#1 Plan
Een tip zo oud als de weg naar Rome, maar nog steeds geen gemeengoed: slechts 3 procent van de volwassenen werkt met duidelijk omlijnde, uitgeschreven doelen. Dit terwijl in het wilde weg actie ondernemen beduidend minder productief maakt dan naar een gericht doel toe te werken. Noteer het doel, stel een deadline en zorg dat je die haalt. Daarbij is het van belang om de klus die het zwaarst weegt of waar je het meest tegenop ziet als eerste aan te pakken. De grootste kikker is immers het moeilijkst op te eten.
#2 De 80-20 regel
Plannen zorgt niet alleen voor gestructureerd werken, maar bespaart ook tijd. Met elke minuut plannen bespaar je zeker tien minuten bij de uitvoering. Bij het stellen van prioriteiten is het belangrijk om de 80-20 regel toe te passen. Veelal bekend uit sales, maar ook bij het stellen van doelen bruikbaar: 20 procent van je activiteiten leidt tot 80 procent van je resultaten. De taken met de meeste waarde zijn vaak de lastigste, maar het rendement en de beloning kunnen gigantisch zijn.
#3 Leer uitstellen
Je hebt nooit genoeg tijd om alles te doen, maar wel om het belangrijkste af te maken. Het uitstellen van taken is daarbij van groot belang: op die manier beslis je immers wat belangrijk is en je als eerst gaat tackelen. Bij het maken van een to-do list kan dat bijvoorbeeld door alle taken letters te geven, waarbij A de meeste prioriteit heeft en Z verwaarloosbaar is. Op die manier zorg je dat je duidelijk hebt wat eerst moet gebeuren.
#4 Kom goed beslagen ten ijs
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je goed beslagen ten ijs komt bij je taken, doe de benodigde kennis op of zorg voor een opgeruimde werkplaats. Een belangrijke reden om werk uit te stellen is een gebrek aan zelfvertrouwen. Zorg er dus voor dat je optimaal voorbereid bent en de skills die de klus vereist onder de knie hebt. In de metafoor van de kikker: zorg ervoor dat de tafel gedekt is, dat alles klaar staat om de maaltijd zo optimaal mogelijk te laten verlopen.
Evenement: Getting Things Done Summit
Op 20 & 21 juni organiseert David Allen de ‘Getting Things Done Summit’ in Theater Amsterdam. De beste business coaches in de wereld delen hun geheimen voor een productief leven!
lees verder
#5 Benoem je obstakels
Een van de belangrijkste oorzaken van uitstelgedrag is dat mensen activiteiten omzeilen waarbij ze in het verleden slecht gepresteerd hebben. Vraag jezelf daarom af: welke eigenschap zou de grootste impact hebben op mijn loopbaan als ik die kon ontwikkelen? Bekijk tegelijkertijd de dingen die je beperken in je werk en probeer deze op te heffen om je productiviteit te verhogen. De strategie hiervan kan pas vastgesteld worden op het moment dat je weet wat je afremt.
#6 Motiveer jezelf
Iemand die je motiveert is altijd fijn, want jezelf motiveren is twee keer zo zwaar. Toch is het de moeite waard om hier tijd en aandacht aan te besteden. Niet alleen om je werk op tijd af te krijgen, maar ook als reflectie op je eigen gedrag om het de volgende keer beter te doen. Maak afspraken met jezelf en neem ze serieus. Probeer daarbij een positieve insteek te kiezen en jezelf met behulp van positieve feedback productiever te worden.
#7 Focus je aandacht
Hoe urgent je smartphone en mailbox ook lijken te zijn, ze leiden je alleen maar af van de grote kikker die je naar binnen probeert te werken. Na een onderbreking duurt het ongeveer een kwartier voor je weer volledig op je taak geconcentreerd bent. Uit die apps en telefoon dus, en alleen op gezette momenten kijken wie je geprobeerd heeft te bereiken. Verwacht je een belangrijk telefoontje? Maak daar dan een duidelijke afspraak voor, zodat je weet wanneer je een tijdsblok voor diegene in moet plannen.
#8 Verdeel je taken
Het maken van tijdsblokken in je planning helpt je om je tijd te managen. Maak een reële schatting van hoeveel tijd je nodig hebt voor een bepaalde klus, maar schat het niet te ruim in. Wie immers tijd over heeft, zal vaak niet direct doorgaan naar een nieuwe taak, maar denken dat hij wel even pauze kan nemen.
Dit artikel is een herplaatsing van een artikel dat eerder bij MT verscheen.
