Zó haalt Peter Appel Transport enorme businessvoordelen uit slimme data-analyse

Business- en data-analist Gert-Jan Neeft geeft het toe: het werkt verslavend. Fraaie dashboards die hij zelf in kan stellen om antwoorden te krijgen op gerichte vragen. Vragen die hem inzicht verschaffen in processen en samenhangen. Desgewenst deelt hij de dashboards met collega’s binnen Peter Appel Transport (1200 medewerkers) en met klanten, om er samen beter van te worden. Naar een IT-medewerker stappen om een rapportage te laten maken, die dan weer een paar keer terugkomt met vragen en misverstanden? Verleden tijd – al is een IT-afdeling natuurlijk nog altijd een belangrijke ondersteuning bij het verzamelen en veiligstellen van data.

Inlezen

Datasets zijn eenvoudig in te lezen vanuit Excel-files of databases, eigenlijk waar dan ook vandaan. Neeft ziet steeds meer mogelijkheden, dankzij beschikbare informatie en door de updates van de leverancier die altijd doorgaan. Zo wordt de voorspellende waarde almaar groter. Sinds 2011 is Neeft bezig de mogelijkheden te verkennen. ‘Binnen twee avonden had ik destijds de eerste resultaten al op het scherm.’

Klanten

Peter Appel Transport is specialist in temperatuur-gecontroleerd transport – vooral van levensmiddelen maar ook non-food producten – door heel Nederland vanuit veertig standplaatsen. Klanten bevinden zich in de sectoren foodretail en foodservice.

Soorten data

Met wat voor data werkt Gert-Jan Neeft – die een logistieke opleiding heeft gevolgd – dan eigenlijk? ‘We hebben bijvoorbeeld data van opdrachten zelf en ook van de uitvoering: waren we op tijd op de bestemming of hoeveel te vroeg dan wel vertraagd? Data komt ook van de voertuigen, denk aan brandstofverbruik. Dan zijn er de mensen die uren maken. Er zijn financiële gegevens, er is onderhoud. Je kunt dit alles overzien, dan kijk je dus terug.’

Het mooie is dat Neeft met behulp van de gegevens van het verleden nu kan voorspellen wat bijvoorbeeld het aantal benodigde arbeidsuren in de komende periode gaat worden. ‘Ik kan dan efficiënt organiseren en een goed tactisch plan vormgeven: voldoende mensen, voertuigen en volume, niet te veel en niet te weinig. Predict and prepare zeggen ze wel, je bereidt operaties voor. Dan kom je op het terrein van de business.’

Vroeger

Hij werkte altijd al met data, maar aanvankelijk had Gert-Jan Neeft alleen Excel ter beschikking. ‘Ook een mooi programma natuurlijk. Het voorspellende deel kon daarmee niet, we hadden wel inzicht in het verleden waar we ons voordeel mee konden doen. Maar door de steeds grotere hoeveelheden data liepen we tegen grenzen aan. Bovendien kon je maar met één persoon tegelijk in een bestand. Tegenwoordig kun je met hele volksstammen tegelijk naar de analyse kijken.’

Externe invoer

Niet alleen data van intern zet hij in, ook van buitenaf komen ze. Neeft: ‘Klanten geven orders en planningen door waarmee wij moeten werken. Grote retailers doen dat bijvoorbeeld. Hoeveel ritten, welk moment van de dag of week, welke bestemmingen, welke volgorde – dat analyseren wij zodat we er op zo efficiënt mogelijke manier mee verder kunnen. Ook de klant helpen we om inzicht te krijgen in zijn planproces. Dan kan hij het in de toekomst weer een stukje beter doen. In het voordeel van alle betrokkenen.’

Businessvoordelen

Er is heel veel mogelijk met de tools van de platform analytics-aanbieders. Complexe, diepgaande  berekeningen, interactiviteit, toegankelijkheid. Neeft: ‘Afgelopen jaren hebben we absoluut veel businessvoordelen gehaald uit data-analyse. Deels zijn die te meten, aan de andere kant kun je nu eenmaal niet overal een waarde aan hangen. Er zijn dingen veranderd en de gunstige gevolgen daarvan zie je niet alleen in euro’s, maar bijvoorbeeld in kortere wachttijden, minder leeggereden kilometers…’

De aanpak geeft Peter Appel Transport onderscheidend vermogen ten opzichte van andere vervoerders en logistiek dienstverleners, zegt hij. ‘We lopen echt op de troepen vooruit.’

Data-driven

En de toekomst? Je bent nooit klaar, zegt Neeft. ‘We zijn als organisatie bezig steeds meer data-driven te worden. We zijn het dus al, maar het kan naar een hoger niveau. Meer beslissingen nemen, in meer afdelingen, op basis van inzichten die je krijgt dankzij metingen. Neem de schade-analyse. Waar, op wat voor tijdstippen, bij welke omstandigheden is er schade gereden? Daar kun je veel uithalen. Dan geef je medewerkers bijvoorbeeld gericht training om bepaalde handelingen anders uit te voeren. Of je past een planning aan om de kans op schade te verkleinen.’

Peter Appel Transport is koploper, maar, zegt Neeft, ‘we zijn er nog lang niet. Er is nu alweer meer functionaliteit dan een jaar geleden, zoals spatial analytics, analyses op kaartmateriaal. Dat kan rechtstreeks ingelezen worden. De leverancier bouwt zijn product steeds uit, mede met behulp van de ideeën die van gebruikers komen. Dat doen ze goed.’