Op menig werkvloer klinkt letterlijk de roep om een cultuurverandering. ‘Er heerst hier een angstcultuur – dat kan écht niet langer’ of ‘als als start-up waren we plat en slagvaardig, nu we groeien moet we de cultuur professionaliseren.’
Gewoontes veranderen is lastig
Cultuurveranderingen zijn taaie en langdurige processen. Niet zo gek: cultuur is immers een verzameling ingesleten gewoontes en patronen van een groep mensen. En gewoontes veranderen? Tja, dat lukt niet zo makkelijk. Voor je eigen gewoontes niet, laat staan die van een groep.
Want teams, afdelingen en organisaties vormen ieder een systeem. Systemen hebben de natuurlijke neiging om altijd terug te veren naar de oorspronkelijke evenwichtssituatie ofwel de oude situatie. Heb jij een traject in gang gezet om de flexibiliteit te verhogen? In no-time zakt het team weer terug naar ‘we doen hier alles volgens de regels’. Hebben jullie je voorgenomen om met elkaar open en eerlijk dilemma’s en problemen te bespreken? Dikke kans dat het bij een voornemen blijft. De ongeschreven regels van een groep zorgen er voor dat de groep zich op de oude manier blijft gedragen. Die regels zijn sterker dan de papieren beleids- en cultuurplannen. Zolang ongeschreven regels voor de groep een functie hebben, zal de groep zich daaraan vasthouden.
Verandert een systeem dan nooit?
Gelukkig wel. Systemen veranderen in reactie op de veranderingen in de omgeving. Sociaal wetenschapper en huwelijksexpert David H. Olson heeft daar een mooi overzicht voor ontwikkeld, het zogenaamde ‘Circumplex van Olson’. Hij laat zien dat de mate waarin een (familiaal) systeem in beweging komt afhangt van twee aspecten: cohesie en adaptatie.
Allereerst de mate van cohesie. Een systeem, bijvoorbeeld een team of afdeling, heeft open grenzen met zijn omgeving. Die grenzen kunnen meer of minder gesloten zijn. In open systemen onderhouden teamleden veel relaties met mensen buiten het team, en wisselen ze gegevens en informatie uit van en naar het systeem. Het risico bestaat dat het doorslaat en grenzen wegvallen. Het team is dan geen team meer, maar los zand. Een team kan ook doorschieten in geslotenheid: de buitengrenzen zijn moeilijk door te komen, teamleden zijn alleen op elkaar gericht. Informatie die niet naadloos past binnen bestaande beelden en opvattingen van het team worden geweerd.
Het tweede aspect is adaptatie: de mate waarin een systeem in staat is om zijn evenwichtssituatie aan te passen aan de veranderingen in de omgeving. Als omgevingsveranderingen het voortbestaan van de groep bedreigen, komt het systeem wel in beweging. De ene groep doet dat makkelijker en sneller dan het andere team. In teams met veel structuur en vaste rollen, taken en verantwoordelijkheden is de adaptatie laag. Teamleden houden zich aan de regels – en dat kan doorschieten naar rigiditeit. En er zijn systemen met een hoge mate van adaptatie. Een systeem kan dan flexibel reageren – met als risico chaotisch te worden.
Op basis van die twee assen kun je in kaart brengen hoe het met je team of organisatie is gesteld: zijn jullie in balans, zijn er onevenwichtige relaties (één van de twee dimensies schieten extreem door) of is het disfunctioneel (zowel adaptatie als cohesie scoren extreem)?
Cruciale vragen
Dus wil je beweging faciliteren in een team of organisatie? Kijk dan eens met een scherpe blik naar je team en vraag je af:
- Hoe open zijn onze grenzen?
- Hoe flexibel passen wij ons aan aan veranderingen in de omgeving?
Daarmee krijg je aanknopingspunten voor het kiezen van vervolgstappen.
