Nacalculatie is een van die vele zaken waarvan veel ondernemers erkennen dat het nodig is, maar waarvan blijkt dat er in de praktijk vaak geen tijd voor wordt gemaakt. Slechts 55 procent van de door organisatie-adviesbureau Ydo ondervraagde bedrijven doet aan nacalculatie.
Van de bedrijven die wél regelmatig de afwijkingen in gemaakte en berekende uren op een rij zetten, geeft bovendien de helft aan dat zij weinig tot geen inzicht hebben in de aard van de afwijkingen. Frido de Vries van Ydo heeft wel een idee hoe dat komt: “Als bedrijven het al meten, dan gebeurt dat vaak pas na een aantal maanden. Dan weet niemand meer precies wat er in het proces gebeurd is.”
Rapporteren
Hij raadt daarom ook aan dat alle betrokkenen dagelijks of wekelijks rapporteren over de voortgang, fouten en belemmeringen. “Dan moet je wel eerlijk durven zijn. Dat ontbreekt er nog wel eens aan.” Uw eigen eerlijkheid heeft u zelf in de hand, uw personeel zult u ervan moeten overtuigen dat hun eerlijkheid gewaardeerd wordt, en informatie over gemaakte fouten niet in hun nadeel zal worden gebruikt.
U zult dus moeten werken aan de communicatie. Zowel intern als extern. “De belangrijkste oorzaak van afwijkingen, naast verkeerde inschattingen, is een gebrek aan goede communicatie. Als die niet goed loopt, ontstaan er fouten of wordt niet voldaan aan de onduidelijk gestelde eisen. Dan moet je een hoop extra werk verrichten, en die extra uren zul je dan meestal zelf moeten betalen.”
Zzp
Voor zzp’ers is het vooral de communicatie met opdrachtgevers die verbeterd kan worden. Zorg er dus voor dat heel duidelijk is wat uw opdracht is, anders moet u uw werk opnieuw doen. Volgens De Vries is nacalculatie belangrijker dan het lijkt: “Bij de bedrijven die wij helpen met dit onderwerp blijkt dat ze kunnen besparen tot ongeveer tien procent van de totale uitgaven.”
Automatiseren
Geen tijd voor zegt u? Van dat argument is hij niet onder de indruk. “Het kost niet zo veel tijd en het levert veel geld op. Je bent gek als je het niet doet.” Om uw kostbare tijd toch zoveel mogelijk voor andere zaken vrij te houden, adviseert De Vries om het proces te automatiseren. “Vrijwel alle softwaresystemen ondersteunen eenvoudige nacalculatie. Je moet er alleen wel aan denken tijdens de implementatie.”
