Het is 10:15 uur. Sarah loopt voor de derde keer langs meeting room 3B. Leeg, maar het lampje staat op rood: gereserveerd. Ze checkt de andere kleine vergaderruimtes. Ook leeg, ook gereserveerd. Haar videocall met het team in Londen begint over vijf minuten. Uiteindelijk belandt ze met haar laptop op de gang.
Een herkenbaar scenario volgens Van Veen van Jabra. ‘Dit gebeurt dagelijks op kantoren, over de hele wereld. Uit onze Small Meeting Rooms Study blijkt dat 94 procent van de werknemers kleine vergaderruimtes gebruikt voor hun belangrijkste werk. Maar die ruimtes zijn vaak niet beschikbaar óf niet goed uitgerust met videovergaderoplossingen.’
Er zijn verschillende scenario’s waarbij kleine vergaderruimtes niet optimaal worden benut, waardoor medewerkers niet efficiënt kunnen samenwerken. Hieronder bespreken we de meest voorkomende situaties.
Scenario 1: De fantoomreservering
Andere veelvoorkomende scenario’s: medewerkers boeken standaard een ruimte voor tien personen, ook al zijn ze maar met z’n vieren. Of ze reserveren voor een uur, maar zijn na dertig minuten klaar. De ruimte blijft dan onnodig bezet. De oplossing ligt in slimme data-analyse.
‘Intelligente videocamera’s zoals de Jabra PanaCast kunnen met behulp van people count monitoren of een ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt’, legt Van Veen uit. ‘Detecteert het systeem na tien minuten niemand? Dan wordt de ruimte automatisch vrijgegeven. Ook tools zoals de Jabra Scheduler maken het mogelijk om real-time te zien welke ruimtes écht beschikbaar zijn en deze direct te boeken.’
Deze data levert ook strategische inzichten op. ‘We zien dat ruimtes voor tien personen vaak maar door vier mensen worden gebruikt. Dan kun je overwegen die ruimte op te splitsen in twee kleinere ruimtes. Je moet dan uiteraard wel een extra wand plaatsen, maar zo maak je meer gebruik van het beschikbare aantal vierkante meters.’
Scenario 2: De technologie die niet meewerkt
Stel: je vindt eindelijk een vrije ruimte. Maar dan blijkt het niet altijd vanzelfsprekend dat alles werkt zoals je verwacht. De camera werkt niet, de audio kraakt, of er is helemaal geen videoapparatuur aanwezig. Uit Jabra’s onderzoek blijkt dat geen onrealistisch scenario is, omdat slechts één op de drie kleine vergaderruimtes is uitgerust met videoconferencingapparatuur.
‘Het gevolg zie je direct’, zegt Van Veen. ‘Teams kruipen met z’n allen achter één laptop, waardoor remote deelnemers niemand goed kunnen zien of horen. Of medewerkers gaan noodgedwongen op de gang videobellen — zonder privacy, en met storende achtergrondgeluiden, wat leidt tot ergernis bij collega’s.’
De technische oplossing moet vooral simpel zijn. ‘Je wilt met drie klikken je meeting starten, zonder gedoe’, zegt Van Veen. Daarna kunnen moderne AI-features het verschil maken. ‘Voice recognition die namen koppelt aan sprekers. Een correcte AI-transcriptie die meetings samenvat, actiepunten noteert én die punten vervolgens verdeelt onder de aanwezigen. Dát zijn tools die productiviteit direct verhogen.’
Scenario 3: De ongelijke meeting
Een derde probleem is subtieler maar minstens zo belangrijk: meeting inequity. ‘De persoon die thuiswerkt steekt twee keer zijn digitale hand op in Teams, wordt genegeerd, en denkt: laat maar zitten’, schetst Van Veen. ‘Vervolgens checkt diegene uit en gaat multitasken. Je verliest zo waardevolle input.’
De Visibility Effect Study van Jabra toont het belang van zichtbaarheid aan: medewerkers die goed in beeld zijn, tonen anderhalf keer meer focus en twee keer meer betrokkenheid. ‘Zichtbaarheid verhoogt de alertheid met 20 procent’, zegt Van Veen. ‘Daarom is goede videotechnologie cruciaal voor inclusieve meetings waar iedereen even belangrijk is, waar je ook werkt.’
‘Intelligente camera’s van Jabra zorgen ervoor dat automatisch iedereen in een overleg ook daadwerkelijk in beeld gebracht wordt. Elke persoon in de ruimte krijgt een eigen ‘tegel’, waardoor je automatisch meer gelijkheid creëert.’
Scenario 4: De onderschatte impact op welzijn
‘Als je iemand niet goed kunt horen, ga je onbewust harder praten’, legt Van Veen uit. ‘Je brein moet harder werken om alles te verwerken. Bij slechte audio moet je constant focussen, ruis wegfilteren, ontbrekende woorden invullen. Dat verklaart onder andere de vermoeidheid na een dag vol videocalls.’
De oplossing zit deels in betere apparatuur, maar ook in keuzevrijheid. ‘IT-managers bieden vaak dezelfde headsets aan voor alle medewerkers’, zegt Van Veen. ‘Maar de ene medewerker wil draadloos, de ander in-ear of over-ear. Als je niet luistert naar je mensen, belanden die headsets in de la. Dan wordt er gebeld met de laptopspeaker of consumenten-oortjes. Dat is zonde van de investering én slecht voor de gesprekskwaliteit.’
Waarom kantoren achterblijven
Hoe komt het dat deze scenario’s nog vaak voorkomen op kantoren? ‘Bedrijven werden tijdens de pandemie noodgedwongen om thuiswerkplekken te faciliteren’, analyseert Van Veen. ‘Videovergaderen werd de standaard. Maar nu zien we dat nog niet alle organisaties hun kantoren hebben meegenomen in die transitie naar hybride werken.’
Het is geen kwestie van alleen technologie kopen, waarschuwt hij. ‘Het is een mix van technologie, gedrag én cultuur. Je hebt een synergie nodig tussen IT, facility en HR. IT kijkt naar functionaliteit, facility naar ruimtegebruik, HR naar welzijn en inclusiviteit. Alleen samen krijg je het vliegwiel aan het draaien.’
De groeiende urgentie
De urgentie groeit, vooral met nieuwe generaties. Uit Jabra’s Gen Z Study blijkt dat flexibiliteit in werk voor deze generatie de belangrijkste factor is bij het kiezen van een baan. ‘Gen Z verwacht een kantoor dat minimaal zo goed is uitgerust als hun thuiswerkplek’, zegt Van Veen. ‘Als je dat niet biedt, verliezen organisaties talent.’
De impact van goede kleine vergaderruimtes is meetbaar. Volgens de Small Meeting Rooms Study gelooft 70 procent van de medewerkers dat ze zich comfortabeler voelen om ideeën te delen wanneer de vergaderruimtes beter zijn uitgerust. Driekwart zegt dat deze ruimtes betere teamdynamiek creëren en 65 procent genereert er hun beste ideeën.
Start klein, maar start wel
Van Veens advies is praktisch. ‘Begin met inventariseren. Gebruik data om te zien hoe ruimtes werkelijk worden gebruikt. Rust eerst een paar kleine ruimtes goed uit, meet het effect en rol dan verder uit.’
Maar technologie alleen is niet genoeg. ‘Het draait om adoptie. Neem medewerkers mee in meeting-etiquette, train ze in het gebruik van tools. Anders blijft die mooie technologie ongebruikt.’
‘Het is een investering in productiviteit, innovatie en werkgeluk’, concludeert Van Veen. ‘Organisaties die dit goed aanpakken, zien het verschil in meetings die op tijd starten, in betere samenwerking én uiteindelijk in hogere productiviteit. Kleine ruimtes verdienen grote aandacht. Want daar gebeurt het échte werk.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
Jabra
Jabra ontwikkelt audio-, video- en samenwerkingsoplossingen die professionals helpen beter te communiceren en samen te werken. Als onderdeel van de GN Group combineert Jabra 150 jaar aan kennis met innovatieve hardware en software om productiever vanuit elke locatie te werken.
Meer info
