Nooit had de Britse bedrijfspsycholoog Tony Crabbe het zo druk als in het jaar dat hij zijn boek Busy: How to Thrive in a World of Too Much schreef, dat onlangs ook in het Nederlands – Nooit meer te druk – bij Uitgeverij Luitingh-Sijthoff verscheen. Crabbe: ‘Ik kreeg een enorme consultancyklus waar ik geen nee tegen kon zeggen. Mijn zoon van negen had moeite met lezen en die moest ik helpen. Ik had meer dan 100 reizen op het programma staan en ik schreef het boek. Tussen mensen bestaat vaak een competitie wie het nu eigenlijk het drukste heeft. Op dat moment won ik.’
Zelfhulpboek
Tony Crabbe leek dan ook de aangewezen persoon om de tips waar hij zelf overschreef, toe te passen. Hij noemt het boek dan ook met recht een zelfhulpboek. De reden om het te schrijven was echter zeker niet puur persoonlijk. Als bedrijfspsycholoog werkt hij voor multinationals als Disney en Microsoft. ‘De afgelopen jaren,’ zegt Crabbe, ‘ging elk gesprek dat ik voerde met werknemers over dat gevoel van het voortdurend te druk hebben en je overweldigd voelen. Daarmee was het een voordehandliggend onderwerp om eens echt goed uit te diepen.’
Uitgehold begrip
Vraag iemand hoe het gaat en het antwoord luidt steeds vaker ‘druk’. Het begint bijna een uitgehold begrip te worden, want we hebben het allemaal toch zo druk. Maar wat verstaat Crabbe nu eigenlijk precies onder ‘druk zijn’? ‘Drukte is voor mij het jachtige, altijd gespannen bezig zijn met meerdere dingen tegelijk waardoor we ons laten voortdrijven en overbelast raken,’ legt Crabbe uit. ‘Met drukte bedoel ik het altijd maar ‘aan’ staan, het voortdurend op je telefoon kijken en het als maar rennen van vergadering naar vergadering, van de ene bezigheid naar de andere. Drukte is te veel ballen tegelijk in de lucht houden, het is een overvolle agenda en dan ook nog eens geen leuke ouder zijn voor je kinderen als je thuis komt. Het is het dagelijkse gejaag. Het is dwang, concentratieverlies en uitputting.’
Zijn we dan eigenlijk zoveel drukker dan vroeger? En wordt het daarom opeens te veel?
Crabbe: ‘Ja en nee. We krijgen zeker veel meer informatie over ons heen, maar uit onderzoek blijkt dat we niet per se drukker zijn. De wereld is natuurlijk veranderd, maar wij als mensen niet. Onze technologieën en werkwijzen zijn modern, maar onze werkhouding en successtrategieën stammen nog uit de tijd van de Industriële Revolutie. Die zijn niet veranderd. Wat we ook proberen, de overbelasting blijft, zowel op de werkvloer en thuis. Het neemt zelfs als maar toe. Bedrijven stellen steeds hogere eisen aan ons als werknemer, onze inbox puilt uit, onze to-dolijst wordt steeds langer en het aantal vergaderingen neemt alleen maar toe. En wanneer we naar huis gaan, wacht ons ook daar nog eens een lijst met taken en verantwoordelijkheden. We merken natuurlijk wel dat onze huidige aanpak niet werkt om ons minder overbelast te voelen. Maar met onze smartphone altijd maar aan, gaan we door met onszelf uitputten. Wat ik met dit boek heb geprobeerd te doen, is aan te geven dat we juist eens zouden moeten stil staan om na te denken over de manier waarop we omgaan met de stroom aan informatie, eisen en verwachtingen die dagelijks op ons afkomt.’
Is het dan gewoon makkelijker om tegen alles ja te zeggen en zo de agenda’s maar voller te laten lopen?
Crabbe: Ja, druk zijn is de makkelijke optie. We hebben het druk omdat we niet voor de moeilijke weg kiezen. We laten onze dag bepalen door onze omgeving en onze inbox in plaats van dat we zelf over een planning nadenken. Het is makkelijker om alleen maar te hoeven reageren. Het is makkelijker om te proberen alles te doen, dan om te kiezen wat wel en wat niet. Er is meer moed voor nodig om minder te doen.’
Klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Want wat zouden we dan precies moeten doen?
‘Stop allereerst met het managen van je tijd,’ zegt Crabbe. ‘Tijdmanagement helpt niet met het grip krijgen op alles wat je moet doen. We zullen juist goed moeten worden in het nemen van lastige beslissingen, in het maken van keuzes en een al te sterke gerichtheid op tijd staat dat in de weg. Alles toch proberen te doen door je tijd te managen, versnippert je aandacht en maakt je ook niet effectiever. Als we al keuzes maken, kiezen we voor het meest voor de hand liggende en voor iets wat direct resultaat lijkt op te leveren en missen zo wat veel belangrijker zou kunnen zijn. Ik verbaas me er vaak over hoe gedaan wordt alsof het afhandelen van al je emails zo belangrijk is. Een lege inbox levert niks op. Ervoor kiezen een hele dag door te stomen zonder echt na te denken, kan niet doeltreffend zijn.’
In zijn boek geeft Crabbe onder meer aan dat we minder moeten proberen te controleren en meer ons eigen leven beheersen. Hoe werkt dat?
Crabbe: ‘We hebben het gewoon te druk en kunnen niet alles doen. Perfectie is wat dat betreft onhaalbaar. Neem de teugels van je leven in handen en laat ze ook wat vieren. Je zult moeten aanvaarden dat je een paar ballen zult laten vallen, dat je wel eens iets zult vergeten en dus mensen zult teleurstellen. Dat betekent dat je jezelf meer kwetsbaar moet opstellen en niet moet blijven proberen de schijn van perfectie op te houden. Doe je dat wel, dan zal het uiteindelijk zijn tol gaan eisen van jou, je privéleven en je carrière. Accepteer je eigen imperfectie en experimenteer eens met wat gemakzucht. Gooi de to-dolijst de prullenbak in en ga er vanuit dat je de belangrijkste dingen toch wel onthoudt. Of laat je smartphone eens een paar dagen thuis of laat je laptop op werk staan. Het zijn geen strategieën voor de lange termijn, maar wel een manier om je eigen hang naar perfectie te leren verbreken.’
Gooi de to-dolijst de prullenbak in en ga er vanuit dat je de belangrijkste dingen toch wel onthoudt.
Bij de bepaling hoe druk we het hebben is er volgens Crabbe een duidelijk verschil tussen de input die we binnenkrijgen en onze output. Maar wat bedoelt hij hier eigenlijk mee?
‘Kijk,’ zegt Crabbe. ‘Werk dat je wordt opgedragen, informatie die je moet verwerken en verwachtingen waaraan je moet voldoen zijn de ‘input’. Onder ‘output’ valt alles wat jij doet. Onze drukke agenda’s worden vaak beheerst door input: je schrijft e-mails in reactie op de e-mails die je ontvangen hebt; je woont vergaderingen bij in reactie op de uitnodigingen die je ervoor krijgt, je maakt onderdeel uit van een project omdat het aan jou is toegewezen. Het voelt alsof je zelf geen controle hebt. Maar je output kun je wel zelf beheersen. Hoe vaak kom je niet aan op werk vol goede ideeën en het plan eens echt je tanden in te zetten, maar raak je gaandeweg ondergesneeuwd door het beantwoorden van emails. Niet dat je de input maar moet gaan negeren, maar wel dat we het evenwicht moeten verleggen. De drijfveer tot handelen moet bij jezelf liggen: wat wil ik bereiken. Kortom, ga focussen, keuzes maken en prioriteiten stellen.’
Drukte houdt drukte in stand
Is het dan de schuld van de organisaties die hun werknemers te veel werk opgeven en hebben zij de verantwoordelijkheid het op te lossen?
‘Ik heb er in mijn boek bewust voor gekozen om het individu direct aan te spreken op zijn of haar verantwoordelijkheid. Natuurlijk zou het helpen als een bedrijf stelt dat er na een bepaald tijdstip geen werkmails worden verstuurd en dat je afgerekend wordt op het inhoudelijk slimme werk dat je verzet en niet puur op het feit dat je druk aan het zijn bent van negen tot vijf, of uiteraard later. Nieuwe ideeën ontwikkel je niet als je niet de tijd neemt na te denken en daarmee is al die drukte hoger op de ladder ook schadelijk voor je carrière. Het is te makkelijk om de schuld bij een ander te leggen en zelf geen verantwoording te nemen voor hoe je je eigen leven invult. Natuurlijk kan de organisatie wel helpen. Zo wordt bij Microsoft op het moment helemaal opnieuw bekeken wat productiviteit nu eigenlijk inhoudt. Maar de organisatie zou het niet voor je hoeven te doen. Je maakt ook zelf de keuze voortdurend bij elke pling je telefoon te checken, als het even een moment rustig is aandacht te besteden aan Facebookpagina, terwijl die oppervlakkige sociale media-contacten echte vriendschappen waar je vervolgens geen tijd voor denkt te hebben, niet kunnen vervangen. Drukte houdt drukte in stand en houdt de aandacht weg van wat echt waardevol is, zoals rustig met je familie ontbijten in plaats van al weer met je neus voor je email zitten. Een van de eerste dingen die ik zelf heb gedaan naar het schrijven van het boek is alle schoolvakanties van de kinderen in mijn agenda te schrijven. Dat maakt nu al verschil uit.’
5 tips om beter te focussen
#1. Kies je belangrijkste dagtaak
Bepaal op weg naar je werk wat de belangrijkste taak voor de dag gaat worden. Laat emails en voicemails het eerste uur voor wat ze zijn en concentreer op die taak.
#2. Schrap een taak
Om bovenstaande te doen zul je iets moeten schrappen. Welke taak doe je deze week niet?
#3. Werk in grotere porties
Verdeel je werkrijd in grotere porties dus werk langere tijd aan een taak in plaats maar even. Stel daarvoor een werkschema op zodat je langere tijd ononderbroken aan een taak kunt werken in plaats van voortdurend te multitasken.
#4. Zet een wekker
Gebruik niet langer je telefoon als wekker. Daarmee voorkom je dat je meteen ’s ochtends na het ontwaken al weer berichten checkt. En zet een wekker om te waarschuwen wanneer het tijd is om te gaan slapen om zo genoeg slaap te krijgen.
#5. Zeg nee
Zeg de komende week minsten tegen één verzoek nee waar je normaal gesproken ja tegen zou zeggen. Ervaar hoe dat voelt. Oefening baart kunst.
Nooit meer te druk, Tony Crabbe, Uitgeverij Luitingh-Sijthoff, ISBN 978 90 245 7268 7, Paperback, Prijs €17,99
Bron foto boven: Flickr.com
