Wie als manager een uitsteller in zijn team heeft, kan flink gefrustreerd raken. Toch is het volgens Karen Visser, trainer om slimmer te werken, vooral van belang om te zien waar het uitstelgedrag vandaan komt. ‘De eerste stap is om je te realiseren dat uitstelgedrag niet echt gaat om tijd, maar om emoties. Mensen zijn bang om ergens aan te beginnen, omdat ze niet weten waar ze moeten beginnen. Ook komt het vaak voor dat ze stiekem weten dat ze het niet goed kunnen, maar ook adrenaline junkies gaan voor de emoties van het op het laatste moment halen van een deadline.’
De uitsteller mag dan blij zijn als hij zijn deadline op het nippertje haalt, voor zijn kantooromgeving kan het behoorlijk vervelend zijn. In het boek met de toepasselijke titel ‘Vandaag begin ik écht’ geeft Visser niet alleen tips om je eigen uitstelgedrag te voorkomen, maar ook hoe andere mensen op de werkvloer hiermee om zouden moeten gaan. Drie tips om leiding te geven aan een uitsteller.
#1 Blijf contact maken
‘De moderne tijd, waar veel aandacht besteed wordt aan het resultaat en niet zozeer aan hoeveel tijd je ergens aan besteedt, is lastig voor de uitsteller. Wie geen vaste kantoorplek heeft en geacht wordt alles zelf te plannen, ziet altijd wel een kans om andere dingen te gaan doen. Geen manager die je om de week vraagt wat de vorderingen zijn, maar je laat dobberen met een deadline voor drie weken: dodelijk voor de productiviteit. Aan de manager de taak om de vinger aan de pols te houden. De uitsteller zal maar wat graag wegduiken in de gang of niet reageren op je e-mails, maar hou de lijn open. Of dat nou is aan de hand van strakke kaders of een wekelijkse vraag bij de koffieautomaat: zorg ervoor dat je weet wat iemand aan het doen is.’
#2 Wees concreet in je verwachtingen
‘Weinig dingen zo gevaarlijk als aannames, die uitspraak gaat ook op voor uitstellers. Wie werkt met een uitsteller, doet er goed aan heel concreet te zijn over de taken van diegene. Wie blijft bij containerbegrippen en veel ruimte overlaat voor eigen interpretatie, kan vlak voor de deadline ineens voor verrassingen komen te staan.’
#3 Geef de uitsteller een buddy
‘Een collega die af en toe checkt hoe het gaat met de uitsteller klinkt misschien als een politieagent, maar niets is minder waar. De uitsteller zal het makkelijker vinden om met een collega zijn problemen te bespreken dan te rapporteren aan zijn manager dat het even iets minder goed gaat. De uitsteller kan bovendien wel wat hulp gebruiken bij het in stukken hakken van de grote taak die hij heeft. Wie verantwoordelijkheden spreidt, zorgt ervoor dat dit makkelijker wordt zonder dat de uitsteller gezichtsverlies lijdt.’
‘Vandaag begin ik écht’ is verkrijgbaar via Managementboek
