Nieuwe medewerkers vinden voor je organisatie: zo maak je een hiring plan

Hiring plan opstellen om nieuw medewerkers te vinden

Wil je groeien als bedrijf dan ontkom je niet aan het opstellen van een hiring plan om nieuwe medewerkers te vinden. Misschien kun je nu nog tot tien tellen als je de werknemers op kantoor telt.

‘Het is de fase waarin bedrijven nog heel veel manusjes van alles in dienst hebben’, vertelt recruitment business partner Floor Nobels van Worklife Recruitment eerder in de Sprout-groeigids ‘Hard gaan met de beste mensen’. Ze helpt ondernemers geregeld bij het aantrekken van personeel in de volgende groeifase.

Dat proces begint altijd met het opstellen van een hiring plan. Want als je groeit – en dat is als het goed is je bedoeling – dan moeten die alleskunners hun taken bij specialisten neer gaan leggen. Professionals in finance of hr bijvoorbeeld. Het is dus tijd te bedenken wie je gaat zoeken, hoe je ze binnen gaat krijgen en wat je ze te bieden hebt.

Begin op tijd met nieuwe medewerkers zoeken

Wees als leider niet passief. Zorg dat je een recruitmentplan op tijd klaar hebt liggen. Haast is de grote valkuil bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Werk blijft liggen, klanten worden ongeduldig of concurrenten maken meer vaart: ondernemers moeten de neiging onderdrukken om aan te nemen wie ze maar te pakken kunnen krijgen. Het motto van groeiwonder Zappos is niet voor niets: slow to hire, quick to fire.

Bedenk duidelijk wat je zoekt en verwacht. Pas als je voorafgaand aan een gesprek weet van welke uitkomsten je laaiend enthousiast wordt, kun je zeer gericht met mensen spreken en in de voorselectie veel tijd besparen.

Er zijn functies waar je echt een uniek persoon voor nodig hebt. Als je weet dat die op een bepaald moment voor de groei van je bedrijf noodzakelijk is, is het belangrijk om dat op tijd te signaleren en zo ook de tijd te krijgen die persoon te vinden en over te halen om bij je te komen werken.

Investeerders warm krijgen

Wil je investeerders warm krijgen, zorg dan dat het plan om nieuwe medewerkers te vinden af is. Zij verwachten een sterk hiring plan en willen precies weten wat je zoekt en waar de knelpunten liggen.

Juist investeerders weten dat het personeel belangrijker kan zijn dan het product. Inventariseer daarom ook waar de groei van je bedrijf in de knel kan komen als je de goede mensen niet vindt. Dit geeft ook investeerders inzicht hoe belangrijk bepaalde functies zijn, welk geld ervoor nodig is en of hun netwerk daarbij kan helpen.

Bedenk voor je hiring plan: goede mensen zijn niet goedkoop. Ondernemers die denken dat het goedkoper kan, komen daar vaak op terug waarschuwt recruiter Nobels. ‘Ze denken vooral in het nu en zitten met een probleem zodra ze groeien, want dan blijkt die betaalbare kracht toch niet te voldoen.

Ook kom ik bedrijven tegen die goedkoop buitenlands personeel aantrekken. Dat is een optie, maar dan zit je vaak met mensen die kiezen voor het geld en die zijn snel weg als er een betere optie voorbij komt.’

Niet alleen via vacaturesites

Waarschijnlijk vind je jouw perfecte kandidaat niet via de vele vacaturesites. Toptalent heeft vaak al een goede baan met een prima salaris en arbeidsvoorwaarden. Maar dat ze niet dagelijks vacaturesites afstruinen, wil niet zeggen dat deze mensen definitief onbereikbaar voor je zijn. Negentig procent van de Nederlandse beroepsbevolking blijkt latent op zoek te zijn naar ander werk. Heb je goed voor ogen welk type met welke kwalificaties je zoekt, dan weet je ook waar je die kunt vinden.

De bulletpoints met ‘wij zoeken’ en ‘wij bieden’ kunnen in veel gevallen in de kast blijven. Net als bij de marketing van andere producten en diensten, vertellen bedrijven die zich richten op nieuwe werknemers steeds vaker verhalen over beleving. Manus Aa, oprichter van Spielwork, gaat bij bedrijven eerst op zoek naar ‘het ware verhaal achter de vacature’.

Hoe meer je vooraf vertelt en laat zien over een bepaalde functie, hoe beter de match uiteindelijk tot stand komt.

Tijdelijke contracten

Hou je jezelf niet voor de gek met tijdelijke contracten, zegt Rutger Prent van GoFastForward. Hij ziet te vaak dat bedrijven die aan het einde van een tijdelijk contract van een half jaar er nog een half jaar aan vastplakken omdat ze niet zeker zijn of de medewerker goed genoeg is.

‘Terwijl ze al heel vaak weten dat de persoon niet goed genoeg is. Steek er dus tijd in om mensen na een maand volop aan het werk te hebben en na vijf maanden of eerder te weten of je de juiste keuze hebt gemaakt’, zegt Prent.

‘Het geeft heel veel onrust om contracten maar te verlengen of iedere medewerker een andere periode te geven.’ Zorg dan liever dat iedereen begint met zes, negen of twaalf maanden en neem daarna een definitieve beslissing. Dat geeft veel rust in de organisatie en bij de werknemers.

Zorg voor reservebank met mogelijk nieuwe werknemers

Als je op het juiste moment mensen wilt kunnen schakelen, is het ook belangrijk om te zorgen dat je een virtuele reservebank hebt met mogelijk personeel. Kees de Jong van nlgroeit benadrukt zelfs dat een leider dertig procent van de tijd bezig moet zijn met personeel, binnen en buiten het bedrijf. ‘

In de tijd dat je met mensen praat, praat je ook met mensen die je misschien bij je bedrijf wilt hebben. Het wordt onderschat hoe belangrijk dat is. Kwaliteit is bepalend. En als jij weet welke goede mensen je wilt hebben, dan kun je een zogenaamde virtual bench vullen. Dat is noodzakelijk als één van je goede mensen weggaat.’

Als je het voorwerk al hebt gedaan en er mensen klaarstaan om bij je te komen werken, kun je makkelijk afscheid van iemand nemen en soms al binnen een week een nieuwe medewerker presenteren. Dat zorgt niet alleen voor continuïteit in het werk, maar het personeel weet ook dat ze niet onvervangbaar is. Ze zullen wel moeten blijven presteren, want de wachtruimte is goed gevuld.

Ceo: bemoei je met het aannemen van nieuw personeel

‘De mensen die je wilt hebben zijn nooit op zoek.’ zegt De Jong. ‘Dus je moet ze lokken. Het scheelt al dat jij als ceo mensen opzoekt. Als je ze verhalen vertelt over je bedrijf. Dat geeft die mensen een geel goed gevoel. Als je niet wilt geloven hoe belangrijk het is om die dertig procent van je tijd aan mensen te besteden, heb je waarschijnlijk nog niet met hele goede mensen gewerkt.’

‘Voor de hoogste functies in je bedrijf huur je dus niet een of andere recruiter in. Daar haken jouw kandidaten op dat niveau gelijk bij af. Daar moet de ceo zich zelf mee bemoeien. Zo iemand wil door de ceo gevraagd worden.’

Ondernemers moeten zich mentaal en in de planning voorbereiden op gewenst en ongewenst vertrek van medewerkers. Veel medewerkers vertrekken namelijk na een jaar of vier. Rutger Prent van GoFastForward: ‘En je wilt ook telkens nog het niveau omhoog krikken. Het laat zien hoe intensief het proces is om nieuwe werknemers te vinden.

De founder doet er goed aan iedere week de koevoet in de agenda te zetten om tijd vrij te maken de beste mensen aan te trekken.’

Dit artikel is een bewerking van een verhaal dat eerder verscheen in Hard gaan met de juiste mensen, een MT/Sprout-groeigids die laat zien hoe ambitieuze ondernemers sneller groeien met toptalent.