Iedere werkdag reizen miljoenen mensen naar en van hun werk. Met de auto, het OV of op de fiets. Dat leidt tot veel irritaties. 3 tips om dat leed voor uw medewerkers te verzachten.
Best Practice van Management Team en Workaway
De files, treinvertragingen en regen kunt u niet oplossen. Maar u wilt ook voorkomen dat waardevolle medewerkers hun heil dichter bij huis zoeken om de lange reistijd te omzeilen. En dus heeft u er belang bij het zakelijk reizen zo aangenaam en makkelijk mogelijk te maken. 3 Tips:
1. Veel reistijd
De een staat urenlang in de file, de ander mist zijn trein, een derde is totaal verregend. Gefrustreerd en vermoeid komen ze aan op kantoor – veel te laat bovendien. Die ergernis komt hun productiviteit niet ten goede. En na de lunch begint iedereen alweer buienradar, de file- of treinapp te controleren. Weg prestaties en goed humeur.
Tip:
Heeft u enig idee hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan woon-werkverkeer? En weten ze het überhaupt zelf wel? Begin met het inzichtelijk maken van de reistijd. Kijk vervolgens samen hoe dit omlaag kan. Bijvoorbeeld door thuiswerken toe te staan en flexibele werktijden te faciliteren. Daardoor kunnen medewerkers een stuk efficiënter reizen, waardoor ze met meer plezier aan het werk gaan.
2. Gebrek aan flexibiliteit
Met de leaseauto naar een afspraak in hartje Amsterdam, terwijl je collega met zijn OV-abonnement een afspraak in Lutjebroek heeft. Het zou uiteraard veel makkelijker zijn als ze van vervoersmiddel hadden geruild voor deze afspraak. Maar ze krijgen nu eenmaal alleen hun ‘eigen’ vervoersmiddel vergoed.
Tip:
Stop met hokjesdenken. Een OV-reiziger wil soms autokilometers kunnen declareren, de leaserijder ziet soms liever zijn treinkaartje vergoed. In veel bedrijven is dat onmogelijk. Stap van dat strikte beleid af en bied de mogelijkheid flexibel te reizen. Dat verhoogt niet alleen de tevredenheid en productiviteit, het vermindert ook de reistijd. Nog makkelijker: een mobiliteitsbudget. Daarmee kiest elke medewerker zelf wat de snelste en voordeligste manier is om te reizen.
3. Declaratiegedoe
Elke maand klinkt vanaf menig bureau: ‘waar zijn mijn bonnetjes?’ En ‘waar was ik vorige week maandag ook alweer?’ Juist, tijd voor de declaraties. Met de routeplanner uitrekenen hoeveel kilometers je gereden hebt, een uitdraai maken van de OV-reizen en de bonnetjes verzamelen die je overal en nergens hebt bewaard. Medewerkers zijn daarmee veel tijd kwijt en declareren bovendien lang niet alles, wat tot nog meer frustratie leidt.
Tip:
Maak het de medewerkers makkelijker te declareren. Koppel bijvoorbeeld het declaratieproces aan de rittenregistratie en laat bonnetjes via de mobiel inscannen. Erg ingewikkeld hoeft dit systeem niet te zijn. Bedrijven als Workaway bieden zo’n dienstenpakket kant en klaar aan, onder de noemer Reisbalans.
Lees ook:
5 redenen waarom slim declareren loont
