Gooi al die to-do-lijsten in de prullenbak, zegt Tony Crabbe, auteur van Busy: how to thrive in a world of too much. Want, zo meent Crabbe, dat wat echt belangrijk is, onthoud je toch wel. Daar heb je helemaal geen lijstje voor nodig. Daniel Markovitz, organisatieconsultant en docent aan Stanford University Continuing Studies Program lijkt het met Crabbe eens. Maar is de to-dolijst echt nutteloos? Of is er een andere reden waarom de moed je telkens in de schoenen zakt als je naar de eindeloze lijst met taken kijkt?
Shot dopamine
To-do-lijsten werken niet, stelt Markovitz in zijn blog in de Harvard Business Review. Neem het feit dat op to-dolijsten vaak taken staan die in paar minuten gedaan zijn, én taken die zeker een uur kosten. En dan hebben we het nog niet eens over hele projecten die weken in beslag nemen en eigenlijk helemaal niet op een to-dolijst thuishoren. ‘De neiging bestaat om alle korte taakjes eerst te doen,’ zegt Markovitz. ‘Het geeft je een goed gevoel, een shot dopamine om weer snel iets van de lijst te kunnen schrappen.’
To-dolijst opdelen
Productiviteitsgoeroe David Allen gelooft wel degelijk in de to-dolijst. Hij bouwde er een heel systeem omheen: getting things done (GTD). In zijn gelijknamige bestseller, die voor het eerst in 2001 verscheen, is de boodschap simpel. Schrijf gewoon alles op wat je moet onthouden en zorg dat je deze informatie vervolgens zo effectief mogelijk archiveert. Het idee achter het GTD-systeem is namelijk dat je, zodra je iets hebt opgeschreven, die informatie rustig kunt vergeten. Dat neemt de nodige stress weg.
Allerlei soorten taken door elkaar zetten, zal je echter niet productief maken. Daarom is het systeem opgezet in 3 delen:
- Een archief met informatie die je wellicht ooit nodig hebt, maar waarmee je je hersenen nu niet hoeft te belasten
- De actuele to-do-lijst. Alles hierop is urgent, concreet en moet snel tot actie leiden. Let vooral op het concrete aspect: in plaats van ‘check of Klaas de budgettering heeft afgerond’ schrijf je ‘bel Klaas en vraag of hij de budgettering heeft afgerond.’
- Dit deel zit precies tussen de eerste twee in. Deze taken moeten je prikkelen om meer te doen en bestaat uit 43 mappen: 31 voor de komende 31 dagen en 12 mappen voor de 12 maanden die daarna volgen.
Het Zeigarnik-effect
In de herziene versie van de bestseller die in 2015 verscheen, wordt nog eens flink gehamerd op de psychologie achter David Allen’s systeem die steunt op het Zeigarnik-effect. Psychologe Bluma Zeigarnik constateerde in haar onderzoek uit 1927 dat een ober bestellingen die nog niet betaald zijn beter onthoudt dan details van bestellingen die al zijn afgehandeld. Mensen, volgens het Zeigarnik-effect, onthouden een onafgeronde of onderbroken taak beter.
Taken zitten dwars
Maar als je taken waar je nog iets mee moet zo goed onthoudt, waarom zou je ze dan opschijven op een to-dolijst? Dat vroegen Roy Baumeister, hoogleraar psychologie en E.J. Masicampo, assistent professor psychologie aan Wake Forest University zich ook af. De docenten maten in hun onderzoek hoezeer onafgemaakte of overgeslagen taken je in de weg zitten.
Deelnemers aan het onderzoek kregen eerst een ‘opwarmtaak’ alvorens een brainstormsessie zou plaatsvinden. Een deel van de participanten werd het echter onmogelijk gemaakt de opwarmingstaak te vervullen. En het waren ook precies deze participanten die tijdens de brainstorm minder goed presteerden. Hun eerste onvervulde taak zat hen nog dwars waardoor ze zich niet adequaat op de volgende taak konden richten.
Plannen geeft rust
Bij het tweede deel van het onderzoek kregen de deelnemers die de opwarmingstaak niet hadden vervuld de kans een plan te maken hoe ze die alsnog zouden kunnen vervullen. Hoewel ze de eerste taak nog steeds niet hadden afgemaakt was het feit dat ze een plan hadden gemaakt voldoende om er niet meer door afgeleid te worden. En ineens presteerden ze weer uitstekend tijdens de brainstormsessie. Plannen, zoals je doet met een to-dolijst geeft dus rust en zorgt voor focus op de taak waar je nu mee bezig bent.
Te lange lijst
Let wel op dat de to-dolijst niet te lang wordt, waarschuwen Barry Schwartz, hoogleraar psychologie aan het Swartmore College, en Sheena Iyengar, hoogleraar management aan Columbia University. To-dolijsten bevatten vaak te veel keuzes en dat maakt de takenlijst weer ineffectief. In haar boek The Art of Choosing legt Iyengar uit dat ons brein maar 7 opties om uit te kiezen aankan voordat we ons overweldigd voelen.
7 taken
Door maximaal 7 taken op je dagelijkse to-dolijst te zetten, maak je makkelijker beslissingen en onderneem je daadwerkelijk actie. Een enorme to-dolijst heeft eerder een verlammende werking of leidt tot vermijdingsgedrag. Denk aan hoe makkelijk je een enorme to-dolijst opzij schuift door eerst iets relatiefs makkelijks te doen, zoals het wegwerken van je mail. Voorkom deze valkuil door het aantal taken op je dagelijkse to-dolijst te beperken.
Dit artikel is onderdeel van het dossier Werk slimmer niet harder op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Microsoft. Lees ook:
- Ben jij een multitasker? Ontdek wanneer multitasken wél werkt
- Hoe rituelen je helpen om slimmer te werken
- Maakt een mooi kantoorinterieur je werknemers echt productiever?
- Zijn gelukkige werknemers echt productiever?
