Eigenlijk had David Allen half juni zullen spreken op TNW Conference, het techfestival waar alles draait om digitale technologie en de mensen die het gebruiken. Helaas kreeg hij vlak tevoren een ongelukje en moest hij zijn keynote afzeggen.
David Allen is onverwoestbaar
Het was bijna een thuiswedstrijd, want de sympathieke Amerikaan woont al tien jaar in Amsterdam. Gesneden door een fatbike op de fiets? Nee, hoewel Allen op zijn 78ste regelmatig dwars door de stad fietst – hondje voorin de fietsmand, uiterst on-Amerikaans zonder fietshelm – struikelde hij over een stoeprand. ‘Ik heb zo’n varifocusbril waardoor ik de grond recht voor me niet zo goed zie. Dat leverde me een lichte hersenschudding op, maar het gaat weer, dank je.’
Onverwoestbaar en onvermoeibaar. Voor wie de afgelopen twintig jaar onder een stoeptegel heeft geleefd: Allen, afgestudeerd historicus, belandde na een hoop banen en omzwervingen ergens in de jaren tachtig van de vorige eeuw in de consultancy. Daar deed hij gaandeweg een hoop inzichten op over persoonlijke productiviteit en time management.
Bestseller ‘Getting Things Done’
‘Ik ben geen onderzoeker, ik ben street smart en zocht een manier om mijn hoofd op orde te houden. En wat voor mij werkte, bleek ook voor anderen te werken.’ Hij schreef zijn inzichten in 2001 op in het boek Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity.
‘Nog best een klus, ik had nog nooit iets geschreven’, zegt hij er nu over. ‘Ik begon dus maar met drie boeken te lezen over hoe je een boek schrijft.’
Het werd een bestseller. Van Getting Things Done (GTD) zijn drie miljoen exemplaren verkocht en de David Allen Company liet licentiehouders over de hele wereld massa’s mensen trainen in de methode voor time management. De naamgever en zijn vrouw zien daar vanuit Amsterdam op toe en Allen zelf geeft nog regelmatig keynotes. ‘Ik heb twee tarieven en doe ook een hoop pro bono stuff in Nederland. Ik heb meer dan genoeg reden om het land vooruit te helpen.’
‘Je hoofd is een waardeloos kantoor’
Even over zijn methode: de bottomline is dat je alles wat je aan je hoofd hebt, alle taken, voornemens en klussen, moet opschrijven. Allen noemt het capturing: verzamel alles wat je aandacht opeist en je schept de rust en ruimte in je hoofd die je productiever maakt (‘Je hoofd is een waardeloos kantoor’).
Maar dat laatste gebeurt alleen als je ook de vervolgstappen zet, die GTD-routiniers wel kunnen dromen:
- verwerk/clarify: moet je meteen actie ondernemen? Zo ja, bepaal dan de volgende actie(s). Zo nee, gooi het weg of plan het op een later moment.
- organiseer/organize: zorg dat je een systeem gebruikt waarin je goed kunt terugvinden wat je wanneer wilt doen en wat prioriteit heeft
- reflecteer/reflect: check regelmatig, bijvoorbeeld begin en einde dag, of je je prioriteiten nog op een rijtje hebt
- voer uit/engage: vooruit met de geit!
De belofte is dat wie GTD goed toepast, veel meer gedaan krijgt en dat bovendien veel relaxter doet.
Lees ook: Getting Things Done in 5 stappen
Getting Things Done voor teams
Het is lang bij dat ene boek gebleven, maar de talloze mensen voor wie de methode werkte, wilden dat iedereen met wie ze werkten er ook mee aan de slag gingen. In de praktijk werden teams al getraind om dankzij Getting Things Done op een gezonde manier productiever te worden, onder meer door Edward Lamont, licentiehouder in een paar landen en een goede kennis van Allen.
In 2020 staken Lamont en Allen de koppen bij elkaar en besloten dat het er dan maar eens van moest komen: de team-editie van het GTD-boek. ‘Na al die jaren bleef er een kloof bestaan tussen persoonlijke productiviteit en die van het team, zelfs als alle leden daarvan werken volgens GTD. Nu ligt er een soort handleiding hoe je onze principes als team samen toepast, want ze blijken ook dan stuk voor stuk net zo waardevol en toepasbaar. Met als resultaat healthy, high-performing teams.’
GTD-team zonder burn-out
Als een team de Getting Things Done-stappen goed oppakt, is het resultaat blijvend en bestand tegen verloop in het team, zegt Allen. ‘Dat is belangrijk, want in sommige bedrijven weet je tegenwoordig niet meer met wie je de volgende dag samenwerkt.’
En meer nog dan bij de individuele GTD hameren de bedenkers van de methode op hoe gezond het werken ermee is. ‘Als een team helder heeft wat het te doen staat, hoe de taken verdeeld zijn en hoe iedereen met elkaar omgaat, hoeft niemand tegen een burn-out aan te lopen.’
Die aandacht voor die gezondheid, het gemak waarmee teams kunnen samenwerken, is volgens Allen een onderscheid met bestaande productiviteitsprincipes. ‘Kanban, Six Sigma, agile en scrum: ze zijn allemaal geweldig om een effectieve workflow te bereiken. Maar ze zijn vooral geschikt voor de industrie, voor software-ontwikkeling, minder voor teams met kenniswerkers. De grote Peter Drucker zei het al: de moeilijkst te verwerven kennis voor kenniswerkers is te bepalen wat hun werk is.’
Lees ook: 13 handige managementmodellen langs de meetlat
Getting Things Done voor teams
Hoe vertaal je de GTD-stappen naar een team-aanpak? David Allen loopt ze op verzoek even langs.
1. Capture
‘Daarvoor moet je met elkaar in gesprek: wat verdient de aandacht? Dat zijn dingen die niet lekker vanzelf lopen. Een project, een besluitvormingsproces met losse eindjes, het zoeken naar een nieuwe vice-president of voor mijn part dat de koffie-automaat stuk is.’
2. Clarify
‘Net als het individu moet het team bepalen wat prioriteit heeft, wat de volgende stappen moeten worden om vooruit te komen en natuurlijk wie daarvoor verantwoordelijk wordt. Er is meer dan voldoende software om dat allemaal vast te leggen, maar het gaat om het denkproces dat eraan voorafgaat: wat zijn we aan het doen met zijn allen?’
‘Hier komt het wel aan op goede afspraken over hoe je met elkaar vergadert en communiceert. Te vaak bepalen de grote ego’s wat prioriteit heeft, worden de vragen die opheldering bieden niet door de juiste mensen op het juiste moment gesteld. En als zaken niet helder zijn, beleggen ze maar weer een extra vergadering. Of ze sturen een mail met allerlei cc’s to cover their ass.‘
3. Organize
‘Die volgende stappen en vooral wat de uitkomst ervan moet zijn zul je ook moeten vastleggen. Daarvoor is het belangrijk dat iemand de verantwoordelijkheid neemt namens het team. Het team moet de voortgang van alle projecten, deelprojecten en de onderdelen daar weer van bijhouden.’
‘Wat dat betreft leven we in een geweldige tijd: we kunnen via Teams, Slack of Asana op allerlei manieren meewerken en meekijken. Ook hierbij moet je het als team eens worden op welk detailniveau en hoe vaak je dat doet. En bedenk dat die software op zichzelf geen complexe problemen kan oplossen.’
Lees ook: 45 Slack-hacks om je online leven makkelijker te maken
4. Reflect
‘Het team moet regelmatig terugkijken en projecten evalueren, nieuwe taken bepalen en prioriteiten bijstellen. Daarvoor moet je de resultaten op een vertrouwde plek samenbrengen. Regelmatig reflecteren op de resultaten zorgt voor het vertrouwen dat je op een goede manier bezig bent.’
5. Engage
‘Het uitvoeren spreekt voor zichzelf, als de teamleden weten wat ze te doen staat. En alles valt of staat ermee dat een team een gezamenlijk purpose heeft, een duidelijk doel. Als die purpose niet van boven tot onder aan iedereen helder is of ergens vaag in het achterhoofd zit, leidt de productiviteit eronder.’
The loudest and the latest
Het klinkt allemaal logisch en praktisch toepasbaar, maar waar en hoe begin je? Allen: ‘Dat maakt eigenlijk niet uit, zolang je alle stappen maar doorloopt. Als je niet alles verzamelt, blijft die anxiety sluimeren. En als je niet helder krijgt wat er moet gebeuren werkt het ook niet. Zonder reflectie, die het vertrouwen oplevert dat je op de goede weg bent, blijft je team gedreven worden door the loudest and the latest.’
Team: Getting Things Done with Others is geschreven door David Allen en Edward Lamont. Het boek is onder meer te bestellen via managementboek.nl. De Nederlandse vertaling verschijnt in oktober.
