Jaarlijks wordt 5 procent minder geprint. Lastig, als je in de printerbusiness zit. Het 100 jaar oude Veenman zag op tijd dat het roer om moest en stortte zich op ‘Integrated Document Management’. Met succes. ‘Wij kijken nu waar in de documentenstroom nog efficiencywinst te halen valt.’
Best practice van Management Team + Veenman
Het Rotterdamse Veenman leverde 10 jaar geleden nog printers van verschillende merken aan het midden- en kleinbedrijf. Maar nu het documentenverkeer zich grotendeels online afspeelt, zit in die business weinig groei meer. ‘We zagen het printvolume jaarlijks met 5 procent afnemen, terwijl de hoeveelheid informatie elke 2 jaar verdubbelt’, vertelt directeur Dirk Olivier (rechts).
Die informatie werd de nieuwe hoop voor Veenman. Het probleem werd een kans. Hoe vaak gaat een document heen en weer via de mail, naar de cloud en vervolgens naar een dossier op de server? En staat daar nu wel de defi nitieve versie? Veenman besloot zich te specialiseren in dit soort document- en informatiestromen, ook wel Integrated Document Management (IDM) genoemd.
Onnodig complex
Om dat nieuwe businessmodel te laten slagen, moest er intern wel veel veranderen. Veenman leverde scan-, copy- en printmachines (‘multifunctionals’) op basis van vaak langlopende contracten. Olivier: ‘Om klanten te kunnen helpen, moesten we zelf ook flexibeler worden. In crisistijd is het voor ondernemers soms prettig te kunnen downsizen. Een cost-per-usemodel is vaak geschikter dan een lang contract. Bovendien kunnen wij samen met die klant kijken waar in de documentenstroom nog meer efficiency te halen is.’
Als voorbeeld noemt Olivier een ziekenhuis dat zijn dossiers ging digitaliseren, maar daar geen search engine bovenhing. Zo werd het juiste dossier terugvinden vrijwel onmogelijk. ‘Als je dat vanaf het begin niet goed inricht, wordt het later moeilijk er structuur in te brengen. Dan bouw je onnodig complexe systemen. Wij kunnen zorgen voor een infrastructuur die de scans direct in een online dossier zet en zorgt dat ze vindbaar zijn.’
Kennis aantrekken
Het nieuwe businessmodel betekent dat Veenman is veranderd van verkoop- naar kennisorganisatie. Hoe doe je dat? Marketingmanager Peter Branbergen (links): ‘We hebben veel geïnvesteerd in kennis en in het aantrekken van de juiste competenties. Iedereen hier heeft een andere manier van denken moeten aanleren. Voor de een is dat vanzelfsprekender dan voor de ander. Maar we bestaan al bijna 100 jaar, dus we zijn gelukkig wel een beetje gewend ons te moeten aan passen aan veranderende marktomstandigheden.’
