Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Collega’s aanspreken, met deze 10 tips heeft het effect

Een collega die zijn afspraken niet na komt, stelselmatig te laat komt, tijdens een belangrijke vergadering gaat zitten Whatsappen of achter hun rug om andere collega’s zwart maakt. Zeggen we er wat van, of laten we het zitten?

collega's aanspreken
Getty Images
Je leest nu: Collega’s aanspreken, met deze 10 tips heeft het effect

Veertig procent van de Nederlandse managers zegt dat ze collega’s, medewerkers of de leidinggevende eigenlijk vaker zouden moeten aanspreken op hun gedrag. En 60 procent vindt dat zijn collega’s dat vaker zouden moeten doen.

We stellen lastige gesprekken uit. En als we het al doen dan zegt maar 20 procent in staat te zijn een blijvende gedragsverandering teweeg te brengen. De reden? We willen de werkrelatie goed houden, we zijn bang de ander te kwetsen of slecht te scoren op het volgende medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Collega’s aanspreken belangrijk voor de sfeer

Het zit niet in onze aard om elkaar ‘slecht nieuws’ te brengen. Dat vond Gytha Heins in haar onderzoek naar aanspreekgedrag in Nederlandse organisaties. Heins ondervroeg 500 managers online en sprak 31 leidinggevenden en commissarissen op verschillende niveaus in organisaties. Ze interviewde niet de minsten.

De uitspraken van onder meer Ingrid Thijssen (rvb Alliander), Rijkman Groening (ex-ABN Amro), Alexandra van Huffelen (directeur GVB), Piet van Vugt (ceo Pink Elephant , Jaap van Manen (verantwoordelijk voor de nieuwe Corporate Governance Code) en Wessel Ganzevoort (oud-topman KPMG) staan geanonimiseerd in het onderzoek.

Alle geïnterviewden zijn het erover eens dat collega’s aanspreken ongelofelijk belangrijk is. De redenen die ze daarvoor noemen zijn dat het belangrijk is dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt, dat het nodig is om te leren en om de sfeer in de groep te bewaken.

Te weinig aanspreekgedrag in de organisatie

Maar liefst 97 procent van de mensen die Heins sprak in het onderzoek, meldden dat er in hun organisatie te weinig wordt aangesproken. Een van de topmanagers zei zelfs: ‘Dat we elkaar niet aanspreken creëert een waan van ‘onaantastbaarheid’ aan de top, dit heeft ons bedrijf aan de rand van de afgrond gebracht.’

Aanspreken heeft een imagoprobleem.

Aanspreken heeft een imagoprobleem. Het merendeel van de leidinggevenden, commissarissen en adviseurs die Heins sprak gaf aan dat ‘collega’s aanspreken’ een negatieve lading heeft. Het wordt ervaren als een opgestoken vingertje en belerend. Zo’n 40 procent van de geïnterviewden wil ervoor waken niet betuttelend over te komen.

Collega’s wijzen op voorbeeldfunctie

Opvallend genoeg vonden alle deelnemers dat ze misschien niet genoeg, maar wel meer aanspreken dan hun collega’s. Een reden om collega’s aan te spreken op hun gedrag is omdat zij een voorbeeldfunctie hebben. En als jij het niet doet, wie doet het dan wel? Ook wordt het bijdragen aan de ontwikkeling van de ander als een belangrijke reden genoemd.

Dat klinkt allemaal heel nobel, maar collega’s aanspreken doen we natuurlijk ook voor eigen gewin. De helft van de geïnterviewden zeiden dat ze iemand aanspreken op hun gedrag…:

  1. Wanneer ze zelf last van hebben van dit gedrag;
  2. Omdat ze willen dat iets op hun manier gebeurt;
  3. Om als een sterke leider over te komen.

Angst voor emoties door aanspreken

De rode draad uit het onderzoek was dat iemand aanspreken op het gedrag lastig is en blijft, ongeacht de rol die je hebt of het niveau in de organisatie waar je opereert. Emoties spelen nu eenmaal mee en je weet daarom nooit zeker hoe een gesprek uitpakt.

Hoe doe je het dan goed volgens de geïnterviewden?

Ten eerste spreek je collega’s altijd aan met respect. Ongeveer 70 procent van de ondervraagden spreekt anderen nooit ‘publiek’ aan, maar 30 procent zegt dat af en toe wel te doen om aan de groep te laten zien welk gedrag wel of niet gewenst is. Zo’n 80 procent zegt het zo snel mogelijk te doen, 20 procent kiest er expliciet voor om er nooit direct bovenop te springen.

40 procent van de deelnemers vermeldde dat het belangrijk is om ook complimenten te geven. Ongeveer de helft bereid aanspreken heel goed voor, de andere helft doet dat nooit. En 60 procent gaf aan dat het wel belangrijk is het gesprek op te volgen of er een vervolg aan te geven.

10 Tips om effectiever collega’s aan te spreken:

  1. Maak heldere afspraken in het bedrijf, ook over hoe je je dient te gedragen.
  2. Zorg dat je je senang voelt in jouw positie.
  3. Zorg voor een gezonde zelfevaluatie en vraag zelf ook kritische feedback.
  4. Achterhaal wat de oorzaak is van het gedrag. Probeer het te begrijpen en vel dan pas je oordeel.
  5. Weet waar je alarmknop zit en manage je eigen emoties.
  6. Bewaak de juiste maat. Praat niet over elk wissewasje en spring niet overal bovenop maar ga ook niet downsizen.
  7. Vergeet de complimenten niet.
  8. Bereid het gesprek voor, zorg in ieder geval dat je voldoende munitie hebt in de vorm van feiten en voorbeelden en neem de tijd.
  9. Benoem ook de feedback van je klanten.
  10. Zorg voor rugdekking en de mogelijkheid om er consequenties aan te verbinden.

Hoe creëer je een betere ‘aanspreekcultuur’?

Hoe ziet de bedrijfscultuur er uit waar aanspreekgedrag de norm is? Wat is dan de leiderschapsstijl? En hoe is het gesteld met voorbeeldgedrag ‘in de top’? Uit het onderzoek van Heins komen een aantal ingrediënten voor (meer) succes naar boven, algemene suggesties voor leidinggevenden:

#1 Creëer een (psychologisch) veilige bedrijfscultuur

Uit onderzoek van Google naar wat teams succesvol maakt, bleek essentieel te zijn dat het voor de teamleden psychologisch veilig voelt om het eens én oneens te zijn, om op onderdelen gelijk én op andere onderdelen anders te zijn, om soms te verbinden en soms je eigen koers te varen. Het actief werken aan een psychologisch veilige omgeving is volgens Heins de basis voor het ontwikkelen van de moed om elkaar aan te spreken en scherp te houden.

#2 Creëer ruimte om spannende dingen te delen

Aanspreken en het (bij)sturen van gedrag worden gezien als basis leiderschapsvaardigheden. Toch vind bijna iedereen het spannend, of je nu leidinggevende bent of niet. Het is volgens Heins erg belangrijk dat we meer openheid creëren over de spanning die samenhangt met het aanspreken van collega’s en medewerkers.

#3 Herstel de balans tussen ruimte geven en grenzen stellen

Volgens Heins willen we in Nederland graag draagvlak creëren en leven we met de mantra ‘hard op de inhoud, zacht op de persoon’. Dat leidt er echter ook toe dat we lastige boodschappen teveel gaan ‘nuanceren’ en geen grenzen stellen aan gedrag. Aanspreken gaat over de vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te vullen, maar wel binnen de (gedrags)kaders die daarvoor opgesteld zijn.

#4 Geen aanspreken zonder afspreken

In de meeste organisaties worden heldere afspraken gemaakt over kpi’s, persoonlijke targets en zijn de (kern)waarden echt wel helder, maar vaak wordt het niet concreter gemaakt dan dat. Hoe ga je iets realiseren? Wat is daarin okay en wat is niet okay qua gedrag?

Vragen over het aanspreken van collega's op hun gedrag:

Hoe spreek je collega's aan op hun gedrag?

Doe dit altijd privé, tenzij je een statement wilt maken naar de groep, maar wees hier voorzichtig mee. Zorg ervoor dat je altijd respectvol bent en bereid het gesprek goed voor met feiten en voorbeelden. Sta ook open om naar je eigen gedrag te kijken en manage je eigen emoties goed.

Wat is een goede 'aanspreekcultuur'?

Dat is een bedrijfscultuur waarin iedereen zich psychologisch veilig voelt, waar ruimte is om spannende dingen te delen, waar een goede balans is tussen ruimte geven en grenzen stellen en waar duidelijke afspraken zijn over gedrag in de organisatie.

Wat gebeurt er als collega's niet worden aangesproken op hun gedrag?

Je loopt als bedrijf het risico om een waan van onaantastbaarheid te creëren dat voor veel problemen kan zorgen en een bedrijf zelfs de afgrond in kan drijven.