Nog snel een mailtje van een collega beantwoorden voor je naar bed gaat en even de baas appen als je op zaterdag aan het ontbijt zit. Voor veel medewerkers is communiceren over werk buiten werktijd een structurele gewoonte. Meer dan de helft van de mensen reageert ook na het werk op zakelijke mails.
Continue mailen
Dat is niet zo gek, we mailen ons namelijk suf. De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt meer dan honderd mails per dag. Gedurende de dag hebben we het druk zat en dus komen we er vaak pas na werktijd aan toe om deze mails te lezen en te beantwoorden. En dan hebben we het nog niet eens over de appjes of mails die na werktijd binnenkomen.
Geregeld een digitale detox
Geen wonder dat we het gevoel hebben constant ‘aan’ te moeten staan. Maar altijd maar bereikbaar zijn, is helemaal niet zo goed. Sterker nog, door geregeld een digitale detox te nemen functioneren we veel beter. Zo bleek uit Amerikaans onderzoek dat medewerkers die na 21.00 uur nog naar werkmailtjes kijken de volgende dag minder productief zijn. Tijdens een ander onderzoek van de Harvard Business School werden medewerkers van de Boston Consulting Group verplicht om één dag of één avond in de week echt vrij te nemen. Oftewel, ze moesten hun telefoon uitzetten en mochten hun mail niet checken. Zelfs niet als ze het heel druk hadden. Het resultaat? Ze hadden meer plezier in hun werk gekregen, waren productiever én de kwaliteit van hun werk was verbeterd.
Door te veel prikkels raken we geïrriteerd
Denise Hulst is coach bij het Betere Werken. Ze geeft al twintig jaar trainingen op het gebied van productiviteit en stress. Onze mentale gesteldheid kun je volgens haar vergelijken met een regenton. Als je niet op tijd de deksel van boven dicht doet en het kraantje van onderen open zet, zodat het water er uit kan stromen, dan loopt deze over. ‘We moeten af en toe een stop zetten op de digitale prikkels die we binnen krijgen en onze hersenen de tijd geven die te verwerken. Anders gaan we fouten maken en verkeerde beslissingen nemen en raken we sneller geïrriteerd.’
Verboden te mailen na werktijd
Maar niet antwoorden als je baas je na het avondeten nog een appje stuurt? Dat is knap lastig. Helemaal aangezien veel organisaties niet onder stoelen of banken steken dat ze niet zitten te wachten op mensen met een negen-tot-vijf-mentaliteit. ‘Veel medewerkers voelen de druk om aan de verwachtingen van de baas te voldoen en direct te antwoorden’, zegt Hulst. ‘Terwijl dit in de meeste gevallen best tot de volgende dag kan wachten.’
Om personeel tegen zichzelf en hun baas in bescherming te nemen, werden in Frankrijk twee jaar geleden bij wet maatregelen genomen. Franse medewerkers hebben sindsdien het recht om werkmails buiten de officiële werktijden niet te beantwoorden. In Nederland is het nog niet zo ver. Maar als leidinggevende kun je er natuurlijk ook zelf voor kiezen om je personeel in hun vrije tijd niet lastig te vallen. ‘Vaak versturen werkgevers een mail omdat ze het dan uit hun eigen systeem hebben.
Niet voor elk wissewasje mailen
Sowieso mailen we volgens Hulst veel te veel tijdens werk. ‘We sturen voor elk wissewasje een mail. Terwijl we niet van collega’s kunnen verwachten dat ze hun mail ook constant in de gaten houden. Als het goed is zijn die namelijk met werk bezig waar ze hun volle concentratie voor nodig hebben.’ Haar advies? Verzamel je vragen en zet ze in één mail of loop wat vaker naar iemand toe om iets face-to-face te bespreken. ‘Mailtjes over ingewikkelde onderwerpen roepen vaak alleen maar weer nieuwe vragen op. Je kunt dus beter even bij elkaar gaan zitten en het in één keer samen doornemen.’
