Werken in kortcyclische stappen (zogenoemde sprints) in zelforganiserende, wendbare teams: agile werken stelt organisaties in staat om snel en effectief in te spelen op ontwikkelingen in de markt en op veranderde klantwensen. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om op deze manier te werken aan een optimale performance.
Agile werken? Wat is de beste aanpak
Tegelijkertijd is agile werken niet iets dat je zomaar even doet. Agile-teams zullen zich een nieuwe manier van werken moeten aanleren, met duidelijk omlijnde rollen en volgens een vastomlijnde methodiek.
In ‘gewone’ tijden vergt dat vaak al een flinke aanpassing in je organisatie. Hoe zit dat nu we hybride werken en we onze directe collega’s veel minder live zien dan voorheen? En als je juist nu wilt beginnen met agile werken, wat is dan de beste aanpak?
Podcast: Future Of Work met Kim Teunis van Rabobank
Al snel na de start van de coronacrisis stelde Rabobank een multidisciplinair team samen. Om bij de meer dan 25.000 medewerkers een vinger aan de pols te houden en om te bepalen hoe het werk tijdens én na corona beter valt in te richten. Kim vertelt hoe werken bij Rabobank zich ontwikkelt.
lees verder
Scrum: duidelijk ritme
De afgelopen periode laat zien dat agile werken en thuiswerken vaak goed samengaan. De veelgehanteerde agile-methode Scrum kent namelijk een duidelijk ritme met vaste, periodieke events.
Zeker bij events die wat feitelijker en ‘zakelijker’ van aard zijn – zoals de Sprint Planning en de Daily Scrum – doet de fysieke locatie er minder toe. Deze overlegmomenten kunnen over het algemeen prima online worden afgehandeld.
Daarmee leent Scrum zich goed voor roerige tijden waarin er toch al zoveel verandert. Juist op zulke momenten biedt Scrum houvast in de vorm van een vaste eventkalender en vaststaande oplevermomenten.
M&M’s Retrospective
Inmiddels worden Scrum-teams ook steeds creatiever in het vertalen van overlegvormen van de fysieke naar de digitale wereld. Een voorbeeld hiervan is de zogenoemde Sprint Retrospective. Dit is een Scrum-onderdeel waarbij het team de samenwerking en het proces van de afgelopen Sprint evalueert.
Een leuke werkvorm hierbij is de M&M’s Retrospective. Hierbij halen de leden van het Scrum-team één voor één een M&M uit een grote pot. Al naar gelang de kleur van de M&M beantwoordt het betreffende teamlid een vooraf per kleur bepaalde vraag.
Zo kan een bruine M&M staan voor de vraag: Wat ging er goed en moeten we blijven doen? Een gele M&M kan dan weer staan voor de vraag: Wat is een nieuw idee waarmee we direct moeten beginnen? Het toeval speelt hierbij een grote rol: het teamlid weet van tevoren immers niet welke kleur hij of zij zal trekken.
Retrospective via een online randomizer
Bij een digitale meeting wordt het vanzelfsprekend lastig om deze methode toe te passen. Een organisatie bedacht als alternatief een aangepaste methode, waarbij het pakken van een M&M uit de pot werd vertaald naar een online omgeving.
Aan de hand van een randomizer (een toepassing die het mogelijk maakt om willekeurige uitkomsten te genereren) wordt het trekken van een M&M van een bepaalde kleur online gesimuleerd. Zo kan het team de M&M’s Retrospective tóch voortzetten, ondanks dat er geen pot met snoepjes aan te pas komt.
Scrum-methodiek en fysieke ontmoetingen
Desondanks zijn er bepaalde events binnen de Scrum-methodiek juist gebaat bij een fysieke ontmoeting. Bijvoorbeeld de Kick-off, waarbij je elkaar – in een veilige omgeving – als team beter leert kennen en je samen afspraken maakt en ambities uitspreekt. Daarmee vormt de kick-off een belangrijke basis voor de toekomstige teamsamenwerking.
Juist bij dit soort cruciale events kan het extra waardevol zijn om elkaar letterlijk in de ogen te kunnen kijken en zo een bepaalde energie los te maken.
Belangrijk is vooral dat je als team de juiste balans vindt in hybride samenwerking. Bepaal met elkaar een goede afwisseling tussen digitale ontmoetingen en – indien mogelijk binnen de anderhalvemetersamenleving – meer bijzondere momenten op locatie.
Nu beginnen met agile werken
Organisaties die al agile werkten volgens de Scrum-methode, zijn er in de coronaperiode vaak goed in geslaagd om events op een creatieve manier te vertalen naar online. Maar hoe zit het als je nú besluit om agile te gaan werken? Hoe kun je dan het beste van start gaan?
Organisaties die agile willen gaan werken, hebben in principe de keuze uit drie manieren waarop ze deze werkwijze kunnen implementeren, variërend van meer vrije vormen tot een concrete blauwdruk.
1. Experimenteren
Een eerste mogelijkheid is een ‘emergent’ werkwijze, waarbij je als team gedoseerd op onderzoek uitgaat en al experimenterend ontdekt hoe je agile het beste vorm kunt geven. Je start als het ware met een leeg vel papier, dat je gaandeweg samen inkleurt.
Voordeel van deze aanpak is dat je, op een laagdrempelige en meer vrijblijvende manier, kunt onderzoeken wat voor jouw organisatie werkt.
2. Stap voor stap
Een andere mogelijkheid is de step-by-step-benadering. Hierbij kijk je naar de toegevoegde waarde die je als organisatie levert en naar de afzonderlijke waardestromen daarbinnen. Waardestromen zijn de activiteiten die de daadwerkelijke klantwaarde leveren.
Vervolgens ga je stap voor stap de organisatie langs deze waardestromen transformeren. Uiteraard kun je onderweg bijsturen, maar de lijnen van de transformatie zijn grofweg uitgetekend. Je gaat bijvoorbeeld met maximaal drie waardestromen aan de slag.
Op die manier kun je op kleine schaal concrete ervaring opdoen, om vanuit die situatie vervolgens op te schalen en heel gericht de volgende stap te zetten.
3. In één keer het roer om
Ten slotte kun je kiezen voor een big bang. Daarbij definieer je als organisatie een duidelijk en concreet moment waarop de organisatie van het ene op het andere moment overgaat op een agile manier van werken.
Dit vergt veel voorbereiding en denkwerk, voorafgaand aan de omslag. De organisatie-indeling, samenwerkingsvormen, rollen, taken en verantwoordelijkheden: ze worden vooraf gedefinieerd en uitgetekend, en vervolgens in één keer geïmplementeerd.
Uitdaging
Een big bang kan een goede aanpak zijn als de organisatie op korte termijn moet veranderen. Ook kan een big bang uitkomst bieden als het lastig blijkt om afzonderlijke waardestromen te bepalen.
Daar staat tegenover dat een big bang een enorme plotselinge verandering met zich meebrengt. Het is dan belangrijk om de hele organisatie ‘mee’ te krijgen en in de actiestand te zetten. Dat is onder normale omstandigheden al een hele uitdaging, laat staan in een situatie waarin voornamelijk op afstand wordt samengewerkt.
Klein beginnen
Zeker in het ‘nieuwe normaal’ ligt het daarom wellicht meer voor de hand om klein te beginnen en van daaruit langzaam op te schalen.
Een emergent of step-by-step benadering zijn in dat licht bij uitstek benaderingen die zich goed lenen voor een online aanpak. Bovendien kun je in deze gevallen van start gaan met een kleine groep mensen, die hier voldoende energie voor hebben en die dit makkelijk kunnen omarmen.
Agile werken begint met onderzoek naar specifieke factoren
Maar vergeet niet: de meest optimale werkwijze hangt voor een groot deel af van je eigen voorkeuren en van de specifieke context van jouw organisatie. Strategie, ambities, branche, werkwijze en het profiel van de medewerkers: ze zijn allemaal van invloed op de ideale aanpak. Agile werken begint dan ook altijd met het onderzoeken van deze specifieke factoren – corona of niet.
Lees ook:
- Waarom agile ook voor dienstverleners goed kan werken
- Agile versus scrum: hoe zat het ook alweer?
- Wanneer is agile werken níet de oplossing?
- De do’s en don’ts van agile werken
