De kans deed zich eigenlijk per toeval voor. Bureau Zuidema – een instituut voor trainingen op het gebied van invloed, communicatie en leiderschap – was in 2017 op zoek naar een vaste trainingslocatie. Hotel De Bilderberg in Oosterbeek had precies wat het trainingsbureau zocht: een vleugel die eerder door Alliander werd gebruikt en vrijkwam toen de netbeheerder besloot om de activiteiten elders onder te brengen.
‘Voorheen gaven we trainingen in hotels door heel het land’, vertelt Ingrid de Vries-Besselink, operationeel manager van Bureau Zuidema. ‘Op een gegeven moment was dat gewoon niet efficiënt en kwalitatief toereikend meer. We staan voor een totaalconcept waarin alles moet kloppen en de deelnemer zich volledig kan focussen op het leerproces. Dan is een afgehuurde, standaard vergaderzaal niet meer voldoende.’
Het trainingsbureau wilde een duidelijker stempel op de locatie kunnen drukken, maar dan wel in samenwerking met een partner. De Vries-Besselink: ‘Je moet vooral doen waar je goed in bent, zeggen wij altijd.’
Stevig fundament
De mogelijkheid om bij Hotel De Bilderberg in te trekken, midden in de natuur, was volgens haar dan ook een ‘unieke kans’. De trainingslocatie kreeg de naam House of Influence en opende in september 2017 officieel de deuren. ‘Trainen kan overal’, zegt De Vries-Besselink. ‘Maar nergens zo impactvol als in House of Influence.’
Het fundament voor de samenwerking, die inmiddels het tiende jaar nadert, lag er al: Bureau Zuidema organiseert al ruim 40 jaar trainingen bij de hotelgroep Bilderberg, waar het hotel in Oosterbeek onderdeel van is. De Vries-Besselink: ‘Dat warme contact was een mooie basis om op voort te bouwen.’
Dat beaamt MaryLoes Baur, general manager van het hotel. ‘House of Influence zit in een afgesloten vleugel, met een eigen ingang en parkeerplaats. Voor ons is het commercieel heel interessant om die ruimte aan één partij te verhuren. Voor de langere termijn, want we sluiten contracten af voor vijf jaar. Dat biedt zekerheid voor beide partners.’
Je moest wel ergens doorheen kunnen kijken, lacht De Vries-Besselink. ‘De locatie had een typische jarenzeventiguitstraling.’ In de onderhandelingen werd daarom afgesproken dat de vleugel eerst een facelift zou krijgen. Baur: ‘We hebben onze ideeën voor de inrichting en verdeling naast elkaar gelegd. Die lagen dusdanig dicht bij elkaar dat we tot een succesvol compromis konden komen.’
Tearoom & Black Room
De verbouwing nam in totaal zes maanden in beslag. De living en veertien vergaderruimtes – drie plenaire ruimtes en elf subruimtes – kregen een intieme en huiselijke inrichting. ‘Een houtkachel, warme kleuren, vloerkleden en veel planten’, somt De Vries-Besselink op. ‘We hebben een speciale tearoom, die staat vol met klassieke theepotten.’ Baur: ‘Dat vond ik zo leuk, dat servies, dat hebben wij ook neergezet in onze koffiecorners.’
De vergaderruimtes hebben elk hun eigen karakter, ondersteunend aan het trainingsdoel. Zo is er de Black Room, een ruimte zonder ramen, waarvan De Vries-Besselink in eerste instantie niet wist wat ze ermee aan moest. ‘Tot we dachten: misschien moeten we dat juist omarmen. Wat zou er gebeuren als we mensen in een ruimte zetten waar ze elkaar niet kunnen zien en puur en alleen met hun stem communiceren?’
House of Influence moest vooral niet te zakelijk worden. ‘We ontvangen ongeveer 1.500 deelnemers per jaar’, vertelt De Vries-Besselink. ‘De meesten blijven meerdere dagen en slapen hier ook. Dan wil je niet hebben dat mensen het gevoel hebben dat ze de hele tijd op hun tenen moeten lopen. Ze moeten zich hier veilig voelen, zodat ze zich volledig kunnen wijden aan het leren.’ Dat werkt, ze ziet het dagelijks in de praktijk. ‘In onze ‘woonkamer’ staat een grote eettafel, waar mensen meteen bij elkaar aanschuiven en ‘s avonds spelletjes spelen.’
40 kamers per (werk)dag
Een belangrijk element bij het creëren van dat thuisgevoel is de host die de hele dag aanwezig is, van de ontvangst tot het avondprogramma. ‘De hosts zijn in dienst van Bureau Zuidema en worden ondersteund door onze mensen’, vertelt Baur. ‘Zij ontzorgen de host bij praktische zaken, zoals het verzorgen van koffie en thee en de lunch.’
Deze collega’s lopen eerst een dag mee bij House of Influence, zodat ze goed begrijpen waar Bureau Zuidema voor staat en wie de deelnemers zijn. Zij zijn immers ook hotelgasten, en vormen volgens Baur een belangrijke groep. ‘Bureau Zuidema neemt van maandag tot en met donderdag gemiddeld 40 kamers per dag af, op een totaal van 146 kamers. Dat is ruim een kwart van de totale capaciteit.’
Bij het verlengen van de overeenkomst in 2022 – opnieuw voor vijf jaar – is afgesproken dat collega’s van Hotel De Bilderberg trainingen gaan volgen bij Bureau Zuidema voor een nog betere verbinding tussen de twee teams. ‘We werken onder één dak samen’, zegt De Vries-Besselink. ‘Dan is het extra belangrijk om goed te snappen wat de ander beweegt.’
Werken aan minder verspilling
Zo zijn de bedrijfsvoering van het hotel en het trainingsbureau op meerdere manieren met elkaar verweven. Een ander voorbeeld is dat de keuken van Hotel De Bilderberg op het ritme van Bureau Zuidema is ingericht. Baur: ‘House of Influence ontvangt veel terugkerende gasten die we niet elke keer hetzelfde willen serveren. Daarom roteren onze menu’s. De cyclus van Bureau Zuidema is daarbij leidend; andere conferentiegasten liften daarop mee.’
Bureau Zuidema profiteert dan weer van het door het hotel ontwikkelde nieuwe foodconcept ‘Heerlijk & Eerlijk’, dat is gericht op het verlagen van de CO2-voetafdruk en het tegengaan van voedselverspilling. ‘Onderdeel van dit concept is dat we meer met regionale producten, zoals Remeker-kaas, en groenten uit het seizoen zijn gaan koken’, legt Baur uit. ‘Bij onze broodjeslunch serveren we standaard twee broodjes per persoon. We vragen liever of gasten nog iets extra’s willen, dan dat we te veel klaarmaken en dat moeten weggooien.’
Met behulp van Orbisk, een AI-meetsysteem voor professionele keukens, houdt het hotel nu bij wat er aan voedsel in de kliko verdwijnt. Baur: ‘Die data hebben ons geholpen om de verspilling van voedsel onwijs terug te dringen, tussen 2021 en 2023 gemiddeld met bijna 60 procent.’
Daar plukt ook Bureau Zuidema de vruchten van. De Vries-Besselink: ‘Ons publiek verwacht van ons dat we rekening houden met duurzaamheid. Als je daar als organisatie niets mee doet, sta je sowieso met 1-0 achter.’
Zelfs reviews delen
De onderlinge verwevenheid is ook goed terug te zien bij het gedeelde reviewproces, waarbij Bureau Zuidema beoordelingen ophaalt over de trainingen en Hotel De Bilderberg over het verblijf. Die reviews worden integraal met elkaar gedeeld. De Vries-Besselink: ‘Onze gemiddelde deelnemersbeoordeling is een 4,8 op een schaal van 5.’
Het uitwisselen van feedback van gasten helpt de partners om de koers aan te scherpen. Net als de vele contactmomenten. ‘We hebben een dagelijks overleg over het programma en wat we die dag van elkaar verwachten’, vertelt Baur. ‘Daarnaast hebben we een wekelijks overleg om terug te blikken op wat goed en minder goed is gegaan, en een maandelijks overleg waarin we de doelen met elkaar bespreken: waar willen we naartoe?’
Die structurele contactmomenten dragen bij aan de sterke vertrouwensrelatie, zeggen ze, net als duidelijkheid en aandacht voor elkaar. Nu de samenwerking het tienjarig jubileum nadert, komen ook de gesprekken voor de periode 2027-2032 in beeld. De Vries-Besselink: ‘Het komende jaar gaan we samen bekijken wat goed werkt en wat minder, zoals we dat tot nu toe altijd hebben gedaan, en wat nodig is om nog eens tien jaar zo succesvol met elkaar samen te werken.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
Bilderberg
Wat is het doel van jouw bijeenkomst? Die vraag is ons uitgangspunt. Want afhankelijk van het doel, bieden wij de juiste ruimte: creatief en inspirerend voor een brainstorm, rustgevend en in het groen voor een heisessie of midden in de bruisende stad. Aan alles is gedacht; goede koffie, energieke maaltijden en de perfecte vergaderruimte. Zo kun jij je volledig richten op de strategie en inhoud. Wij regelen de rest. Want soms gebeurt wat goed is voor je bedrijf, juist buiten je bedrijf.
Naar partner
