Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Hoe je een goed hiring plan maakt waarmee je toptalent vindt

Goed personeel vinden is een waanzinnige klus. Een hiring plan helpt je om de beste mensen te vinden voor je (startende) onderneming.

hiring plan Getty Images
Je leest nu: Hoe je een goed hiring plan maakt waarmee je toptalent vindt

Wil je groeien als bedrijf dan ontkom je niet aan het opstellen van een hiring plan. Misschien kun je nu nog tot tien tellen als je de medewerkers op kantoor telt. ‘Het is de fase waarin bedrijven nog heel veel manusjes van alles in dienst hebben’, vertelt recruitment business partner Floor Nobels van Worklife Recruitment eerder in de Sprout-groeigids ‘Hard gaan met de beste mensen’. Ze helpt ondernemers geregeld bij het aantrekken van personeel in de volgende groeifase.

Dat proces begint altijd met het opstellen van een hiring plan. Want als je groeit – en dat is als het goed is je bedoeling – dan moeten die alleskunners hun taken bij specialisten neer gaan leggen. Professionals in finance of hr bijvoorbeeld. Het is dus tijd te bedenken wie je gaat zoeken, hoe je ze binnen gaat krijgen en wat je ze te bieden hebt.

Begin op tijd

Wees als leider niet passief. Zorg dat je een recruitmentplan op tijd klaar hebt liggen. Haast is de grote valkuil bij het aannemen van nieuw personeel. Werk blijft liggen, klanten worden ongeduldig of concurrenten maken meer vaart: ondernemers moeten de neiging onderdrukken om aan te nemen wie ze maar te pakken kunnen krijgen. Het motto van groeiwonder Zappos is niet voor niets: slow to hire, quick to fire. Bedenk duidelijk wat je zoekt en verwacht. Pas als je voorafgaand aan een gesprek weet van welke uitkomsten je laaiend enthousiast wordt, kun je zeer gericht met mensen spreken en in de voorselectie veel tijd besparen.

Er zijn functies waar je echt een uniek persoon voor nodig hebt. Als je weet dat die op een bepaald moment voor de groei van je bedrijf noodzakelijk is, is het belangrijk om dat op tijd te signaleren en zo ook de tijd te krijgen die persoon te vinden en over te halen om bij je te komen werken.

Investeerders warm krijgen

Wil je investeerders warm krijgen, zorg dan dat je hiring plan volledig actief is. Zij verwachten een sterk hiring plan en willen precies weten wat je zoekt en waar de knelpunten liggen. Juist investeerders weten dat het personeel belangrijker kan zijn dan het product. Inventariseer daarom ook waar de groei van je bedrijf in de knel kan komen als je de goede mensen niet vindt. Dit geeft ook investeerders inzicht hoe belangrijk bepaalde functies zijn, welk geld ervoor nodig is en of hun netwerk daarbij kan helpen.

Lees ook: Realistische vacatures verkopen zichzelf tijdens krapte op de arbeidsmarkt

Bedenk voor je hiring plan: goede mensen zijn niet goedkoop. Ondernemers die denken dat het goedkoper kan, komen daar vaak op terug waarschuwt recruiter Nobels. ‘Ze denken vooral in het nu en zitten met een probleem zodra ze groeien, want dan blijkt die betaalbare kracht toch niet te voldoen. Ook kom ik bedrijven tegen die goedkoop buitenlands personeel aantrekken. Dat is een optie, maar dan zit je vaak met mensen die kiezen voor het geld en die zijn snel weg als er een betere optie voorbij komt.’

Zo maak je een hiring plan

1. Bepaal je positie
Voordat je als een gek gaat rond mailen zul je moeten bepalen hoe je je recruitment gaat aanpakken. Wie maak je ervoor verantwoordelijk? Hoe is je concurrentiepositie op de arbeidsmarkt, het imago van je bedrijf en wat heb je te bieden?

2. Inventariseer de behoeften
Zet in een spreadsheet de fte’s en functies die nodig zijn voor de processen of afdelingen binnen je bedrijf.

3. Maak een planning
Kijk vooruit: waar zit de komende kwartalen de groei, hoe groot is het verloop? Het geeft je inzicht in de echte bottlenecks en prioriteiten. Neem ook mee hoelang het duurt om elke vacature in te vullen.

4. Stel een recruitmentplan op
Dit bevat in elk geval hoe je je bedrijf profileert op de arbeidsmarkt, waar en via welke kanalen je je doelgroep denkt te bereiken, hoe je de vacatures communiceert en hoe je de selectie inricht.

5. Zorg voor zoveel mogelijk bronnen
Die Picnic-bezorger, een vaag LinkedIn-contact, dat versleten visitekaartje: iedereen die je spreekt kun je misschien ooit gebruiken. Beloon je medewerkers voor het tippen van kandidaten, check vacaturesites, universiteiten en natuurlijk recruiters.

6. Gebruik tools
Homerun, Recruitee, Harver: er zijn volop tools van Nederlandse collega-scaleups die je helpen je vacatures gaaf te presenteren en de selectie en beoordeling van kandidaten te stroomlijnen.

7. Sollicitatiegesprek
Geef dit goed vorm en een zinvolle inhoud. Tegenwoordig solliciteer je als werkgever eerder naar een nieuwe kracht dan andersom!.Of het klikt of niet, een kandidaat moet met een goed gevoel terugdenken aan jullie gesprek.

Niet alleen via vacaturesites

Waarschijnlijk vind je jouw perfecte kandidaat niet via de vele vacaturesites. Toptalent heeft vaak al een goede baan met een prima salaris en arbeidsvoorwaarden. Maar dat ze niet dagelijks vacaturesites afstruinen, wil niet zeggen dat deze mensen definitief onbereikbaar voor je zijn. Negentig procent van de Nederlandse beroepsbevolking blijkt latent op zoek te zijn naar ander werk. Heb je goed voor ogen welk type met welke kwalificaties je zoekt, dan weet je ook waar je die kunt vinden.

De bulletpoints met ‘wij zoeken’ en ‘wij bieden’ kunnen in veel gevallen in de kast blijven. Net als bij de marketing van andere producten en diensten, vertellen bedrijven die zich richten op nieuwe werknemers steeds vaker verhalen over beleving. Manus Aa, oprichter van Spielwork, gaat bij bedrijven eerst op zoek naar ‘het ware verhaal achter de vacature’. Hoe meer je vooraf vertelt en laat zien over een bepaalde functie, hoe beter de match uiteindelijk tot stand komt.

Tijdelijke contracten

Hou je jezelf niet voor de gek met tijdelijke contracten, zegt Rutger Prent van GoFastForward. Hij ziet te vaak dat bedrijven die aan het einde van een tijdelijk contract van een half jaar er nog een half jaar aan vastplakken omdat ze niet zeker zijn of de medewerker goed genoeg is. ‘Terwijl ze al heel vaak weten dat de persoon niet goed genoeg is. Steek er dus tijd in om mensen na een maand volop aan het werk te hebben en na vijf maanden of eerder te weten of je de juiste keuze hebt gemaakt. Het geeft heel veel onrust om contracten maar te verlengen of iedere medewerker een andere periode te geven.’ Zorg dan liever dat iedereen begint met zes, negen of twaalf maanden en neem daarna een definitieve beslissing. Dat geeft veel rust in de organisatie en bij de werknemers.

Reservebank

Als je op het juiste moment mensen wilt kunnen schakelen, is het ook belangrijk om te zorgen dat je een virtuele reservebank hebt met mogelijk personeel. Kees de Jong van nlgroeit benadrukt zelfs dat een leider dertig procent van de tijd bezig moet zijn met personeel, binnen en buiten het bedrijf. ‘In de tijd dat je met mensen praat, praat je ook met mensen die je misschien bij je bedrijf wilt hebben. Het wordt onderschat hoe belangrijk dat is. Kwaliteit is bepalend. En als jij weet welke goede mensen je wilt hebben, dan kun je een zogenaamde virtual bench vullen. Dat is noodzakelijk als één van je goede mensen weggaat.’

Lees ook: Hoe Spielwork vacatures beter wil maken door maximaal transparant te zijn

Als je het voorwerk al hebt gedaan en er mensen klaarstaan om bij je te komen werken, kun je makkelijk afscheid van iemand nemen en soms al binnen een week een nieuwe medewerker presenteren. Dat zorgt niet alleen voor continuïteit in het werk, maar het personeel weet ook dat ze niet onvervangbaar is. Ze zullen wel moeten blijven presteren, want de wachtruimte is goed gevuld.

CEO: bemoei je ermee

‘De mensen die je wilt hebben zijn nooit op zoek.’ zegt De Jong. ‘Dus je moet ze lokken. Het scheelt al dat jij als CEO mensen opzoekt. Als je ze verhalen vertelt over je bedrijf. Dat geeft die mensen een geel goed gevoel. Als je niet wilt geloven hoe belangrijk het is om die dertig procent van je tijd aan mensen te besteden, heb je waarschijnlijk nog niet met hele goede mensen gewerkt. Voor de hoogste functies in je bedrijf huur je dus niet een of andere recruiter in. Daar haken jouw kandidaten op dat niveau gelijk bij af. Daar moet de CEO zich zelf mee bemoeien. Zo iemand wil door de CEO gevraagd worden.’

Ondernemers moeten zich mentaal en in de planning voorbereiden op gewenst en ongewenst vertrek van medewerkers. Veel medewerkers vertrekken namelijk na een jaar of vier. Rutger Prent van GoFastForward: ‘En je wilt ook telkens nog het niveau omhoog krikken. Het laat zien hoe intensief het proces is om nieuwe mensen te vinden. De founder doet er goed aan iedere week de koevoet in de agenda te zetten om tijd vrij te maken de beste mensen aan te trekken.’