Een gevaar van een zelforganiserende teams kan zijn dat deze zo zelfstandig functioneren dat er weinig oog meer is voor de overkoepelende organisatie. Toch zijn er ook voldoende bedrijfsbrede zaken die weliswaar de teams overstijgen, maar wel direct invloed hebben op het organisatiedoel.
Denk bijvoorbeeld aan onze transformatie naar een zelfsturende organisatie. Het is belangrijk mensen hierbij te betrekken en inzichtelijk te maken wat er speelt zodat iedereen hier input op kan leveren of zelf met andere goede ideeën kan komen. Hoe we dit doen? Met een bord vol met post-its: ofwel een Kanbanbord.
Organiseren
Kanban is in eerste instantie ontwikkeld om een logistieke productieketen te besturen. Het doel van het bord is om de afzonderlijke fasen van de productie visueel inzichtelijk te maken en uiteindelijk de productie naar een zo hoog mogelijk niveau te brengen. Maar het bord kan in principe gebruikt worden om van alles in het leven te organiseren.
De meest gebruikte toepassing van Kanban is voor agile software-ontwikkeling. Bij ons is het bord een soort ideeënbus 2.0. Iedereen uit de organisatie kan een idee pitchen. Als het een goed idee is wordt het toegewezen aan collega’s die ermee aan de slag gaan. Iedereen kan vervolgens de voortgang volgen op het bord.
Stop starting, start finishing
Door te werken met het bord en de voortgang van een taak inzichtelijk te maken, is er ook veel meer focus op het afmaken van een taak. Dus in plaats van tien projecten tegelijk op te starten werk je dedicated aan die taak. Ofwel: stop starting, start finishing. Hoe goed een nieuw idee ook is, eerst wordt het bestaande project afgerond. Hoe ziet dit er concreet uit?
Deze afbeelding is de huidige status van ons Kanbanbord. Hierop wordt weergegeven aan welke projecten op dit moment wordt gewerkt (de gele en groene post-its geven specifieke initiatieven weer). Ook kun je zien hoeveel werk er parallel wordt verricht en door wie. Door dit inzichtelijk te maken kun je lopende zaken beperken, zodat er niet met nieuwe dingen wordt begonnen voor iets gereed is.
Het Kanban-bord hangt in onze kantine, de centrale sociale plek in ons gebouw. Zo heeft iedereen inzicht in de workflow van onze strategische projecten. Ik merk dat als je het grotere geheel transparant maakt, het eenvoudiger wordt de werkzaamheden van het team aan te laten sluiten op de initiatieven van de organisatie.
Gezamenlijke focus
Ook helpt een fysiek bord onze samenwerking te verbeteren. Het zorgt voor een gezamenlijke focus. Maar ook voor lichamelijke en mentale conditie, omdat we letterlijk voor het bord staan en direct een open gesprek kunnen houden zonder tafels, stoelen en computers. We hebben zelfs besloten dat de reguliere update over strategische onderwerpen tijdens de bestuursvergadering bij het Kanban-bord moet plaatsvinden.
Een volgende stap is Kanban verder te brengen dan alleen onze organisatiebrede projecten zodat we ook tussen de teams meer transparantie creëren.
