Te vaak en te lang overleggen, slecht voorbereide collega’s, stroperige besluitvorming: veel Nederlandse werknemers gaan gebukt onder een hoge vergaderlast. Daardoor komen ze vaak nauwelijks nog toe aan hun dagelijkse werk, met alle frustraties en overwerk van dien.
Verstikkende vergadercultuur
Doodzonde, vindt Wout Bucker, Technology Innovation Hunter bij APG. ‘Vraag het mensen op de man of vrouw af, en er is niemand die echt voor zijn lol blijkt te vergaderen. Toch rennen veel mensen van meeting naar meeting. Sterker nog: in deze coronatijd is het aantal vergaderingen alleen maar verder toegenomen.’
‘Ik wilde op eigen initiatief een poging doen om die verstikkende vergadercultuur te doorbreken. Voor mijn interne oproep om minder en korter te vergaderen, met minder mensen, kreeg ik aanvankelijk ook veel bijval. Maar als ik dan opperde om er gewoon mee te beginnen, bleef het vaak stil. Om een bestaande vergadercultuur te doorbreken, is blijkbaar meer nodig dan een catchy slogan. Het gaat echt om een fundamentele gedrags- en cultuurverandering.’
Veranderprogramma
Bucker besloot de zaak ambitieuzer aan te pakken. Samen met House of Performance en The Cue (onderdeel van House of Performance) ontwikkelde hij – na een succesvol verlopen pilot – een APG-breed veranderprogramma: We Decide!. De basis voor dit programma wordt gevormd door de door House of Performance ontwikkelde oplossing Meeting Masters. Het doel: komen tot minder vergaderingen, met minder mensen, in minder tijd.
Bucker: ‘De basis van het programma, dat tien weken duurt, wordt gevormd door een organische set meeting rules: richtlijnen waar elk teamlid zich aan zou moeten houden. Een voorbeeld van zo’n regel: als een meeting jou niets oplevert, en jij hebt ook niets om te ‘brengen’, voel je dan vooral vrij om zo’n bijeenkomst te laten schieten. Nog zo’n regel: als je het eens bent met de vorige spreker, ga dan niet uitgebreid zijn of haar punt nogmaals herhalen. Simpelweg zeggen dat je het eens bent is méér dan voldoende.’
Simpelweg zeggen dat je het eens bent is méér dan voldoende
Basisafspraken
De meeting rules zijn niet in beton gegoten, benadrukt consultant Susan Boekholt van House of Performance. ‘Bij de start van dit project hebben we een aantal standaardregels geformuleerd, op basis waarvan teams hun eigen afspraken kunnen maken. We willen teams op die manier stimuleren om vooral na te denken over hun eigen vergadergewoontes. Hoe spreek je elkaar aan? Mag iedereen interventies plegen? Wie houdt bij welke besluiten er worden genomen? Efficiënter en minder vergaderen begint met nadenken over dit soort basisafspraken.’
Word een Meeting Master
Minder vergaderingen met minder mensen in minder tijd? Met Meeting Masters gaan teams in 10 weken tijd aan de slag met een game en een interne meeting coach die door House of Performance wordt opgeleid.
lees verder
Meetingcoach
Het We Decide!-programma stoelt op twee pijlers, schetst Boekholt. ‘Eerst laten we teams zoals gezegd nadenken over hun eigen vergadergewoontes en laten we hen hun eigen regels en afspraken formuleren. Ook voeren we een nulmeting uit: waar staat het team nu?’
‘Vervolgens koppelen we het team aan een zogenoemde meetingcoach: een door ons opgeleide APG-collega, die het team tijdens vergaderingen observeert en coacht. In hoeverre houden ze zich aan hun eigen regels? Wat gaat er mis? En: wat kan er beter? De meetingcoach houdt het team scherp en helpt de teamleden om hun vergadergedrag structureel te veranderen.’
De meetingcoach houdt het team scherp en helpt de teamleden om hun vergadergedrag structureel te veranderen
Tooling om vergadercultuur aan te pakken
De tweede pijler van het programma bestaat uit een gamification-traject. Gedurende vijf weken voeren de teams wekelijks een missie uit, waarbij ze spelenderwijs ervaring opdoen met nieuwe vergadervaardigheden.
Boekholt: ‘Een deel van de missies richt zich op de onderliggende tooling binnen het recent bij APG geïmplementeerde Office 365-platform. Een team krijgt dan bijvoorbeeld de opdracht om een agenda te maken in de organisatietool OneNote. Zo’n gezamenlijk beheerde agenda, op één centrale plek en inclusief alle stukken, helpt enorm om efficiënter te vergaderen.’
Competitie
‘Andere missies richten zich dan weer op het formuleren van een helder vergaderdoel. Waarom gaan we vergaderen? En is vergaderen dan eigenlijk überhaupt nodig? Of neem het geven van feedback richting andere deelnemers. Hoe kun je dat het beste doen?’
Met de diverse missies en opdrachten kunnen teams punten verdienen, schetst Boekholt. ‘Elk team gaat daarbij de strijd aan met negen andere teams. Zo’n competitie-element helpt enorm om teams aan te zetten tot ander gedrag.’
Zo’n competitie-element helpt enorm om teams aan te zetten tot ander gedrag
Veelbelovende resultaten
Teams kunnen zich op vrijwillige basis aanmelden voor het veranderprogramma. Inmiddels hebben de eerste teams binnen APG het traject afgerond. De resultaten zijn veelbelovend. In vergelijking met de nulmeting zijn veel teams aanmerkelijk efficiënter gaan samenwerken.
Ook besparen medewerkers wekelijks gemiddeld dertig minuten aan vergadertijd, met uitschieters voor individuele collega’s tot wel meer dan een uur per week. Vergaderingen verlopen over de gehele linie effectiever, en de adoptie van Office 365-applicaties als OneNote en Planner neemt toe.
Do It Yourself-kit
We Decide! vormt volgens Bucker een belangrijke eerste aanzet om de vergadercultuur binnen APG structureel te veranderen. ‘We gaan nu ook op het programma geënte Do It Yourself-kits aanbieden. Daarin zit dan bijvoorbeeld een document dat het team kan gebruiken om zijn eigen werkafspraken te formuleren. Ook bevat zo’n kit een observatiechecklist, die medewerkers bij elke meeting kunnen afvinken. Is iedereen op tijd? Wordt de agenda gevolgd? Wordt er goed geïntervenieerd? Aan de hand van deze checklist kunnen teams hun eigen progressie in kaart brengen.’
House of Performance en APG mikken op een olievlekeffect, vult Boekholt aan. ‘Tot nu toe hebben ruim 150 APG-medewerkers het traject doorlopen. We hopen dat ze de opgedane vergadervaardigheden nu ook buiten hun eigen team in de praktijk gaan brengen, zodat de sociale norm rondom vergaderingen verder verschuift.’
Veel mensen denk toch nog altijd: hoe meer vergaderingen ik in mijn agenda heb staan, hoe belangrijker ik ben
Impliciete normen
Binnen veel organisaties heersen impliciete normen en opvattingen rondom vergaderen, zegt Bucker. ‘Veel mensen denk toch nog altijd: hoe meer vergaderingen ik in mijn agenda heb staan, hoe belangrijker ik ben. Vaak ook durven mensen simpelweg geen ‘nee’ te zeggen zodra ze een vergaderuitnodiging krijgen. Als je teamleden meer autonomie en beslissingsbevoegdheid biedt, helpt dat enorm om het aantal overleggen te verminderen.’
Het aanpakken van deze vergadercultuur is een zaak van lange adem, benadrukt Bucker nogmaals. ‘Menselijke gewoontes zijn hardnekkig. Met dit veranderprogramma hebben we nu een eerste stap gezet richting een organisatie die beter en minder vergadert.’
Hoe helpt dit de performance van je organisatie?
De tips en inzichten in dit artikel kunnen je helpen om de vergadercultuur in je organisatie aan te pakken en de slagvaardigheid te vergroten. Door hier binnen jouw organisatie mee aan de slag te gaan, kun je niet alleen de vergadertijd tot wel een uur per week terugdringen, ook worden de vergaderingen effectiever en efficiënter. En dat is weer goed voor de performance van je medewerkers én daarmee van je organisatie.
Dit artikel wordt u aangeboden door
House of Performance
Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet. Ook binnen onze eigen organisatie staat het laten excelleren van mensen centraal. Een van de redenen dat wij ook dit jaar weer gecertificeerd zijn als Great Place To Work.
Meer info
