en beloon mensen vooral niet als ze informatie voor zichzelf houden.”
Maar hoe weet je tijdens een interview of iemand erop kickt om de leider uit te hangen? Hameeteman: “Ik moet vaak vertrouwen op mijn onderbuikgevoel.”
Altijd contact houden
Naast een goede werksfeer en kennisverrijking door van elkaar te leren, zijn er natuurlijk ook teambuildingactiviteiten. Vorig jaar cruisden alle E-office medewerkers drie dagen lang op de Middellandse Zee. Hameeteman: “Mensen die elkaar eigenlijk nooit ontmoeten, kwamen als de grootste vrienden van die boot af. Dat is erg leuk om te zien.” En dan was er de aikidoles. “Daar leerden we dat je geest je lichaam volgt en andersom. Mensen moeten geloven in hun mogelijkheden. Daarmee bedoel ik niet de eagerness om projectleider te zijn want daar word je in ons bedrijf niet om gewaardeerd. De helden bij ons, zijn de mensen die vreselijk veel kennis hebben.”
De voeling met het bedrijf wordt vanzelfsprekend minder wanneer werknemers van E-office voor langere tijd bij een klant gedetacheerd zijn. “Hoe we contact houden, bepalen we per persoon.” Maar dát hij contact houdt, vindt Hameeteman heel belangrijk: “Meestal gaan we af en toe naar een medewerker toe of nodigen we hem uit voor een kennissessie op kantoor. Medewerkers hebben in zo’n periode fysieke aandacht nodig: je moet er zelf naartoe gaan. Alles wat je aandacht geeft, groeit.”
Het lukt Hameeteman zijn medewerkers lang vast te houden. “Hoewel dat lastiger is dan een aantal jaar geleden”, merkt hij. “Toen dachten de meesten: ‘Ik houd me rustig en ben blij als ik mijn baan kan houden.’ Nu gaan mensen gemakkelijker weg. Maar áls ze weggaan, beginnen ze negen van de tien keer voor zichzelf. Ze hebben al een netwerk en dit is het moment voor ondernemers om een goede start te maken. Ik zie het als iets positiefs wanneer oud-medewerkers voor zichzelf beginnen.”
Dat leidt er natuurlijk wel toe dat Hameeteman op zoek moet naar nieuwe medewerkers. “En daarvoor gooien we álle kanalen open”, zegt de directeur. E-office zet recruiters in, maar denkt ook vooruit. Hameeteman wil binnen zijn branche het imago hooghouden een ‘snelle, innovatieve club’ te zijn.
“We hebben de laatste tijd nogal wat positieve media-aandacht gehad. Het is hartstikke goed dat mensen binnen ons wereldje ons leren kennen. Wie weet komen ze op onze vacatures af.”
Een ander kanaal om mensen uit dezelfde branche te bereiken, zijn blogs in de Microsoft en IBM community, waar E-office partner van is. “Onze specialisten hebben blogs in deze communities waar veel naar gekeken wordt door mensen uit dezelfde bedrijfstak.” Ook hierdoor komen mensen met de juiste werkervaring op vacatures van E-office af.
Viralsoftware
“Daarnaast ontwikkelen we momenteel iets nieuws om werknemers binnen te halen”, vertelt Hameeteman twijfelend. “Zal ik het vertellen? Ach, vooruit: we werken aan viralsoftware om vacatures onder de aandacht te brengen.”
Een viral is eigenlijk virtuele mond-tot-mondreclame. E-office wil voor vacatures een filmpje maken dat zo leuk of mooi is, dat mensen het naar elkaar doorsturen. Een vacature als viral, is dat geen noodgreep? “Nee”, zegt Hameeteman. “Het is leuk, en goed voor ons imago.”
Op dit moment is het plan om een goededoelen-bonus aan de viral te verbinden. Als bijvoorbeeld Anja het filmpje ontvangt en doorstuurt naar haar broertje, en haar broertje krijgt de baan bij E-office, dan stelt het bedrijf een geldbedrag beschikbaar waarvan Anja mag beslissen naar welk goed doel het gaat. Hameeteman: “Zo zijn we ook nog maatschappelijk goed bezig.” (HvdK)
Personeelsbeleid volgens Roland Hameeteman, E-office
-
Zorg ervoor dat medewerkers steeds intellectuele uitdagingen krijgen doordat zij nieuwe taken moeten vervullen;
-
Beloon openheid zodat mensen elkaar om hulp durven te vragen. Dat vergroot de onderlinge betrokkenheid;
-
Geef medewerkers die elders gedetacheerd zijn fysieke aandacht: ga bij hen langs;
-
Vergroot uw naamsbekendheid binnen uw eigen branche, op die manier reageren er sneller ervaren mensen op een vacature;
-
Denk na over een ludieke manier om een vacature uit te zetten
