Succesvol hybride werken, zo lukt het

Er zijn het afgelopen jaar verschillende onderzoeken gedaan en hieruit blijkt: werknemers willen ook na corona hybride blijven (of gaan) werken, met een mix van thuiswerken en naar kantoor gaan. De ideale verhouding verschilt per werknemer en per onderzoek, maar gemiddeld verwacht ongeveer de helft van de medewerkers vaker thuis te werken.

De ontwikkeling van online en hybride werken is weliswaar versneld door corona, maar speelde al langer. Ook voor (en na) corona geldt voor veel medewerkers een omslag van een ‘job voor life’ naar een vluchtigere arbeidsrelatie en minder verbinding met het bedrijf waar ze werken. Hybride werken is en blijft daarom een strategisch thema en dus punt van aandacht op directieniveau. Het is nu zaak om aandacht te besteden aan de betrokkenheid van die hybride werkende medewerkers.

Getting things done

De operationele kant van het thuiswerken hebben we onder de knie. De IT-omgeving is ingericht, de Teams en Zoom-etiquette is bekend en het delen van bestanden gaat soepel. Je medewerkers zijn aan het werk. Maar we zijn een jaar verder, de verbondenheid met kantoor en collega’s vervliegt. Dit kan zorgen voor een hoger verloop, lagere productiviteit en dus een lagere winstgevendheid.

We missen sociaal contact en teamspirit, maar komen in ons werk ook niet verder. Kennisdeling, vooral tussen teams, en innovatie drogen op. De thinking about things-kant van het werk heeft erg te lijden onder het thuiswerken. Dit is ook niet zomaar opgelost als mensen weer een paar dagen op kantoor gaan werken, elk volgens zijn of haar eigen schema. Het is hoog tijd om aandacht te besteden aan je medewerkers, en aan hun verbinding met de organisatie.

Generatieve samenwerking

Ella Hafermalz van het KIN Center for Digital Innovation van de VU maakt de vergelijking met het theater. Op het podium wordt de show uitgevoerd, dat is het dagelijkse werk. Hier werken de acteurs operationeel samen. Maar in de coulissen vindt de generatieve samenwerking plaats: hier praten de acteurs na over de show, over het publiek, over de crew. Zo creëren ze verbinding tussen elkaar én met de show, ofwel het dagelijkse werk. Deze twee vormen van samenwerking bevinden zich ook op jouw werkvloer, of dat nou een kantoor is of een industriële omgeving. Online vallen deze persoonlijke ontmoetingen weg. Dat vermindert de generatieve samenwerking en dus de betrokkenheid, kennisdeling en innovatiekracht.

Een andere uitdaging bij online en hybride werken valt op wanneer nieuwe medewerkers starten. Een goede onboarding is belangrijk om mensen zo snel mogelijk in te werken en thuis te laten voelen in je organisatie. Het gaat dan niet alleen om de documenten die je de nieuwe collega doorstuurt. Maar je moet je medewerker ook helpen met vragen als: hoe land ik in de groep, in het bedrijf en in het team? Met wie maak ik connecties? Hoe leg ik een netwerk aan binnen het bedrijf en hoe krijg ik verbinding? Uiteraard geldt hetzelfde als medewerkers starten in een nieuwe afdeling of rol.

Verbinding

Succesvol hybride werken binnen jouw organisatie begint bij het verbinden van communicatie en HR. Vaak is de interne communicatie-afdeling vooral bezig met informeren en zenden. De coronaregels, huishoudelijke mededelingen en ontwikkelingen binnen het bedrijf worden via een intranet gedeeld met het personeel. De HR-afdeling is traditioneel juist bezig met de individuele medewerker: onboarding, persoonlijke ontwikkeling en offboarding. De combinatie tussen deze afdelingen is goud waard, om verbindingen te leggen en betrokkenheid te vergroten. Niet voor niets zien we een trend waarbij interne communicatie opschuift richting, en soms zelfs onderdeel wordt van HR.

Gebruik een sterk platform

Tweerichting communicatie faciliteer je met een sterk communicatieplatform. Een intranet kan daar een voorbeeld van zijn, al is dat vaak meer operationeel ingestoken, bijvoorbeeld als onderdeel van een digital workspace. Verbinding en generatieve samenwerking vinden daarom steeds vaker plaats naast een bestaand intranet, in een interne community of medewerkerapp.

Op zo’n intern communityplatform draait het om kennisdelen en ideeën uitwisselen, over afdelings- en teamgrenzen heen. Dat kun je als organisatie actief aanjagen met bijvoorbeeld:

• Thematische challenges, om discussie te stimuleren en ruimte voor input te bieden
• Periodieke enquêtes en tevredenheidsonderzoeken
• Continue onboarding, om nieuwe medewerkers snel in de community (en in de organisatie) te integreren en bestaande medewerkers mee te nemen in verandering
• Persoonlijke ontwikkeling, want leren doe je vooral van elkaar

Betrek met Plek

Het snelgroeiende Nederlandse bedrijf Plek biedt een communityplatform waarbij je de medewerker centraal kunt zetten. Daarnaast begeleidt Plek uitgever Mediahuis, het Amsterdam UMC, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en inmiddels 250 andere klanten met het verbinden van hun medewerkers en vergroten van de betrokkenheid. Rik Mulder, oprichter van Plek, vertelt: ‘De tools voor de dagelijkse werkzaamheden werken fijn, maar zijn gericht op het werk, niet op de medewerker. We hebben Plek gebouwd rondom de vraag van die medewerker: hoe wil ik interacteren met het bedrijf?’

Openheid en veiligheid

Tenslotte is openheid en veiligheid een belangrijke succesfactor voor betrokkenheid. Faciliteer – zowel online als offline – een open en vertrouwde sfeer, zodat mensen zich veilig voelen om zichzelf te zijn en zich open te stellen voor verbinding. Zo’n open en betrokken cultuur bereidt jou tevens voor op een nieuwe generatie medewerkers, die willen geloven in het bedrijf waar ze werken en dus openheid en vertrouwen van je verlangen. Rik Mulder: ‘We hebben gezien dat werken op afstand goed mogelijk is. Maar medewerkers missen contact. Er kan veel meer als je een sfeer van vertrouwen en optimisme creëert.’