Laat me met de deur in huis vallen: ik wil dat je de komende twee weken al je meetings annuleert. Gooi ze maar gewoon uit je agenda.
Als mensen er vragen over hebben, mag je zeggen dat het van mij moest. Het klinkt misschien rigoureus en het zal hier en daar wat problemen opleveren, maar geloof me: op de lange termijn is het beter zo.
We hebben namelijk te maken met een pandemie van meetings. En als we de afgelopen twee jaar iets hebben geleerd is het dat halfslachtige maatregelen dan niet werken.
Tweeënhalf keer zoveel meetings
Uit onderzoek door Microsoft – en die hebben zorgwekkend veel zicht op hoe jij je dag doorbrengt – blijkt dat sinds het begin van corona wereldwijd het aantal professionele meetings met 250 procent is gestegen.
Dat is toch krankzinnig? Twee-en-een-half keer zoveel meetings! En natuurlijk: als je niet fysiek samen bent, is het best een logische reflex om wat vaker een digitale meeting in te plannen, al was het maar tegen de eenzaamheid.
Maar werkte dat nou echt? Werden we echt minder eenzaam van een scherm met kleine vierkantjes met collega’s die overduidelijk naar andere tabbladen zaten te staren? Of productiever?
Nee, natuurlijk niet. Dus waarom stopten we er niet mee?
Schuldgevoel
Een belangrijke reden is schuldgevoel. Als je thuiswerkt, waag je ‘t nog wel eens om even met de buurman te babbelen, een wasje te draaien of zelfs boodschappen te doen. Dat hoort niet bij werken!
Je hond aaien? Geen werk. Een meeting? Overduidelijk werk
Een half uur bij de koffieautomaat op kantoor over voetbal ouwehoeren is werk, maar zodra we in werktijd dingen doen die we niet met onze baan associëren, voelen we ons schuldig. Daar betaalt de baas je toch niet voor?
Dus willen we graag laten zien dat we wel degelijk druk bezig zijn met werkdingen. En hoe toon je dat nou beter dan met een agenda vol meetings! Kijk eens hoe productief ik ben, ik haal alles uit mijn dag.
Je hond aaien? Geen werk. Een meeting? Overduidelijk werk.
Blij met je meetings deze week?
Maar je hoort tijdens zo’n meeting zelden iemand iets verstandigs zeggen als: ‘Volgens mij kunnen we het voortaan ook wel zonder deze meeting, toch?’ En dus zitten we nu, post-pandemie, opgescheept met een agenda met een monsterlijke hoeveelheid meetings.
Waarschijnlijk heb je er deze week ook weer een paar achter de rug. Blij dat je erbij was? Nieuwe inzichten opgedaan? Was je anders vastgelopen? Staan de neuzen weer dezelfde kant op? Of had je in die tijd beter je hond kunnen aaien?
Zeven redenen waarom meetings hinderlijk onderbreken
Meetings zijn meestal niet meer dan een hinderlijke onderbreking van ons werk. In het boek Rework geven Basecamp-oprichters Jason Fried en David Heinermeier daarvoor zeven redenen.
Meetings gaan over vage niet concrete zaken, bevatten veel te weinig informatie per seconde, dwalen constant af van het onderwerp, hebben te vaak geen duidelijk doel, vragen om voorbereiding waar niemand tijd voor heeft, hebben altijd wel een eikel erbij die zijn kans pakt om ieders tijd te verdoen en last but not least: meetings planten zich voort.
De ene meeting leidt weer tot een nieuwe, waardoor weer twee nieuwe meetings op de agenda komen, waar ook weer besloten wordt binnenkort te meeten met die en die collega erbij, en ga zo maar door.
Niet alle meetings zijn klote. De klotemeetings zijn klote
Meeting-lockdown
Daarom stel ik een meeting-lockdown voor. Schrap ze allemaal uit je agenda. Geen zorgen, de wereld vergaat echt niet. Doorgaan met waar we mee bezig zijn is veel schadelijker. Dan gaat de exponentiële groei van meetings gewoon door, zo werkt voortplanting.
En ik zeg niet dat je voor altijd met alle meetings moet stoppen. Niet alle meetings zijn klote. De klotemeetings zijn klote. En om te beseffen welke meetings klote zijn, stop je ze simpelweg allemaal. De meetings die je niet mist, waren inderdaad klote.
Noodzaak ontdekken
Neem tenminste twee weken de tijd om te merken welke meetings écht noodzakelijk waren. Welke meetings kunnen in de toekomst korter? Zijn er meetings die je na de lockdown met minder mensen kunt doen?
Ontdek dat er betere methodes zijn om collega’s te laten weten waar je mee bezig bent en hoe ze daarbij kunnen helpen, en misschien wel het belangrijkste: besef hoeveel tijd je voor jezelf hebt gecreëerd.
Volgens recent Amerikaans onderzoek is dat gemiddeld zes uur per week. Zes uur! Al gebruik je maar de helft van die tijd om iets nuttigs te doen, dan nog is het enorme winst.
Lees meer columns van Joost Minnaar:
- Werk een dag minder, dat is beter voor iedereen
- De lessen over ons werk van het Chinese Haier, dat zich opsplitste in 4.000 minibedrijfjes
- Betaal de ceo veel minder, dat is goed voor het bedrijf
