Mijn medewerker functioneert niet, hoe ga ik de confrontatie aan?

Werknemers die niet meer goed functioneren kunnen een negatieve invloed hebben op de prestaties en motivatie van je team. Praktisch elke onderneming heeft wel eens te maken met personen die niet naar behoren presteren of lastig in de omgang zijn.

Een werknemer die slecht functioneert, eist een onevenredige hoeveelheid tijd en energie op van jou als manager, maar afscheid nemen is niet altijd een (goede) optie. Werving en selectie van nieuwe mensen vraagt immers tijd en brengt onrust met zich mee. Of je team bij rigoureus ingrijpen gebaat is, valt dus nog te bezien.

Begin met echt luisteren

Een eerste stap om erachter te komen waarom iemand niet functioneert, is door simpelweg het gesprek aan te gaan en te luisteren. Wellicht ben je gefrustreerd en heb je de hoop bijna opgegeven. Wil je echter de situatie verbeteren, dan moet je eerst begrijpen waarom de medewerker doet wat hij doet.

Misschien zijn er legitieme problemen waardoor de medewerker zijn taken niet goed kan uitvoeren. Als je inzicht in zijn situatie hebt, kun je samen op zoek gaan naar oplossingen. Wanneer een ‘lastige’ medewerker zich gehoord voelt, kan hij zich ook opeens heel anders gaan gedragen.

Geef opbouwende feedback en concrete ontwikkelpunten

De manier waarop je het gesprek aangaat is cruciaal voor het resultaat. Besteed extra aandacht aan het creëren van een professionele en veilige omgeving waarin de medewerker zich comfortabel voelt om te delen wat hij ervaart.

Start niet met kritiek of beschuldigingen, maar houd de discussie ontspannen. Laat zien dat je zijn welbevinden belangrijk vindt, maar dat je er ook bent om de doelen van de organisatie te bereiken. Geef opbouwende feedback en concrete ontwikkelpunten waarmee de persoon in kwestie aan de slag kan.

Sfeer van wantrouwen

Het kan aanlokkelijk zijn om de problematiek met andere teamleden te bespreken. Doe dat vooral niet! Het schept een sfeer van wantrouwen en tast het (professionele) beeld aan wat anderen van je hebben.

Beperk je tot de betreffende medewerker en benader zijn situatie op een positief-kritische manier. Je doet wat je kunt om hem te helpen veranderen. Als dat lukt is dat geweldig. Zo niet, dan zul je verdere stappen moeten zetten.

Constructieve feedback geven

Bij het geven van feedback is consistentie belangrijk. Het kan bijvoorbeeld niet zo zijn dat een medewerker de ene keer wel, en de andere keer niet wegkomt met het missen van een deadline. Daarmee geef je een verkeerd signaal, ook richting de rest van het team. Wees duidelijk wat je beschouwt als (on)gewenst gedrag.

Documenteren helpt bij het geven van constructieve feedback, omdat je meer inzicht krijgt in patronen en situaties. Managers laten vaak na om te documenteren, omdat ze niet te negatief over medewerkers willen zijn en valse hoop hebben dat ze uit zichzelf gaan verbeteren.

De praktijk is vaak anders. Zonder documentatie wordt het bovendien een stuk lastiger om de knoop door te hakken als op een gegeven moment toch afscheid van iemand moet worden genomen.

Haak HR op tijd aan bij niet functionerende medewerker

Halen de gesprekken en feedback niets uit, dan is het zaak om consequenties aan het ongewenste gedrag te verbinden. Waarom zou iemand zich immers verbeteren als hij het idee heeft dat zijn negatieve gedrag geen impact heeft?

Geef aan dat je de medewerker nog een kans wil geven. Dan moet hij zich wel voor een bepaalde datum verbeteren, anders volgt een officiële waarschuwing (of erger).

Iemand laten gaan is één van de lastigste dingen voor een manager om te doen. Daarom is het verstandig om op tijd HR aan te haken, zodat je precies weet wat je moet doen als het tot een ontslag komt. Is het moment daar, stel dan niet uit, zoek niet naar excuses en laat niet een ander het vuile werk opknappen. Een goede leider is ook in staat om dit soort lastige situaties met stijl op te lossen.