Stelt u zich eens voor dat er een manier van personeelsplanning zou bestaan die de planner een hoop werk uit handen neemt en medewerkers meer invloed geeft op hun werktijden.
Geen gepruts meer met Excel of zelfs handgeschreven roosters, maar een rooster dat bijna vanzelf vol loopt aan de hand van de voorkeuren die werknemers via internet opgeven. U raadt het al: die bestaat. Al een tijdje zelfs. Het heet participerend roosteren, ook wel zelfroosteren genoemd en het concept is vrij eenvoudig. Online kunnen werknemers de voorkeur aangeven voor werktijden in een nieuw rooster. Software berekent vervolgens het optimale rooster, waarin zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met ieders voorkeuren. De planner zoekt daarna samen met de medewerkers oplossingen voor de resterende ‘gaten’ in het rooster. Alle medewerkers krijgen online toegang tot het uiteindelijke rooster.
Meer productiviteit
Het lijkt voor de hand te liggen dat deze manier van plannen rap terrein gaat winnen. Het is gemakkelijk, neemt veel tijd uit handen voor de planner en houdt meer rekening met de voorkeuren van werknemers dan ooit mogelijk is wanneer een planner alles zelf doet. Doordat personeel werk en privé beter op elkaar kan afstemmen gaat het ziekteverzuim omlaag en de arbeidsproductiviteit omhoog.
Toch kent zelfroosteren een moeilijke start in Nederland. Met uitzondering van enkele pioniers, zijn er nog weinig bedrijven die het concept hebben omarmd. Dit in tegenstelling tot een land als Zweden, waar zelfroosteren heel vanzelfsprekend is. Vooral in de zorg en bij de politie wordt deze manier van personeelsplanning met succes toegepast, zo bleek uit een recente studiereis van Dehora en NCSI.
Wil om te veranderen
Hoe komt het dat zelfroosteren in het ene land wel aanslaat en in een ander land niet, terwijl deze landen qua cultuur en economische en sociale structuur sterk op elkaar lijken? Aan de techniek zal het niet liggen. De software is beschikbaar, en het percentage van de beroepsbevolking dat (thuis of op het werk) beschikking heeft over internet is zo goed als honderd. Het antwoord moet met name worden gezocht bij de bereidheid van werkgevers en werknemers om te willen veranderen. Aan werknemers zal het waarschijnlijk niet liggen. Werknemers gaan er namelijk alleen maar op vooruit: ze krijgen meer te zeggen over hun werktijden, dus dat zal, aangenomen dat hun wensen meestal worden gehonoreerd, niet veel weerstand oproepen.
De positie van van Nederlandse vakbonden is nog twijfelachtig. Waar de vakbonden in Zweden zelfroosteren zien als een positieve ontwikkeling, zijn de meeste bonden in Nederland vooralsnog terughoudend. Zelfroosteren zorgt er immers voor dat er steeds meer individuele afspraken worden gemaakt tussen werknemer en werkgever. Dat staat volgens sommige vakbonden haaks op de collectiviteitgedachte van de CAO, die wordt vervangen door een IAO (Individuele Arbeids Overeenkomst). Ook vrezen vakbonden dat het niet meer vanzelfsprekend is dat werknemers extra krijgen betaald voor de uren die ze maken in de avond, nacht en in het weekend, als uit zelfroosteren blijkt dat er een grote voorkeur is voor deze diensten.
Investeringen nodig
Bij werkgevers is de terughoudendheid groter. Voordat een bedrijf met zelfroosteren besparingen kan realiseren (lager ziekteverzuim, efficiëntere planning, minder planners nodig), is er een investering nodig in een systeem dat zelfroosteren mogelijk maakt. Hoewel deze investering met gemak binnen een jaar kan worden terugverdiend, maakt dit de drempel blijkbaar net iets te hoog. Werkgevers kijken op dit moment nog vooral naar zelfroosteren als een manier om meer balans tussen privé en werk te kunnen krijgen. Ze zien het dus nog te veel als een ‘gunst’ voor de werknemer, en niet als een win-win voor werkgever en werknemer.
Ook bestaan er nogal wat misverstanden over zelfroosteren, met name bij managers. Veel managers zijn bang dat ze het roosteren niet kunnen overlaten aan hun werknemers. Ze verwachten dat de leuke diensten als eerste worden ingepland en de lastige of zware diensten niet in te vullen zijn. Ook gaan ze er nog te vaak van uit dat medewerkers het zelfroosteren niet zullen snappen en daardoor niet gaan gebruiken. Uit de praktijk blijkt dat beide angsten ongegrond zijn.
In de kinderschoenen
Een laatste mogelijke oorzaak van de achterstand in Nederland, is dat capaciteitsplanning en competentiemanagement nog in de kinderschoenen staan. Pas als je in kaart brengt welke competenties er binnen de organisaties nodig zijn voor de verschillende taken die moeten worden uitgevoerd en welke werknemers beschikken over deze competenties, kun je over gaan tot zelfroosteren. Het lijkt er gelukkig op dat Nederland hard op weg is om op dit gebied de komende jaren een inhaalslag te maken.
Kortom: aan werknemers zal het niet liggen, die willen wel. Het zijn de werkgevers die de voordelen van zelfroosteren nog moeten leren inzien. Dat hoeft niet meer lang op zich te laten wachten, als we de pioniers mogen geloven. Een advies voor degenen die de stap willen wagen, is dat ze niet te hard van stapel moeten lopen. Het is niet verstandig om in een keer over te stappen van (bij wijze van spreken) handmatige planning tot volledig participerend roosteren. Uit ervaring blijkt dat het beter is om stap voor stap te werken: dus bijvoorbeeld eerst roosters digitaal publiceren, daarna ruilen mogelijk maken en daarna pas werknemers hun voorkeur laten opgeven.
Als de voordelen worden ingezien en zelfroosteren met beleid (lees: geleidelijk) wordt ingevoerd, zullen ook in Nederland de eerste succesverhalen komen. Het is dan slechts een kwestie van tijd voordat andere bedrijven gaan volgen.
Rob Buikema is algemeen directeur bij Paralax Planning Solutions.
