De Nederlandse Loterij – waaronder Staatsloterij, Lotto, TOTO en Krasloten vallen – was al klaargestoomd voor werken op afstand voordat corona zijn intrede deed, vertelt Shirley Kind. Zij is als directeur Sales & Services verantwoordelijk voor verkopen aan ruim 6.000 retailpunten in Nederland, ‘van de Albert Heijn en Jumbo tot Primera’.
Haar directe team telt zes managers, op de hele afdeling sales & service werken ongeveer 120 medewerkers.
Omslag naar hybride werken
‘Vier jaar terug maakten we de transformatie naar agile en datagedreven werken. We gingen aan de slag met dashboarding én we kregen begeleiding rondom agile coaching, waarbij zelforganisatie, klantgericht werken en high performance binnen het team centraal staan.’
‘We bogen ons over vragen als: hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen de organisatie snapt hoe we willen werken? Hoe krijg je mensen mee? Dat soort vragen werden relevanter toen we hybride gingen werken.’
Net voor corona werden Teams en Sharepoint ingericht op de werkvloer. ‘De computeromgeving was klaar voor werken op afstand. Daar deden we toen niet veel mee, maar na corona ging het in één keer vanzelf.’
Coachend leidinggeven op afstand
Nu is hybride werken niet meer weg te denken. ‘In principe kan iedereen bij ons op afstand werken. Er bestaan geen harde afspraken hoeveel dagen er thuis en hoeveel er op kantoor wordt gewerkt, wel is er beleid. Er zijn parttimers en mensen, met name in de sales, die vooral buiten werken. Afhankelijk van de functie is het weer makkelijker om thuis te werken. De verantwoordelijkheid over thuiswerken ligt binnen de teams zelf.’
De organisatie stelde een aantal uitgangspunten op. ‘Zo werk je op kantoor, tenzij werk het toelaat dat thuis te doen. Medewerkersbijeenkomsten, kernwaarden-events en teammeetings organiseren we altijd op kantoor, niet online. Bij deze bijeenkomsten gaat het immers om ‘met elkaar’. En: het individuele belang mag nooit boven het groepsbelang gaan.’
Successen en missers
Wat Kind heeft geleerd over coachend leidinggeven als je teamleden op afstand werken?
#1 Houd verbinding
Door hybride werken ontstaat letterlijk meer afstand met je team. ‘Daarom ben ik regelmatig op kantoor, zo’n vier keer per week’, vertelt Kind. ‘Ik ben het gezicht van de afdeling, ik wil mensen zien.’
De directeur wil ervoor zorgen dat de visie van de organisatie nog duidelijk op ieders netvlies staat. ‘Ik wil de sfeer voelen’, vervolgt ze, ‘kijken wat er speelt op onze afdeling en daarbuiten. Dat is lastig te doen als je alleen Teams-vergaderingen belegt.’
Haar afdeling is te groot om met iedereen een kopje koffie te drinken, aldus Kind. ‘Maar op de werkvloer spreek ik verschillende mensen een-op-een bij het koffiezetapparaat en ik loop makkelijk bij iemand binnen.’
Als leidinggevende heb je niet perse nieuwe skills nodig, vindt Kind. ‘Er wordt wel meer van je gevraagd om die verbinding te houden met je team en je afdeling. Zeker als mensen de ene dag wel en de andere dag niet op de werkvloer zijn.’
#2 Maak duidelijke afspraken
Duidelijk en transparant communiceren is daarom belangrijk. ‘Maak afspraken over resultaatgebieden en targets. Wie doet wat? Hoe monitoren we de vooruitgang? Verwachtingen in je team moeten duidelijk zijn, omdat je letterlijk niet meer ziet wat er gebeurt.’
Maak ook duidelijk afspraken over hybride werken. ‘Sta jij in Teams op rood of groen? Laat het weten als je er niet bent. Dat bij een afspraak niet de een naar kantoor is gereden en de ander thuiszit. Maak het mogelijk dat je in elkaars agenda kan kijken.’
#3 Hang niet de regisseur uit
Tegelijkertijd moet je niet te veel dingen willen regisseren. ‘Wij werken in multidisciplinaire teams, wat betekent dat verschillende specialismes in een team zitten. Wat werkt voor de een, werkt niet voor de ander. Hybride werken is maatwerk.’
Leg meer verantwoordelijkheid neer bij je teamleden en vertrouw ze daarin. ‘Ik vond dat lastig in het begin, maar ik heb gemerkt dat het werkt.’
Kind vraagt tijdens medewerkersevents mensen expliciet verantwoordelijkheid te pakken. ‘Het gaat om ownership. Het is goed om samen te werken met anderen en collega’s pro-actief op te zoeken. Ik stimuleer medewerkers zelf beslissingen te nemen. Durf die ruimte te nemen, maar durf die als leidinggevende ook te geven aan je teamleden.’
#4 Maak een lunchwandeling
Tijdens corona maakte Kind individuele wandelingen met haar mensen. ‘Ik vroeg hoe het met ze ging, hoe ze deze periode doorkwamen. Je krijgt een ander gesprek dan wanneer je meteen achter je laptop de inhoud induikt en de meetingpoints gaat bespreken. Je maakt een connectie.’ Nog steeds houdt ze elke twee weken een-op-een-besprekingen met directe teamleden.
Hoe hoger je in de boom zit, hoe minder mensen durven te zeggen wat ze vinden en hoe meer ze neigen naar een sociaal wenselijk antwoord, aldus Kind. ‘Ik heb leren doorvragen, er proberen achter te komen wat er echt speelt. Als mensen lekker in hun vel zitten, hebben ze ook meer energie op de werkvloer.’
#5 Doe aan online teambuilding
Wat Kind eerder had moeten doen, is actief werken aan een teamgevoel. Een medewerker vond een partij die online teambuildingspellen organiseerde. ‘Met je collega’s voerde je samen opdrachten uit terwijl je thuiszat’, vertelt Kind. ‘Je loste samen puzzels en rebussen op. In het begin was ik sceptisch, maar uiteindelijk was het heel leuk om te doen.’
Ook deden digitale borrels hun intrede. ‘Gezellig de eerste keer, maar daarna minder. Je bent met te veel mensen in beeld die vervolgens om en om iets moeten zeggen. Zit je daar met je wijntje achter het scherm.’ Nee, dat werd hem niet.
Leidinggeven op afstand
Versterk ook de samenwerking, verbinding en het succes binnen je hybride team! Volg de training Leidinggeven op afstand.
lees verder
#6 Een cadeautje doet wonderen
In de periode rondom covid stuurde de Nederlandse Loterij een attentie naar medewerkers die thuis werkten. ‘Een bloemetje of een reep chocola. Om te laten zien: superfijn dat je onze collega bent en we hopen dat het goed met je gaat. Dat werd toen ontzettend gewaardeerd.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
SUAS
SUAS (een merk van Schouten & Nelissen) ontwikkelt al ruim 40 jaar kwalitatieve opleidingen en trainingen. Bij SUAS leiden we je op met power skills, de kennis en vaardigheden waarmee jij sterk én in beweging blijft.
Bekijk ons uitgebreide aanbod
