Realtime inzicht: nooit meer varen op intuïtie alléén

Ook ondernemer Henk Kok, eigenaar van de IT-bedrijven XABLU en Perrit, loopt geregeld tegen zakelijke beslismomenten aan. Is deze voorgenomen investering verstandig? Hebben we op dit moment de ruimte om ons personeelsbestand uit te breiden? Is dit het juiste moment om die ene nieuwe dienst te introduceren, of kunnen we beter nog even wachten?

‘Als je op het punt staat om een zakelijke beslissing te nemen, wil je het liefst zo snel mogelijk inzicht krijgen in de actuele stand van zaken op financieel gebied’, aldus Kok.

Dat actuele inzicht haalt Kok uit zijn boekhoudplatform, vertelt hij. ‘Met ons vorige boekhoudpakket was het lastig om snel écht goed scherp te hebben wat nu de actuele cijfers zijn; dat vergde al met al nog behoorlijk wat handmatig uitzoekwerk. Nu zie je via het dashboard in één oogopslag hoe je er in financiële zin voor staat qua omzet, rendement en cashflow.’

Cashflow

Met name dat realtime inzicht in de cashflow is voor Kok een belangrijk sturingsinstrument, vertelt hij. ‘Uiteindelijk draait ondernemen – in elk geval voor mij – om één belangrijke vraag: heb je op dit moment voldoende middelen in kas om bepaalde uitgaven te doen? Of kun je beter nog even wachten met oog op grote crediteuren en/of belastingen?’

‘Neem de zomerperiode, dat is voor veel ondernemers een ingewikkelde periode qua cashflow. Je hebt net vakantiegeld uitbetaald en loonbelasting afgedragen, dus je financiële buffer is kleiner geworden. Ook zijn veel klanten in deze periode op vakantie, waardoor het soms wat langer duurt voordat je je geld binnenkrijgt. Daar komt nog bij dat we met Perrit ook veel maandelijkse en jaarlijkse abonnementsdiensten verkopen. Deze wisselende vormen maken de omzet tot op zekere hoogte onvoorspelbaar.’

Beter sturen

‘Tegelijkertijd is de zomer vaak ook weer een goede periode om nieuwe collega’s aan te nemen, maar die leveren in het begin nog niet zoveel op; de kosten gaan dus voor de baat uit. Kortom: qua cash is dit een lastige periode. Maar dankzij realtime inzicht kunnen we daar nu veel beter op sturen. Het systeem helpt je bovendien om het beste moment te vinden om een betaling uit te voeren met het oog op een gezonde cashflow.’

Beter doordachte beslissingen

Als implementatieconsultant implementeert Nico Neppelenbroek Yuki-software en optimaliseert hij bestaande financiële administraties. Ook hij gebruikt realtime inzicht, vertelt hij. ‘Ik merk dat ondernemers met realtime inzichten beter doordachte beslissingen nemen.’

‘Een voorbeeld: een ontwerpbureau dat ik administratief ondersteun, twijfelde aanvankelijk over de aanschaf van een nieuw digitaal systeem voor capaciteitsplanning. De investering loog er ook niet om; een nieuw systeem zou al snel zo’n vier- à vijfduizend euro kosten. Dankzij inzichten uit het boekhoudpakket zagen we echter meteen dat er, op basis van de historische omzetontwikkeling en de daaruit voortvloeiende prognoses voor het lopende jaar, voldoende financiële ruimte was voor zo’n investering. Dat zorgde voor veel rust en uiteindelijk voor een weloverwogen beslissing.’

Gericht ingrijpen

Dat levert niet alleen rust op, maar bespaart ook tijd. Die tijdwinst is ook voor Henk Kok een belangrijk voordeel van het werken met realtime inzichten, vertelt hij. ‘Doordat je voortdurend weet hoe je administratie ervoor staat, kun je veel gerichter ‘ingrijpen’ als er nog zaken ontbreken of bijgewerkt moeten worden. En de cashflow hielden we – voordat we op dit systeem overgingen – zelf bij in een Excel-document. Dat was veel bewerkelijker.’

Discipline

Maar, waarschuwt Kok: je zult nog altijd zelf de administratie goed moeten bijhouden. ‘Een tool als deze helpt je enorm, maar je moet ook wel zelf blijven nadenken. Als je de administratie niet geregeld bijwerkt, kan het systeem natuurlijk ook niet de juiste realtime inzichten oplepelen. Je eigen discipline hierin is en blijft essentieel. Daarbij helpt het uiteraard wel dat je voortdurend op aandachtspunten gewezen wordt.’

Transparantie

Naast tijdwinst is ook de toegenomen transparantie volgens Kok een groot voordeel. ‘Het is iedereen duidelijk hoe bepaalde cijfers tot stand komen. Je praat kortom vanuit hetzelfde inzicht en vanuit dezelfde cijfermatige basis. Dat maakt het een stuk gemakkelijker om onderling óver die cijfers te praten en samen te komen tot een onderbouwde beslissing. Vroeger was boekhouden iets voor de accountant of boekhouder alléén en moest je maar vertrouwen op zijn of haar oordeel.’

Meer tijd voor klanten

Dergelijke tools voeren geautomatiseerde controles uit en nemen onnodige handelingen, dus blijft er voor de ondernemer zélf meer tijd over voor zijn of haar klanten, benadrukt Nico Neppelenbroek tot slot. ‘Niemand begint een bedrijf om de administratie te doen. Dan is het des te fijner als je werkt met een systeem dat je de boekhouding zoveel mogelijk uit handen neemt en dat je óók nog eens voortdurend de juiste weg wijst.’