Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Agile werken in coronatijd: een goed idee?

In samenwerking met House of Performance - Nu we massaal op afstand werken, zien we onze collega’s stukken minder dan vóór ‘corona’. Is het in deze tijd wel verstandig om te beginnen met agile werken? En waar moet je dan op letten?

agile werken corona
Je leest nu: Agile werken in coronatijd: een goed idee?

Werken in kortcyclische stappen (zogenoemde sprints), in zelforganiserende, wendbare teams: agile werken stelt organisaties in staat om snel en effectief in te spelen op ontwikkelingen in de markt en op veranderde klantwensen. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om op deze manier te werken aan hun performance.

Flinke aanpassing

Tegelijkertijd is agile werken niet iets dat je zomaar even doet. Agile-teams zullen zich een nieuwe manier van werken moeten aanleren, met duidelijk omlijnde rollen en volgens een vastomlijnde methodiek.

In ‘gewone’ tijden vergt dat vaak al een flinke aanpassing in je organisatie. Hoe zit dat in deze coronatijd, waarin we massaal zijn overgestapt op thuiswerken en we onze directe collega’s veel minder ‘live’ zien dan voorheen? En als je juist nu wilt beginnen met agile werken, wat is dan de beste aanpak?

Duidelijk ritme

De eerste ervaringen van de afgelopen maanden laten zien dat agile werken en thuiswerken vaak goed samengaan. De veelgehanteerde agile-methode Scrum kent een duidelijk ritme, met vaste, periodieke events.

Zeker bij events die wat feitelijker en ‘zakelijker’ van aard zijn – zoals de Sprint Planning en de Daily Scrum – doet de fysieke locatie er minder toe. Deze overlegmomenten kunnen over het algemeen prima online worden afgehandeld.

Daarmee leent Scrum zich goed voor roerige tijden waarin er toch al zoveel verandert. Juist op zulke momenten biedt Scrum houvast in de vorm van een vaste eventkalender en vaststaande oplevermomenten.

M&M’s Retrospective

Inmiddels worden Scrum-teams ook steeds creatiever in het vertalen van overlegvormen van de fysieke naar de digitale wereld. Neem de zogenoemde Sprint Retrospective; een Scrum-onderdeel waarbij het team de samenwerking en het proces van de afgelopen Sprint evalueert.

Een leuke werkvorm hierbij is de zogenoemde M&M’s Retrospective. Hierbij halen de leden van het Scrum-team één voor één een M&M uit een grote pot. Al naar gelang de kleur van de M&M beantwoordt het betreffende teamlid een vooraf per kleur bepaalde vraag.

Zo kan een bruine M&M staan voor de vraag: Wat ging er goed en moeten we blijven doen? Een gele M&M kan dan weer staan voor de vraag: Wat is een nieuw idee waarmee we direct moeten beginnen? Het toeval speelt hierbij een grote rol: het teamlid weet van tevoren immers niet welke kleur hij of zij zal trekken.

Online randomizer

Bij een digitale meeting wordt het vanzelfsprekend lastig om deze methode toe te passen. Eén organisatie bedacht als alternatief een aangepaste methode, waarbij het pakken van een M&M uit de pot werd vertaald naar een online omgeving.

Aan de hand van een randomizer (een toepassing die het mogelijk maakt om willekeurige uitkomsten te genereren) wordt het trekken van een M&M van een bepaalde kleur online gesimuleerd. Zo kan het team de M&M’s Retrospective tóch voortzetten, ondanks dat er geen pot met snoepjes aan te pas komt.

Fysieke ontmoetingen

Dit laat onverlet dat binnen de Scrum-methodiek ook enkele events gebaat zijn bij een fysieke ontmoeting. Bijvoorbeeld de Kick-off, waarbij je elkaar – in een veilige omgeving – als team beter leert kennen en je samen afspraken maakt en ambities uitspreekt. Daarmee vormt de kick-off een belangrijke basis voor de toekomstige teamsamenwerking.

Juist bij dit soort cruciale events kan het extra waardevol zijn om elkaar letterlijk in de ogen te kunnen kijken en zo een bepaalde energie los te maken.

Belangrijk is vooral dat je hier als team de juiste balans in vindt, met een goede afwisseling tussen digitale ontmoetingen en – indien mogelijk binnen de anderhalvemetersamenleving – meer bijzondere momenten op locatie.

Nu beginnen

Organisaties die al agile werkten volgens de Scrum-methode, zijn er de afgelopen periode vaak goed in geslaagd om events op een creatieve manier te vertalen naar online. Maar hoe zit het als je nú besluit om agile te gaan werken? Hoe kun je dan het beste van start gaan?

Organisaties die agile willen gaan werken, hebben in principe de keuze uit drie manieren waarop ze deze werkwijze kunnen implementeren; variërend van meer vrije vormen tot een concrete blauwdruk.

Experimenteren

Een eerste mogelijkheid is een ‘emergent’ werkwijze, waarbij je als team gedoseerd op onderzoek uitgaat en al experimenterend ontdekt hoe je agile het beste vorm kunt geven. Je start als het ware met een leeg vel papier, dat je gaandeweg samen inkleurt.

Voordeel van deze aanpak is dat je, op een laagdrempelige en meer vrijblijvende manier, kunt onderzoeken wat voor jouw organisatie werkt.

Stap voor stap

Een andere mogelijkheid is de step-by-step-benadering. Hierbij kijk je naar de toegevoegde waarde die je als organisatie levert en naar de afzonderlijke ‘waardestromen’ daarbinnen (activiteiten die de daadwerkelijke klantwaarde leveren).

Vervolgens ga je stap voor stap de organisatie langs deze waardestromen transformeren. Uiteraard kun je onderweg bijsturen, maar de lijnen van de transformatie zijn grofweg uitgetekend. Je gaat bijvoorbeeld met maximaal drie waardestromen aan de slag.

Op die manier kun je op kleine schaal concrete ervaring opdoen, om vanuit die situatie vervolgens op te schalen en heel gericht de volgende stap te zetten.

In één keer het roer om

Ten slotte kun je kiezen voor een big bang. Daarbij definieer je als organisatie een duidelijk en concreet moment waarop de organisatie van het ene op het andere moment overgaat op een agile manier van werken.

Dit vergt veel voorbereiding en denkwerk, voorafgaand aan de omslag. De organisatie-indeling, samenwerkingsvormen, rollen, taken en verantwoordelijkheden: ze worden vooraf gedefinieerd en uitgetekend, en vervolgens in één keer geïmplementeerd.

Uitdaging

Een big bang kan een goede aanpak zijn als de organisatie op korte termijn moet veranderen. Ook kan een big bang uitkomst bieden als het lastig blijkt om afzonderlijke waardestromen te bepalen.

Daar staat tegenover dat een big bang een enorme plotselinge verandering met zich meebrengt. Het is dan belangrijk om de hele organisatie ‘mee’ te krijgen en in de actiestand te zetten. Dat is onder normale omstandigheden al een hele uitdaging, laat staan in een situatie waarin voornamelijk op afstand wordt samengewerkt.

Klein beginnen

Zeker in het ‘nieuwe normaal’ ligt het daarom wellicht meer voor de hand om klein te beginnen en van daaruit langzaam op te schalen.

Een emergent of step-by-step benadering zijn in dat licht bij uitstek benaderingen die zich goed lenen voor een online aanpak. Bovendien kun je in deze gevallen van start gaan met een in omvang beperkte groep mensen, die hier voldoende energie voor hebben en die dit makkelijk kunnen omarmen.

Specifieke context

Maar vergeet niet: de meest optimale werkwijze hangt voor een groot deel af van je eigen voorkeuren en van de specifieke context van jouw organisatie. Strategie, ambities, branche, werkwijze en het profiel van de medewerkers: ze zijn allemaal van invloed op de ideale aanpak. Agile werken begint dan ook altijd met het onderzoeken van deze specifieke factoren – corona of niet.

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Performance Verbeteren’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door House of Performance. House of Performance is specialist in het verbeteren van prestaties op de werkvloer door agile werken te implementeren.

Lees ook:

Lean vs Agile

Lean een overgewaaide hype en Agile the next thing? Echt niet! Lean en Agile zijn twee state-of-the-art managementfilosofieën die je helpen om in een veranderende omgeving je doelen te behalen. In deze whitepaper zetten we Lean en Agile naast elkaar.

Download gratis whitepaper

Gamification is een schaalbare veranderaanpak, waarmee je blijvende gedragsverandering realiseert en prestaties op de werkvloer verbetert. Maar wat maakt een game nu effectief? Hoe zorg je dat het écht bijdraagt aan de gestelde doelen?

Download gratis whitepaper
/