Dashboards zijn hot. Steeds meer organisaties investeren in mogelijkheden om inzicht te krijgen in de prestaties op de werkvloer. Vaak leidt dit tot een dashboard, waarin data uit verschillende bronnen samenkomen en op een visueel aantrekkelijke manier worden weergegeven. Op die manier hebben managers, proceseigenaren en andere medewerkers inzicht in processen en prestaties om op te kunnen sturen.
Betere performance
Van oudsher grijpen organisaties voor de rapportages nog regelmatig naar een programma als Excel, schetst organisatieadviseur Jos Kuiper van House of Performance. ‘Hoewel er altijd al goede tools bestonden om geautomatiseerd inzicht te krijgen, zien we dat technologische innovaties ervoor zorgen dat het gebruik ervan steeds makkelijker wordt.’
‘Diezelfde innovaties leiden er ook toe dat tegenwoordig vrijwel elk aspect van performance meetbaar is. De complexiteit verschuift daardoor van de techniek naar het maken van de juiste keuzes. Welke data wil je gebruiken in je besluitvorming, als je alles wat je wil meten ook kúnt meten?’
Heldere weergave
Organisaties genereren doorgaans enorme hoeveelheden data, vult dataconsultant Miriam Maan van House of Performance aan. ‘Deze data bieden een enorm potentieel om inzicht te bieden, bijvoorbeeld hoe je presteert tot op het niveau van de klant.’
‘Toch zien wij dat dit potentieel vaak nog onbenut blijft, omdat het bieden van inzicht vaak beperkt blijft tot één systeem. Zonde. Want door data slim te koppelen kun je inzichten aan elkaar verbinden. Tegenwoordig kun je die inzichten vervolgens op een makkelijke, begrijpelijke manier presenteren aan iedereen in je organisatie.’
Fact-based sturen: hoe doe je dat?
Ervaring en onderbuikgevoel maken steeds meer plaats voor feiten en cijfers. Wat betekent dit fact-based sturen in de praktijk en wat zijn de kansen en valkuilen?
lees verder
Wegebbend enthousiasme
In potentie is zo’n dashboard dan ook een prachtig instrument, vindt Kuiper. ‘Toch zien wij dat dit soort dashboards met integrale inzichten niet zonder meer succesvol is. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat de gebruiker het vooral leuk vindt om inzicht te krijgen, en daardoor in het begin vaak heel enthousiast is.’
‘Naarmate de tijd vordert zien we echter dat gebruikers moeite hebben om deze inzichten te vertalen naar concrete acties en besluiten. Hierdoor ebt het enthousiasme weg. Bij het implementeren van een dashboard stopt het voor ons niet, maar het begint juist bij het presenteren van informatie.’
Dashboard geen doel op zich
Voor House of Performance is het maken van een dashboard geen doel op zich, zegt Maan. ‘Voor ons is het doel om organisaties betere besluiten te laten nemen. Daarbij gaat het ons niet alleen om de uitkomst van het besluit, maar ook om het proces zelf. Welke rol spelen data in de besluitvorming, en welke rol mógen ze spelen?’
‘Voor ons is het dashboard daarbij een van de onderdelen. Minstens zo belangrijk is het proces van besluitvorming, houding en gedrag. Zo ervaren medewerkers een dashboard soms als controlemiddel, dat gegevens verzamelt waarop ze kunnen worden afgerekend. Dat helpt niet bij het creëren van draagvlak.’
Multidisciplinair team
Des te belangrijker om werk te maken van een goede inbedding in de organisatie, benadrukt Maan. ‘Bij een dashboard hoort een goed veranderverhaal. Wat wil je ermee bereiken? En hoe kun je het gebruiken? Neem je medewerkers daarin van meet af aan mee.’
‘Wij adviseren ook vaak om de ontwikkeling van een dashboard vooral niet over te laten aan de BI- of dataspecialist alléén, maar om daar een multidisciplinair team voor samen te stellen. Met dataspecialisten, maar ook met vertegenwoordigers van de business en het management. Dat helpt enorm om datageletterdheid aan de businesskant te vergroten, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat de dataspecialisten meer kennis opdoen van de bedrijfsprocessen en waardeketens.’
Constante dialoog
Zo voorkom je dat wensen en verwachtingen al voor aanvang uit elkaar gaan lopen, vervolgt Maan. ‘Mensen moeten snappen waar data vandaan komen en hoe ze deze kunnen gebruiken. Een multidisciplinair team kan helpen om eigenaarschap te creëren.’
‘Ga elke week even bij elkaar zitten: hoe loopt het dashboard? Zijn er dingen die opvallen? Klopt het dashboard nog met de onderliggende bedrijfsprocessen? Zo’n constante dialoog zorgt ervoor dat organisaties veel meer in control zijn over hun data en de acties die daaruit voortvloeien.’
Veranderende omstandigheden
De behoefte aan stuurinformatie via dashboards volgt vaak nadat een product of dienst is ingericht. Zo ook bij nieuwe IT-systemen, geeft Kuiper aan. ‘Eenmaal ingericht gaan gebruikers vaak pas nadenken over hoe ze de data uit deze systemen willen gebruiken. Daardoor sta je al snel met 1-0 achter, bijvoorbeeld omdat net datgene dat je zou willen weten, niet wordt opgeslagen.’
‘Waarschijnlijk is het nieuwe systeem gekocht of gemaakt met als doel betere resultaten te boeken. Maar wanneer weet je of succesvol bent? Deze vraag zou moeten leiden tot een meetplan, dat de vraag beantwoordt welke data het systeem moet leveren en hoe hierop te sturen.’
Verdeel verantwoordelijkheden
Verder is het volgens Kuiper belangrijk om goed te kijken naar de verschillende rollen die komen kijken bij de ingebruikname van een dashboard. ‘Wie bepaalt de KPI’s waarop gestuurd wordt? Wie is verantwoordelijk voor het beheer van de data? Wie neemt het technische beheer van het dashboard op zich? Door vooraf goed na te denken over wie waarvoor verantwoordelijk is, voorkom je misverstanden en ruis in de uitvoering.’
Data translator
Ook het aanstellen van een data translator kan helpen, stelt Maan ten slotte. ‘Zo iemand fungeert als intermediair tussen de business aan de ene, en afdelingen als IT, data science en BI aan de andere kant. Hij of zij vertaalt de businessbehoefte naar de databehoefte en omgekeerd. Daarmee wordt de kans een stuk groter dat de dataketen optimaal rendeert en dat een dashboard doet waarvoor het bedoeld is: organisaties steeds beter laten presteren.’
Hoe helpt dit de performance van je organisatie?
De tips en inzichten in dit artikel kunnen je helpen om je datadashboard optimaal te benutten. Door vanaf de start te investeren in een datagedreven cultuur en je medewerkers hierin mee te nemen, voorkom je dat een dashboard iets blijft van de IT- en dataspecialisten alléén. Zo zorg je ervoor dat het dashboard ook daadwerkelijk bijdraagt aan een optimaal functionerende organisatie, die zichzelf voortdurend verbetert.
Dit artikel wordt u aangeboden door
House of Performance
Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet. Ook binnen onze eigen organisatie staat het laten excelleren van mensen centraal. Een van de redenen dat wij ook dit jaar weer gecertificeerd zijn als Great Place To Work.
Meer info
