Sprout test (bijna) elke week een webtool die handig is voor ondernemers. Dit is nr. 49 in de serie reviews.
Wat is het?
WorkFlowy is een tool om al je taken onder te brengen in overzichtelijke to-dolijsten. Het werkt volledig online; voor je smartphone of iPad kun je de mobiele site gebruiken.
Voor wie?
Elke ondernemer die duidelijk overzicht over zijn of haar taken en projecten wil hebben.
Hoe werkt het?
Meld je aan op WorkFlowy met je e-mailadres en een wachtwoord. Dan kom je in het dashboard van WorkFlowy – in feite een lege, witte pagina – waar je bij de start pop-upvensters te zien krijgt met concerete uitleg, stap-voor-stap. De eerste stap is om onder elkaar categorieën te maken van het type taken waar je mee bezig bent, bijvoorbeeld ‘projecten’, ‘ideeën’, ‘bedrijfsvoering’ of wat voor indeling je ook wilt maken. Onder die koppen kun je je taken verder uitwerken. Door te klikken op de bulletpoint voor elk onderwerp, kom je in een nieuw, leeg scherm. Daar kun je bijvoorbeeld alle lopende projecten onder elkaar neerzetten, en vervolgens weer per project uitwerken welke taken daarvoor gedaan moeten worden. Het valt zo uiteen in een lijst met taken en subtaken, die je zo gedetailleerd kunt uitsplitsen als nodig is.
De bulletpoints hebben ook een dropdownmenu, waarin je kunt aangeven om een onderwerp te verwijderen, exporteren, delen, voldoen als ‘completed’ of voorzien van een notitie. Wil je een takenlijst of project delen met een compagnon of medewerker, dan kies je onder ‘share’ waar je diegene toestemming voor geeft: alleen meelezen of ook meeschrijven. Jouw teksten kan hij of zij niet aanpassen, maar wel aanvullen, een notitie toevoegen of aangeven dat een taak af is. WorkFlowy maakt daarvoor een ‘geheime’ link die je kunt sturen naar de betreffende persoon. Niemand anders kan er verder bij. Je kiest er zelf voor wat je deelt: je volledige workflow, één bepaald project of zelfs maar één taak.
Om voor jezelf inzichtelijk te maken in wat er moet gebeuren en niet te verzanden in ellenlange to-dolijsten, geef je prioriteiten aan taken, door achter dingen die je vandaag moet doen #today te tikken. Zodra je klikt op #today, zie je alleen nog de taken in je scherm die je vandaag moet doen. Ook kun je tags geven aan taken die je op korte termijn moet doen (#soon) of tags met namen van mensen die voor een taak of project verantwoordelijk zijn. Alle bulletpoints kun je daarnaast verschuiven, om ze bovenin of juist onderin je scherm te krijgen. Om te voorkomen dat je scherm één lange to-dolijst is, kun je kiezen om alle menu’s ingeklapt te houden, of zoektermen te gebruiken om alleen alle taken over een bepaald onderwerp in je beeld te zien. En heb je veel taken op ‘completed’ gezet, dan kun je bovenin je scherm de afgemaakte taken ‘hidden’ maken. Dit ruimt lekker op.
Al je to-dolijsten kun je op elk moment exporteren, als formatted tekst of platte tekst, om te kopiëren naar Word bijvoorbeeld. Klikt hiervoor onderin je scherm op ‘export lists’.
Wat zijn de voordelen?
WorkFlowy maakt heel inzichtelijk wat al je lopende (en eventueel toekomstige) zaken zijn. Je kunt er voor jezelf handig prioriteiten mee stellen, inzichtelijk maken welke taken bij een project horen, zorgen dat je niks vergeet en samen met medewerkers of compagnons de to-dolijsten afwerken. Dit kan je een hoop stress en geklooi met post-its en andere herinneringsystemen schelen. De tool is ook krachtig in zijn eenvoud, want je bent echt meteen aan de slag en kunt er bijna niks fout in doen. De mobiele site werkt prettig, ook in een klein scherm van een smartphone.
Wat zijn de nadelen?
Er gaat wat tijd zitten in het één keer invullen van al je lopende zaken, maar dat betaalt zich later uit in een goed overzicht.
Conclusie?
WorkFlowy maakt grote hoeveelheden taken en projecten manageable. Er zijn meer sites en applicaties die soortgelijke diensten aanbieden, maar WorkFlowy blinkt uit in eenvoud. Je dwingt jezelf om overzicht te maken van al je taken en welke zaken prioriteit hebben. Het taggen zorgt ervoor dat je je to-dolijsten goed doorzoekbaar maakt. Ook is het prettig om (onderdelen van) je takenlijsten te delen met anderen als je samen aan projecten werkt.
Lees ook de eerdere webtool reviews
