Waar vroeger een organisatie eens in de drie, vier, vijf jaar een grote verandering onderging, is er vandaag de dag sprake van een continue transformatie. Dat klinkt heftig, maar aan de andere kant zorgt het ook voor veel voordelen. Bijvoorbeeld: in plaats van dat heel veel in één keer plaats maakt voor iets nieuws, kunnen op doorlopende schaal steeds kleine wijzigingen worden gemaakt. ‘Net als met de apps op je telefoon: daarvan voer je updates uit, maar die zorgen zelden voor een heel andere gebruikservaring.’
Alex Bradley is een van de mensen die in het Microsoft House in Milaan komt vertellen over de werkplek van de toekomst. De Brit werkt als Teamwork Narrative Lead samen met senior executives uit de gehele organisatie, waar hij al 14 jaar deel van uitmaakt. Tevens is hij co-host van de webcast-serie Modern Workplace.
Verander niet teveel inééns
Wil je voldoende draagvlak creëren met het invoeren van nieuwe toepassingen, dan moet je sowieso uitkijken dat je niet te veel in één keer verandert, waarschuwt hij. ‘Of je nu een kleine of een gigantische organisatie hebt: geen enkel bedrijf is in staat álles tegelijk te doen.’ In plaats daarvan wil je onderzoeken waar precies de grootste pijnpunten liggen, zodat je het grootste probleem het eerst kunt gaan oplossen.
Een gefocuste en gelimiteerde aanpak als het gaat om het moderniseren van de werkplek heeft veel voordelen, aldus Bradley. ‘Allereerst zorg je ervoor dat je de betrokkenen zo niet te zwaar belast met te veel verandering ineens. Succesvolle transformatie valt of staat met een goede energie die wordt gecreëerd: als die gepaard gaat met goed leiderschap, kun je in korte tijd erg veel bereiken.’
Zorg voor ambassadeurs
Maar dan moet je dus wel zorgen dat je de juiste mensen achter je hebt staan. Dat doe je bijvoorbeeld door een selecte groep te beschouwen als ‘ambassadeurs’. Je zorgt dat zij zich optimaal kunnen bezighouden met het doorvoeren en aanpassen op de nieuwe verandering, zodat die op microniveau een succes wordt – en zij dat vervolgens weer kunnen uitdragen naar de rest van de organisatie. Dat betekent ook dat je heel bewust de juiste personen uitkiest om dat proces te begeleiden, aldus Bradley. ‘Als het om IT gaat hoeft dat dus niet per se iemand vanuit de IT te zijn, Misschien júist niet.’
Zorg daarbij dat je de juiste tools inzet. Op die manier kun je vanuit een kleine groep veel teweegbrengen in de gehele organisatie, vervolgt de Microsoft-man. Realiseer je bovendien dat de technologie het middel moet zijn om je doel te bereiken, niet het doel op zich. Dat ziet hij al te vaak gebeuren binnen organisaties die bang zijn om achter te gaan lopen en de nieuwste mogelijkheden willen adopteren. ‘Het moet wel zin hebben.’
Werk wordt steeds leuker
Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van toepassingen waar geen enkele organisatie de plank mee kan misslaan. Zelf houdt Bradley zich op dit moment vooral bezig met de mogelijkheden rondom Microsoft 365. Hij haalt zijn smartphone tevoorschijn en laat zijn teamchat zien, die barst van de emoji’s en gifjes. Hij grijnst: ‘Dit is te gek, toch? Werk is gewoon léuk zo.’ Bovendien staat de huidige generatie tools zo dichtbij onze belevingswereld en de apps die we toch al gebruiken, dat het medewerkers geen enkele moeite of zelfs maar begeleiding kost eraan te wennen.
Wat hij zelf het mooiste vindt: dat we steeds meer onszelf mogen zijn op werk. ‘Ik kan mijn werk voegen naar hoe ik leef. Dankzij al die oplossingen hoef ik écht niet meer dan en dan op een bepaalde plek te zijn. Het is zo’n cliché geworden, dat het goed voelt om te werken waar en wanneer je wilt, maar het is niet voor niets een cliché. En vandaag de dag kan dat dus écht.’ Als je maar openstaat voor de nieuwste technologie en de continue verandering die daarmee gepaard gaat, wil hij maar zeggen.
