Toegegeven, wij zijn geen gemiddeld kantoorwerkers, maar de tijd die we aan het lezen en beantwoorden van e-mail verspijkeren is nog altijd ontstellend: volgens een McKinseyrapport zijn we daar 28 procent van onze tijd mee zoet! Het blijkt een probleem dat ook de opmars van sociale media niet heeft weten te tackelen.
Natuurlijk negeren we zo veel mogelijk berichten (onze teller ongeopende berichten staat as we speak op 46.169 stuks), maar het is niet verstandig om een hele dag de pingetjes te laten voor wat ze zijn. Er zit niets anders op dan efficiënter je mails te verwerken. Op voorwaarde dat je de gewonnen tijd niet stukslaat aan Facebook, hier wat tips om te proberen:
1. Probeer je mail eens uit te zetten
Misschien had die wat oudere collega het wel beter door dan jij: ‘Als ze me hard nodig hebben bellen ze wel, en dat knopje Outlook raak ik pas aan na de lunch.’ Het voorkomt dat je door elk bericht wordt afgeleid.
2. Plan wanneer je je mails leest
Dat hangt af van je werk, maar het lijkt ondenkbaar dat zaken in het honderd lopen als je een uur niet bereikbaar bent per e-mail. Vaste tijdstippen voorkomen in elk geval, dat je te lang offline blijft.
3. Lees alleen het onderwerpveld en probeer minstens 50 % niet te openen
Groupon, de loterij, alle sites waar je ooit iets hebt gekocht of geboekt: er komt zo veel (per ongeluk niet afgevinkte) spam binnen op een dag, dat de helft van de mail zo wegkan. Weggooien is dan nog te veel moeite.
4. Behandel elke mail maar 1 keer
Zodra je wel een e-mail opent, besluit dan onmiddellijk wat ermee moet gebeuren en onderneem actie. Als de actie minder dan 2 minuten vergt, meteen doen. Bewaren van mails om ze later nog eens te behandelen is vaak dubbel werk.
5. Wees zuinig met zenden
Dit is een bekende killer: ‘Hé, gaan jullie mee lunchen?’. Als die wordt ge-cc’t naar een hele afdeling, zijn al gauw tien mensen minutenlang bezig met lollige reacties zodat er weer een manuur is verbrand. En bedenk ook: op vrijwel elke mail komt een antwoord, dat ook tijd vreet.
6. Gebruik tooltjes
Als ze via de smartphone binnenkomen, krijgen e-mails nog meer aandacht dan op de desktop, blijkt uit onderzoek. Gelukkig zijn er appjes die helpen bij het sneller sorteren, archiveren of deleten van berichten. Unroll.me is ook een aardige dienst, die helpt je je naam van allerlei verzendlijsten te schrappen. Het goede oude AOL heeft ook een fraaie e-mailclient bedacht: Alto, dat de post en alle attachments heel fraai voorsorteert op stapeltjes.
