Pieter Zwart van Coolblue zocht een personal assistant en schreef de volgende vacaturetekst: ‘Zonder plan verpietert ik. Als jij het niet inplant, vergeet ik te lunchen. Als jij niet verzint dat ik naar de kapper moet, loop ik er na een paar maanden bij als een holbewonert. Niemand (ook ik niet) plant iets in zonder jouw toestemming’.
Dit bewijst: managers en CEO’s zijn stuurloos zonder goede managementondersteuners. Vaak zijn zij de drijvende kracht in de organisatie, de olie in de machine. Net als ieder ander vinden officemanagers het leuk om waardering te krijgen voor het werk dat ze doen.
‘Toch merk ik dat deze groep nog wel eens over het hoofd wordt gezien. Dat mag echt niet gebeuren’, zegt Marieke de Vlieger stellig. Als HR-manager bij Greetz, het online platform voor persoonlijke verrassingen, merkt zij dat veel van het werk van officemanagers onzichtbaar is. ‘Als alles lekker loopt, weten ze je niet te vinden. Als het niet goed gaat, dan wel. Officemanagers zijn vaak de stille kracht op de werkvloer.’
Eén keer per maand
‘Waardering vinden medewerkers vaak belangrijker dan het aantal euro’s dat ze ermee verdienen’, weet Hans van der Spek, directeur kenniscentrum HRM bij Berenschot. De Vlieger beaamt dat: ‘Als je waardering krijgt, voel je dat je het ergens voor doet. Je wordt gezien.’
De ‘ontvanger’ wordt ermee bevestigd in zijn of haar gedrag. In die zin is waardering ook een instrument om in te zetten, om te zorgen dat iemand dat gedrag voortzet. Dus: wees niet bang om je medewerkers een compliment te geven.
Andersom moet je het ook niet te vaak doen. Gemiddeld één keer per maand je waardering oprecht uitspreken is een goed gemiddelde.
Waardering in de praktijk
In de praktijk denken veel managers dat ze op dit vlak al goed bezig zijn. Zo blijkt uit onderzoek van Deloitte dat 80 procent van het senior management denkt dat ze minimaal één keer per maand hun waardering tonen. Maar de werknemers denken daar toch echt anders over. Slechts 22 procent van de werknemers is het daar namelijk mee eens. Werk aan de winkel dus.
Maar hoe toon je die extra waardering? 9 tips hoe je jouw officemanager op een verrassende, creatieve manier extra aandacht geeft en wat jou dat oplevert.
1. Thank you en Merci
In stilte dankbaar zijn, daar heeft niemand wat aan, zei de Amerikaanse schrijfster Gertrude Stein al. Dus waarom zeg je niet gewoon ‘Thank you’, ‘You rock’, of ‘You’re awesome’. Maar dan via handzeep, lotion of kaarsen waar deze teksten op staan.
Uit het Nationaal Onderzoek ter Verbetering van Organisatie Resultaten (NOVOR) blijkt dat personeel vooral zijn biezen pakt omdat ze zich niet gezien voelen door de leidinggevende. Daar val jij uiteraard niet onder als je dit doet.
2. Creatieve workshop
Advocatenkantoor Baker & McKenzie in Nederland bedankte zijn officemanagers op een leuke manier. Ze kregen flitsworkshops aangeboden, waaronder eentje in handlettering. Hierbij leer je letters tekenen in allerlei vormen en maten. Supercreatief.
Uiteraard zijn er ook meer dan genoeg werkgerelateerde cursussen, zoals persoonlijke groei, mindfullness en timemanagement. Maar misschien is het leuker als je je secretaresse een workshop cadeau geeft die juist niets met werk te maken heeft, maar aansluit bij de persoonlijke interesses.
3. Zichtbaar waarderen
Naast dat het verstandig is geregeld je waardering te tonen, is het ook belangrijk dat het team dit ook ziet. Dat betekent dat je niet vlak voor ze de deur uitloopt haar nog een presentje in de hand duwt, maar dat je er tijdens de koffiepauze bij stilstaat. Of – bij echt belangrijke momenten – bijvoorbeeld tegelijkertijd een gepersonaliseerde taart aanbiedt, zodat het hele team meegeniet van dit heugelijke moment en echt begrijpt hoe belangrijk de officemanager voor jou (en het team) is.
Een goed voorbeeld van hoe je het hele kantoor laat zien dat je het (onzichtbare) werk van de officemanager waardeert, komt van Greetz. Tijdens een Secreteressedag dekte Greetz een apart tafeltje voor de officemanagers, met een compleet champagneontbijt. De Vlieger: ‘Zo zeggen we vanuit de organisatie: we zien jullie en we zijn blij dat jullie er zijn.’
4. Maak het persoonlijk
Persoonlijke aandacht voor je werknemers zorgt ervoor dat ze beter presteren. Onderzoekers van de Britse Universiteit van Warwick merkten dat werknemers tot 20 procent méér werk verrichten, als ze lekker in hun vel zitten. Met andere woorden: tevreden medewerkers zijn productiever.
Je kent jouw secretaresse misschien al jaren. Dan weet je ook waar diegene van houdt. Als ze graag kookt, geef je een kookboek cadeau. De chocoladeliefhebber geef je een dikke reep chocolade, en degene die op zaterdagochtend altijd bloemen op de markt haalt, krijgt een mooie bos bloemen.
Je kunt jouw cadeautje van een extra persoonlijke touch voorzien door een wens en/of foto van de werknemer op de verrassing te plaatsen. Of door het in te laten pakken met jouw eigen unieke cadeaupapier.
Volgens De Vlieger (Greetz) is een – persoonlijke – boodschap belangrijker dan het product. ‘Zonder context is een cadeautje niet leuk’, aldus De Vlieger. Dus geef een presentje als een medewerker een bijzondere prestatie heeft geleverd, of veel overuren heeft gedraaid. ‘Mijn eigen team geef ik met Kerstmis een cadeautje. Een leuk kaarspakketje, een mooi beautyproduct.’
Het hoeven geen enorme dingen te zijn, aldus de HR-manager, als het maar persoonlijk is. ‘Zo schrijf ik bij ieder teamlid een terugblik op het afgelopen jaar, wat er is bereikt. Een persoonlijke boodschap laat zien dat ik ze waardeer.’ Haar devies: als je een presentje geeft, laat dan zien dat je er aandacht aan hebt besteed, dat je erover hebt nagedacht. ‘Anders doet je gebaar niet veel goed.’
5. Ga op koffiedate
Mocht je je officemanager beter willen leren kennen, ga dan eens op koffiedate. Sta stil bij jullie samenwerking en neem de tijd om vragen te stellen waar je normaal niet de tijd en rust voor hebt. Bijvoorbeeld: waar krijgt hij of zij energie van? Wat kan er beter als het gaat om jullie samenwerking? Of is er iets wat hij of zij aan jou wil vragen?
6. Vertel het de wereld
Ben je blij met je officemanager? Geef diegene dan eens een compliment op Facebook, Twitter of LinkedIn. Of zend een ingezonden brief naar de krant waarin je zegt hoe onmisbaar jouw ondersteunend personeel is, en dat die elke dag waardering verdienen, zoals dit lokale bestuursorgaan deed.
7. Lekker kneden
‘Voel ik daar een knoop?’ Niets is heerlijker na (of tijdens) een lange werkdag dan een goede massage. Daarvoor hoef je je kantoor niet uit. Huur een stoelmasseur in die jouw personal assistant loskneedt. Geef hem of haar dat verdiende relaxmomentje.
Gelukkige medewerkers zijn de sleutel tot het succes van je bedrijf, wisten we al. Blije mensen zijn productiever. Ze melden zich bijna 5 dagen minder ziek dan iemand die zich niet happy voelt op de werkvloer, aldus onderzoekers van TNO.
8. Over-the-top
Technologiebedrijf SendCloud hoopt zijn officemanagers en overige personeel aan zich te binden door onder meer over-the-top vrijdagmiddagborrels te organiseren. Daarbij horen onder meer Nerf Gun-wedstrijden, carnaval, en disco op het dakterras.
Maar het kan altijd gekker en origineler. Hipsters kunnen bij Dropbox ter plekke hun snor laten bijpunten in de Dropbox-kapperszaak. En vrouwelijke medewerkers van Apple en Facebook mogen op kosten van de zaak hun eicellen laten invriezen.
9. Vrijheid
Waar Dropbox medewerkers helpt bij privézaken (zie tip 8), toon Netflix haar waardering in de vorm van vrijheid. Reed Hastings, co-founder en CEO van Netflix legt uit: ‘Ik probeer zo weinig mogelijk beslissingen te nemen. Soms neem ik een heel kwartaal lang geen enkele beslissing.’
Dat doet hij door elke werknemer de mogelijkheid en verantwoordelijkheid te geven om zelf te beslissen wat er moet gebeuren. ‘We geloven dat mensen het beste uit zichzelf kunnen halen wanneer ze vertrouwen en vrijheid krijgen, en de mogelijkheid hebben om het verschil te maken.’ En doordat medewerkers zich serieus genomen voelen en als gelijke worden behandeld, zetten ze zich volledig in voor het bedrijf. Ook een cadeau-idee.
De kracht van herhaling
Uiteindelijk komt het allemaal neer op het w-woord. ‘Ik ben vooral blij met de waardering die ik krijg voor mijn werk,’ aldus Jolanda Maasakkers, secretaresse van het Jaar 2018 en werkzaam bij SDK Vastgoed. Secretaressedag vindt ze dan ook een ‘hartstikke mooie dag. Als secretaresse heb je een verbindende rol in het bedrijf, maar je acteert altijd in de coulissen. Nu sta je zelf een keer in het zonnetje.’
Maar zoals met alles zit de kracht in de herhaling. Het is dus prima dat je een keer uitbundig en over de top jouw waardering uitspreekt, maar als je dat slechts één keer per jaar met secretaressedag doet zet dat niet veel zoden aan de dijk. Laat geregeld zien dat je je officemanager waardeert. En dat kan ook al met een klein gebaar, als het maar oprecht is.
Meer lezen over klant- en werknemersrelaties versterken?
