1. Pas etiketten toe
Niet elke ondernemer denkt eraan om een klant te bedanken in zijn factuur. Uit onderzoek zou echter blijken dat je opdrachtgever eerder geneigd is te betalen als jij vriendelijk je dankbaarheid toont voor het mogen opleveren van een project of product. Je kunt volstaan met een korte zin of uitroep zoals ‘bedankt voor deze opdracht’. Ook wanneer je de vergoeding ter sprake brengt, zou een simpel vriendelijk woord als ‘alstublieft’ de kansen op betaling verhogen.
2. Op maat maken
Vraag de klant van tevoren op welke wijze hij graag een factuur ontvangt. Als je opdrachtgever namelijk niet tevreden is, loop je het risico dat je hem nog een keer moet uitschrijven. Vraag of een factuurnummer voldoende is, of dat je bijvoorbeeld ook een productnummer vermelden moet. Moet je alle diensten die je opgeleverd hebt, afzonderlijk beschrijven, of voldoet één algemene beschrijving? En naar welke persoon moet je je factuur sturen?
3. Maak de boeteregeling duidelijk
Dit jaar is de uiterste betalingstermijn voor bedrijven teruggeschroefd tot dertig dagen. Als een opdrachtgever een factuur niet binnen die termijn voldoet, mogen bedrijven een percentage van het uitstaande bedrag als vergoeding vragen voor incassokosten. Daarvoor geldt een minimum van veertig euro, ook als het gefactureerde bedrag lager ligt. Daarnaast mogen bedrijven de wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag rekenen. Deze staat sinds 1 juli op 8,5 procent per jaar.
Dat zijn mooie regelingen, maar durf je ze ook in te zetten als de klant inderdaad te laat betaalt? Je riskeert het gevaar dat je een klant verliest. Wat wel effect kan hebben, is om in de factuur of in het contract te wijzen op deze nieuwe regeling. Puur ter informatie aan de klant.
4. Beloon de klant voor tijdig betalen
Beloon een klant als ze op tijd betalen. Dat kan door middel van een geste, maar ook aan de hand van korting op je product/dienst. Laat in je factuur duidelijk naar voren komen wat de klant kan besparen als hij op tijd is.
5. Bied een digitale betaaloptie
Stuur jij nog altijd alleen papieren facturen? Zorg er dan eindelijk eens voor dat de klant een digitale factuur ontvangt. Niet alleen is het voor de klant dan gemakkelijker om een betaling te verwerken, ook bespaart het jou papier- en verzendkosten. En je reduceert het risico op fraude.
6. Kies je klanten zorgvuldig
Neem de tijd om een potentiële klant eerst te leren kennen. Bel hem op of maak een afspraak. Probeer in ieder geval langer dan een kwartier kennis met hem te maken. Komt hij betrouwbaar over? Je neemt simpelweg risico’s als je na een mailtje of kort telefoongesprek meteen met hem in zee gaat.
7. Doe geen zaken met vrienden en familie
Ok, je kent je familie en vrienden door en door. Je vertrouwt ze. Maar de kans dat vrienden en familie denken dat jij het niet zo nauw neemt met de betalingstermijn, is ook groter. Durf jij dan op te treden? Dat is nogal een opgave.
8. Communiceer je verwachtingen
Wanneer je een opdracht of oplevering bespreekt met je klant, kun je al aangeven wat jouw vaste werkwijze is bij het versturen van facturen. Niet alleen kom je er zo achter of deze werkwijze anders is dan die van de klant, ook geef je een signaal dat je bepaalde verwachtingen hebt. De opdrachtgever is ‘gewaarschuwd’, of beter gezegd, op zijn minst voorbereid op de gang van zaken.
9. Begin pas na een bevestiging
Je loopt grote risico’s als je oplevert zonder formele bevestiging. Laat je klant in de mail of op papier akkoord gaan met de betalingsvoorwaarden. Mondelinge akkoorden zeggen helemaal niets.
10. Bel voordat de betalingstermijn verstrijkt
Een klant kan nu eenmaal veel andere dingen aan zijn hoofd hebben, net als jij. Neem daarom 10 dagen voor het verstrijken van de betalingstermijn contact met hem op. Een simpele reminder kan wonderen doen. Doe het niet te vroeg, want dat kan ongeduldig en opdringerig overkomen.
11. Vier de oplevering met je klant
Regel een lunch of diner om de oplevering van een project te vieren. Jij licht de totstandkoming nog even toe en voor de klant is het een duidelijk sein dat hij jou moet belonen. Bovendien laat je een vriendelijke en persoonlijke indruk bij hem achter.
12. Laat de klant deels vooraf betalen
Zorg ervoor dat een klant zich meer committed voelt door een voortijdige betaling te vragen. Vraag hem om 10 à 20 procent vooraf te betalen. Dat zijn percentages waar hij wel akkoord mee zou moeten kunnen gaan.
13. Communiceer over vertragingen
Informeer je klant tijdig over eventuele vertraging in de oplevering van je product. Heldere communicatie beperkt het gevaar dat de klant niet tevreden is over jouw prestaties. En dus is hij eerder geneigd netjes te betalen.
14. Doe een klein klanttevredenheidsonderzoek
Op het moment dat je een project gerealiseerd hebt, kun je de klant evaluatievragen mailen. Was alles wel naar wens? Wat kan er beter? Dit zorgt voor sympathie en bied je ruimte om nog eens extra te attenderen op de betaling. Daarbij kun je punten 2 en 5 weer naar voren brengen.
15. Blijf coöperatief
Als echt al het bovengenoemde niet helpt, bijvoorbeeld omdat de klant tegen een faillissement aan zit, kun je een verlaagde prijs voorleggen. Vaak is het duurder om een juridische procedure te starten, en bij een naderend faillissement loop je zelfs het risico dat je niets uitbetaald krijgt.
