Komen je medewerkers ooit weer terug naar kantoor? Rigide schema’s, hybride werkarrangementen of zelfs een herinrichting van de werkvloer – elke organisatie pakt de voorbereiding anders aan. Maar weten we al wat werknemers gaan doen?
Jazeker, zeg je nu; in de krant staat dat we 30 procent meer gaan thuiswerken dan voor de pandemie, en hr heeft onder onze eigen werknemers een vragenlijst uitgestuurd. Bij ons wil 65 procent (of 55 procent, of 75 procnet) ten minste twee dagen per week thuis werken.
Prima, dan is duidelijk wat we moeten verwachten. Of toch niet? Want gedrag van anderen voorspellen is al moeilijk, maar gedrag van jezelf voorspellen nog moeilijker. Onbewust doen we elkaar na, we bedriegen onszelf voortdurend en kunnen ons slecht verplaatsen in ons toekomstige zelf. Dit zijn drie bromvliegeffecten- kleine, alledaagse fenomenen met verrassend veel impact op ons gedrag- met grote gevolgen voor het hybride werken.
Fenomeen 1: ik kom als ik denk dat jij komt
De meeste organisaties willen hybride werken, waarbij werknemers in overleg bepalen wanneer ze naar kantoor komen. Dit is waar het eerste bromvliegje om de hoek komt. Waarvoor komen mensen naar kantoor?
Om hun baas te zien en hun collega’s te spreken. In de praktijk spelen werknemers dus een wedstrijdje ‘voorspellen wanneer anderen er zullen zijn’. Wat collega’s doen is de doorslaggevende factor in het gedrag (bromvliegeffect!) – dus staat iedereen nu in de afwachtstand.
Dit lijkt op het ‘El Farol Bar’-spel, een bekend probleem uit de speltheorie dat genoemd is naar een populaire bar in Santa Fe. Een prima uitgaansplek, maar alleen als er niet teveel (en niet te weinig) anderen komen. Als meer dan 60 procent van de clientèle binnen is, gaat de deur dicht; dan zijn er geen bar- (denk: werk-)plekken meer. Aan de bezoekers de gok om vanavond naar de bar te gaan, met het risico dat het te druk is, of lekker thuis te blijven.
De komende maanden gaan mensen gewoontes vormen. Zorg dat je dat faciliteert
Als je geen informatie hebt over wie er allemaal komt, is de beste strategie om gewoon te gaan als je zin hebt. Maar een barbezoeker/werknemer die weet hoe druk het vorige week dinsdag was, probeert daarmee te voorspellen wat de anderen zullen doen. Het gevolg is grote fluctuaties in aanwezigheid. Heb je een keer de ideale bezetting van 60 procent, dan loopt het de week erna storm; was het veel te druk, dan komt er de week erna niemand. Oftewel, hybride werken levert chaotische situaties op, zoals The Wall Street Journal voorspelde.
Wat doe je hiertegen? De komende maanden gaan mensen gewoontes vormen. Zorg dat je dat faciliteert – laat werknemers real time aangeven wat ze van plan zijn, en zorg dat de capaciteit en de bezetting transparant zijn.
Fenomeen 2: Ik kom als ik vermoed dat de baas het wil
Wat collega’s doen is belangrijk; wat de manager verwacht is nog belangrijker. En dan vooral wat men dénkt dat de manager verwacht. En als de manager daar niet expliciet over is, vullen mensen het al snel zelf in. Een bedrijf in Engeland stuurde 3 verschillende versies van een enquête rond onder de werknemers:
• Hoe vaak denkt u thuis te gaan werken? Kruis aan: 1,2,3,4 of 5 dagen per week.
• We gaan er van uit dat u overwegend thuis werkt. Hoeveel dagen per week zou u naar kantoor willen komen? Kruis aan: 1,2,3,4 of 5 dagen
• We verwachten dat medewerkers gemiddeld 2 dagen per week thuis werken. Hoeveel dagen …
Minimale verschillen, die impliciet wel verschillende verwachtingen communiceerden. Dat leverde flink verschillende antwoorden op. Bij de eerste variant antwoordden mannen en vrouwen hetzelfde, bij de derde variant mannen ook, maar gaven ineens een lager aantal dagen op. Oftewel, de manier waarop je iets uitvraagt, bepaalt welk antwoord je krijgt. Oplossing: zorg dat de organisatie de verwachtingen duidelijk aangeeft, en wissel verwachtingen liever uit in gesprekken dan in enquêtes.
Fenomeen 3: But you are free
Éen bromvliegje is nog belangrijker in het voorspellen wat mensen gaan doen: werknemers willen hun opties openhouden (het ‘but you are free-effect’). Daarom geven ze liever helemaal geen antwoord op de vraag hoeveel dagen ze thuis willen werken. Denk bijvoorbeeld aan mensen die ’s avonds nooit naar buiten gingen, en toch de avondklok als heel beperkend hebben ervaren. Geef mensen dus de ruimte om terug te komen op hun keuze. “Uw keuze is per week aanpasbaar, u zit nergens aan vast” – klinkt verleidelijk, toch?
Gelukkig hoeven mensen niet naar kantoor te komen om te werken. Onderzoek laat zien dat men in veel gevallen thuis even productief blijft (hoewel er daarvoor wel meer uren gewerkt moeten worden). Dat compenseert misschien voor de chaos op kantoor de komende maanden.
