Goede communicatie is het gouden ei als het gaat om relaties met mensen. De kwaliteit van de relatie met je kinderen, ouders, je partner, vrienden en ook met je medewerkers wordt voor een groot gedeelte bepaald hoe je met elkaar omgaat en hoe je dus met elkaar communiceert. Het valt of staat met communicatie. En laat dat nou net iets zijn wat tegelijkertijd ontzettend lastig is voor mensen.
Wat is een goede communicatie?
Er zijn talloze theorieën en meningen over communicatie en wat wel en niet goed is. In de basis gaat het over een aantal voorwaarden:
- Je luistert zonder meteen je eigen mening of oordeel te geven. Oftewel je luistert, omdat je oprecht nieuwsgierig bent naar wat de ander te vertellen heeft in plaats van dat je luistert om meteen je eigen oordeel of mening te geven.
- Je stelt vragen en vraagt daarop door. En dan bedoel ik geen suggestieve vragen om je eigen (voor)oordeel te willen bevestigen, maar vragen die je helpen om de ander beter te begrijpen of te snappen wat hij of zij bedoelt.
- Je bent je bewust van de non-verbale signalen die je geeft, zoals je lichaamshouding en gezichtsuitdrukking. Rollen met je ogen of een glimlach maken bijvoorbeeld een groot verschil.
- Je bent duidelijk in de boodschap die je wilt brengen en gebruikt daarvoor heldere taal.
Deze voorwaarden klinken allemaal mooi, zijn allemaal waar en dragen ook absoluut bij aan een goede communicatie. Dat weten we allemaal wel. Tegelijkertijd gaat het daar het meest mis en dat heeft dus ook een impact op de relatie die we hebben met de ander. In dit geval nemen we het voorbeeld van de relatie tussen werkgever en medewerker.
Het schort aan duidelijkheid bij veel leidinggevenden
We gaan even door op het vierde punt. Om de relatie tussen werkgever en medewerkers te laten slagen zijn duidelijke verwachtingen van elkaar cruciaal. De wederzijdse verwachtingen dienen met elkaar overeen te komen als het gaat over onder andere de inhoud van de functie, werkzaamheden, werkomgeving, samenwerking en de doelstellingen die gesteld zijn. En daar gaat het vaak mis.
Uit onderzoek van Gallup blijkt dat een gebrek aan duidelijke communicatie over de verwachtingen een groot aandachtspunt is bij veel leidinggevenden. Mensen hebben immers behoefte aan duidelijkheid, zodat ze weten wat er van hen verwacht wordt en ook weten wat ze van hun leidinggevende kunnen verwachten. Daarmee wordt de betrokkenheid van mensen sterk vergroot en dat werkt dus ook door in de productiviteit en prestaties van teams.
Waarom is het zo lastig om duidelijk te zijn?
Het lijkt vanzelfsprekend dat leidinggevenden duidelijk moeten zijn naar medewerkers en dat ze door hr of de directie daarin worden ondersteund. In de praktijk blijkt dit vaak anders. Waarbij de ene leidinggevende er geen enkele moeite mee heeft om heldere verwachtingen te scheppen zal een ander daar continu tegenaan lopen. En dat is niet zonder reden. Dat heeft ook met de mens achter de leidinggevende te maken.
Eigen overtuigingen en gedragspatronen hebben een grote invloed op communicatieve vaardigheden. Op wat men wel en niet zegt en hoe dat wordt gezegd, verbaal én non-verbaal. Bewust én onbewust. Wanneer duidelijk zijn voor iemand gelijk staat aan de onderliggende overtuiging ‘maar de ander moet mij wel aardig vinden, anders voel ik me afgewezen’, dan zal die betreffende leidinggevende het lastig vinden om duidelijk te durven zijn.
Lees ook: Waarom veel goede leiders nooit uitzonderlijk goede leiders worden
Zeker wanneer het gaat om situaties waarin een medewerker bijvoorbeeld veel fouten maakt en dit bespreekbaar gemaakt moet worden. Worden dan de feiten concreet benoemd of wordt de boodschap helemaal ingepakt met vijf strikken eromheen?
Of wanneer bepaalde doelstellingen gesteld worden: worden mensen concreet meegenomen in deze doelstellingen en wat het van hen vraagt om daaraan bij te dragen, of worden mensen daar niet goed bij betrokken vanuit de angst dat deze doelstellingen hen kunnen afschrikken?
De overtuiging die je hebt, zorgt ervoor dat je bijvoorbeeld als een botte hork communiceert met je mensen of dat je juist alles met de mantel der liefde wilt bedekken, met als gevolg dat er een groot gebrek aan duidelijkheid is. Dat gaat volledig ten koste van de betrokkenheid én prestaties van mensen. Zachte heelmeesters maken, zeker in dit geval, stinkende wonden.
Kijk naar de context
Duidelijke taal spreken betekent niet dat je per definitie bot of lomp moet zijn. Het gaat erom dat je boodschap helder is en mensen weten waar ze aan toe zijn, vanuit empathie en compassie: ‘Hoe komt dit over op mijn medewerkers en is dit de juiste manier om ze mee te nemen in mijn boodschap?’
Dan is het ook nog zo dat het subjectief is en mensen het verschillend kunnen ervaren. Daarbij speelt de context ook mee. Wanneer er een noodsituatie is of een belangrijke deadline moet worden behaald neemt de druk toe. Dat heeft invloed op hoe er gecommuniceerd wordt.
Soms moet er ook even met de vuist op tafel worden geslagen in plaats van dat eerst wordt bedacht welke ‘goede feedbackmethode’ moet worden toegepast. En dat is helemaal niet erg. Sterker nog, dat is op dat moment noodzakelijk om verdere escalatie te voorkomen.
Wees je ervan bewust hoe je communiceert
Het is in ieder geval wel duidelijk dat de manier waarop je communiceert, verbaal en non-verbaal, grote invloed heeft op je team. In positieve en negatieve zin.
Wees je dus bewust van jouw communicatie, hoe dit overkomt op jouw mensen en wat het met hen doet. En denk nu niet dat het betekent dat jouw communicatieve vaardigheden altijd perfect moeten zijn, want dat is natuurlijk een illusie. Als leidinggevende ben je (gelukkig) ook maar een mens, met al je sterke kwaliteiten en punten die aandacht vragen.
Maar wees je er wel bewust van dat je die hebt. Alleen dan kun je je communicatie meer laten aansluiten op wat je mensen nodig hebben, zonder dat je opeens een heel ander persoon moet worden. Want dat werkt niet, voor zowel jou niet als je medewerkers.
Neem je eigen overtuigingen onder de loep en kijk waaraan je kunt werken om sterker te worden in je manier van communiceren. Voor jezelf, de betrokkenheid, het werkplezier en wat jullie als team daarin van elkaar kunnen verwachten om met elkaar goed te kunnen presteren in een wereld die steeds verandert. Want dat is dan wel zo duidelijk.
Lees ook deze artikelen van Kirsten de Roo:
- Kroketten van het menu? Dat is geen goed werkgeverschap, maar betutteling
- We juichen bij de start van een nieuwe collega, maar vier ook het vertrek
- Werkgeluk is meer dan een teamuitje organiseren voor je medewerkers
