Bij trouwe MTSprout-bezoekers gaat nu een lichtje branden: Ciphix, stond dat niet ooit in de 25 onder de 25 van veelbelovende jonge ondernemers? Klopt. Sterker nog: in 2019 gingen Mathijs Gast, Marcus Groeneveld en Bas van der Pol zelfs met de award naar huis. Met hun Rotterdamse Ciphix zijn ze actief in RPA, (Robotic Process Automation), de software die repetitieve, vaak saaie administratieve handelingen automatiseert. Zo halen ze ‘de robot uit de mens’: die krijgt dankzij de software meer tijd voor waardevollere en leukere taken.
Digitale medewerkers
Ciphix had in zijn jonge bestaan al grote klanten binnengehaald, en als we twee jaar vooruitspoelen blijkt de 25 onder de 25-winnaar niet teleur te stellen. Inmiddels werken er 45 mensen, voor klanten in onder meer de zorg en de industrie. De Rotterdammers doen aan eigen ontwikkeling, maar implementeren vooral de software van UIPath, de marktleider op het gebied van RPA.
Sinds dit jaar hebben ze een nieuwe manier gevonden om klanten te werven voor hun aanbod: Freeday, ‘marktplaats voor digitale medewerkers’. Tot op zekere hoogte is het een herverpakking van wat Ciphix al deed: het automatiseren van de administratie, maar ook het inregelen van chatbots en voice response systemen (ook daar is overigens jargon voor bedacht: conversational automation). Als dergelijke software goed draait en productief is, speel je daarmee medewerkers van vlees en bloed vrij. En inderdaad, je zou ze daardoor kunnen zien als digitale medewerkers.
Florence, Richard en John
Welke medewerkers treffen we dan aan op Freeday? Het platform blijkt de analogie met ‘echte’ collega’s strak door te voeren en geeft ze daarom zelfs namen. Zo hebben we Florence, de healthcare assistant, Richard, haar collega van IT support en John van financiën. Florence handelt vragen of die via mail, telefoon of chatbox binnenkomen en kan ook de patiëntenadministratie deels bijhouden. En zoals dat een robot betaamt: accuraat, snel en tegen lagere kosten dan een mens.
De draai die Freeday geeft aan zijn software kun je gezocht of misschien zelfs flauw vinden, maar er blijkt toch goed over nagedacht. Marcus Groeneveld, die verantwoordelijk is voor de spin-off: ‘Het doel is om zoveel mogelijk weg te blijven van de technologie die dit mogelijk maakt en beter aan te sluiten bij het probleem van de klant dat we ermee oplossen. Die klant wil zijn teams ontlasten of besparen op taken die weinig waarde toevoegen. Door het vorm te geven als een echte ‘medewerker’ snap je meteen wat het resultaat kan zijn.’
‘En vergeet niet dat we te maken hebben met een enorme arbeidskrapte, waardoor het voor ondernemers enorm lastig is om nieuw en goed personeel te werven. Het risico bestaat dat je bestaand personeel meer moet laten doen waardoor het werk minder leuk wordt, wat stress, verzuim en ook toenemend verloop tot gevolg kan hebben.’
Fee per Fte
Volgens Groeneveld zijn de digitale medewerkers ook vrij snel in te schakelen, als waren het uitzendkrachten. ‘De afgelopen jaren hebben we al bij veel klanten technologie ontwikkeld waar ook andere bedrijven plezier van kunnen hebben. In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden bieden we daarvan specifieke onderdelen aan. Dat heeft als voordeel dat je geen lang implementatietraject hebt – vaak is de software al deels ingeleerd. Uitgebreid ‘inwerken’ hoeft dus meestal niet. We streven naar maximaal twee weken, dat is vaak afhankelijk van hoe snel de klant schakelt.’
Wat Florence, John en Richard aantrekkelijker maakt dan veel andere software: een implementatie-fee rekent Freeday niet. Maar de volgende vraag is dan: als ik via Freeday een medewerker inhuur, kom ik er dan ook weer snel vanaf zodra het op de werkvloer weer wat rustiger wordt? Ja en nee: ‘We rekenen een maandelijkse fee per Fte, doordat we de hoeveelheid werk die de software verricht, kunnen omrekenen naar uren menselijke arbeid. Je kunt makkelijk op- en afschalen van pakweg 5 naar 3 Fte, maar we sluiten onze contracten af op een minimum van 1.’
Robot uit de mens
Anders dan bij de menselijke collega’s is het werk van de softwarerobots goed te volgen en managen via het dashboard dat Freeday deelt met zijn klanten. En slaat het uitzendbureau voor softwarerobots aan? ‘Zeker, ook vanwege de krappe arbeidsmarkt. Onze klant zijn vaak grotere corporates met een bepaald volume aan werk. Die leveren we vooral conversational AI, de zelflerende software achter chatbots en voice response systemen. Bijvoorbeeld voor een IT helpdesk: je wilt niet weten hoe vaak per dag die wordt benaderd met dezelfde vraag: ik ben mijn wachtwoord vergeten. We hebben ook hele nuttige AI die teksten analyseert en bijvoorbeeld in een ziekenhuis de essentie uit operatieverslagen haalt. Het automatiseren van administratieve processen ofwel RPA is vaak toch maatwerk. Klanten beginnen vaak met iets wat standaard is, en als ze daar de vruchten van plukken vragen ze om specifiekere software.’
En dat noemt Groeneveld fijn, want het versnelt de missie van Ciphix: ‘We willen zoveel mogelijk de robot uit de mens halen.’
