Bij Voys werken we vaak remote. Daarnaast hebben we teams op verschillende locaties die veel met elkaar samenwerken. Maar wat als je -noodgedwongen- een aantal weken thuis mag werken? Of als de situatie zich voordoet dat een heel team een tijd fysiek niet bij elkaar komt, dat je elkaar niet in levenden lijve ziet? Welke tips, tools en werkprocessen kunnen je op dat moment helpen? Dat zochten we voor je uit, het resultaat: 15 tips om van thuiswerken een succes te maken.
Werkprocessen
1. Maak spelregels
Maak duidelijke spelregels voor thuiswerk. Dit geeft duidelijkheid voor degenen die thuiswerken en voor de collega’s die dat niet doen.
Denk aan spelregels over over werktijden, beschikbaarheid maar ook over bijvoorbeeld communicatie en het gebruik van tools.
2. Communiceer duidelijk
Omdat je elkaar minder ‘ziet’, kan er onduidelijkheid en frustratie ontstaan. Communicatie is daarom key. Duidelijke communicatie kan zo eenvoudig zijn als je agenda goed up-to-date houden zodat het helder is waar je bent en waar je aan werkt.
Je kunt dit ook wel ‘de plicht van transparantie’ noemen.
Je kunt wachten tot iemand je vraagt om een projectupdate te geven, of aan te geven waarom je bepaalde zaken prioriteit geeft boven andere, of wat je verwachting en deadlines zijn. Maar je kunt dit alles ook proactief doen.
Goede tools helpen daarbij. Denk aan Slack, Asana en Google Drive: tools die je onwijs goed kunnen ondersteunen bij duidelijk communiceren.
3. Kies het juiste kanaal
Belangrijk bij duidelijke communicatie is dat je het juiste communicatiekanaal selecteert. Soms werkt een interne slow chat simpelweg beter dan een video call of een belletje.
Kies je kanaal dus bewust.
4. Maak ruimte voor het informele
Een kantoor is meer dan alleen een werkplek. Het is vooral een ontmoetingsplek en een verzamelplek van mensen met gelijke doelen en een gelijke cultuur.
Faciliteer dit formele aspect ook bij remote werken. Het kan zijn dat je dit doet aan het begin van een videovergadering, dat je even ruimte vrijmaakt om te vertellen hoe het gaat. Het koffiezetapparaatgesprek, maar dan via video.
Het kan zelfs slim zijn om teams te laten starten met een gezamenlijke dagstart via video. Even vertellen hoe het met je gaat, wat je vandaag gaat doen, wat er in je weg zit en wat je van andere nodig hebt. Allemaal leuke vragen voor tijdens een dagstart. Het Voys België-team heeft elkaar beter leren kennen toen iedereen remote werkte, dan toen ze samen op één kantoor zaten. Het geheim? De dagstarts en het informele deel, hierdoor konden ze beter samenwerken.
Tools
Dan een lijstje tools die remote werken echt prettig maken. En ja, daar zit een klein ‘Wij van Wc-Eend’-deel in.
5. Slack / Microsoft Teams
Slack en Microsoft Teams zijn een goede manier om een groepschat slimmer te faciliteren dan via een groepsapp. We ‘slacken’ bij Voys al jaren. Slack krijgt bij ons de voorkeur boven Microsoft Teams omdat de tool volwassener is en beter samengaat met andere tools.
6. Google Drive / Liever geen Microsoft Office / Nextcloud
Google Drive maakt het eenvoudig om samen te werken aan docs, spreadsheets en presentaties. Omdat het heel eenvoudig is om deze bestanden ook -standaard- te delen, voldoe je ook gelijk aan ‘de plicht van transparantie’.
Google Drive is een tool om samen te werken. Office is dat minder, daarom krijgt Drive bij ons de voorkeur. Wil je niet afhankelijk zijn van de Amerikaanse techreuzen? Kijk dan eens naar NextCloud. Nou kun je dit zelf hosten, of je kunt het door een externe partij laten doen.
7. Videobellen
Voor videobellen kun je de mooiste en duurste oplossingen vinden. We hebben echt alles getest, maar vallen toch steeds terug op meet.jit.si. Deze tool heeft alles zonder dat je iets hoeft te installeren, daarmee past-ie onwijs bij remote werken. Google Hangouts is ook een prachtige oplossing, mits iedereen in de Google-wereld rondzwemt.
8. Bellen
Ja, daar hebben we bij Voys natuurlijk een mooie oplossing voor. Vooral onze nieuwe webphone -waarvoor je wederom geen software hoeft te installeren- is echt een aanrader. Combineer deze met onze browser-plugins en je bent helemaal een happy camper.
9. Asana: projecten en to-do’s
Asana is het zwitserse zakmes voor projecten en to-do’s. We doen er bij Voys steeds meer mee en het is echt een gave tool. Doordat je goed kunt zien wat je collega’s doen en wat de status van de todo’s is, kun je je werk ook onafhankelijker van hun input uitvoeren. Ideaal voor de thuiswerker.
10. Veilig internetten
Nou hebben we het hier over de thuiswerkplek, maar omdat je ook weleens op andere plekken remote werkt, wil ik hier toch even aandacht geven aan een VPN. Een VPN maakt een verbinding veilig. Het meest veilige is de hotspot van je mobiel, maar mocht dat geen optie zijn dan is een VPN-verbinding een goede tweede.
Hardware
En dan nog een aantal hardwaretips.
11. Een goede laptop
Wie remote werkt, wil een goede laptop hebben. Het is het device waarmee je de dag doorbrengt. Hoe beter dit apparaat, hoe effectiever de dag. De kosten van de net wat duurdere versie die net wat beter is, verbleken bij je uurtarief of de personeelskosten.
12. Een goede muis
Simpel: gewoon de MX Master Pro.
13. Een muismat
Je werkt thuis regelmatig op oppervlakken waar zelfs de beste muis ongelukkig van wordt. Een muismat helpt je verder. De Steelseries Qck+ is mijn favoriet.
14. Een goede headset
Blabla, noise cancelling, maar vooral geschikt om mee te bellen. AirPods Pro zijn leuk, maar stellen weinig voor bij de specialistische oplossingen, zeker in rumoerige omgevingen (kinderen, café’s). Op dit moment komt de Plantronics Voyager 8200 UC het beste uit de test. Ook de Bose 700 lijkt een goede oplossing.
Tot slot
15. Test, test, test
Test alle mogelijkheden vooral uit, en doe dat samen. Desnoods met het hele bedrijf. Dan leer je waar de zwakke plekken zitten voor als het echt een keer noodzakelijk is om thuis te werken, om welke reden dan ook.
Je zult ervaren dat er effectiever wordt gewerkt. Vergaderingen worden efficiënter en mensen kunnen vooral ‘deep work’ beter doen in een rustige omgeving.
