Toen De Clercq bijna 5 jaar geleden bij zijn werkgever binnenkwam, werkten ze er al met data-analyse en software die specialisten bij sales of finance met behulp van dashboards inzicht gaf in aantallen, bewegingen, processen en samenhangen. Hij en collega’s zetten zich aan het werk om de organisatie nog meer data-driven te maken. Jim: ‘De software is in principe vrij snel op te pakken, in ons geval Tableau, maar als je de basis hebt, begint het pas.’
Data op orde
Wanneer je geavanceerde, toegankelijkedata analyticswil introduceren in je bedrijf, waar begin je dan? De Clercq: ‘Ten eerste moet de data op orde zijn. Verzameld, opgeschoond, kloppend, compleet, toegankelijk. Dat is het fundament. Soms, bij grotere bedrijven, is er een IT-team dat al databases en zelfs warehouses ordelijk en veilig heeft aangelegd, dat is mooi. Werk daar dus goed mee samen, is mijn advies. Maar in de software zitten ook functies die een bedrijf helpen met het ordenen van data. Dat is pijler 1: zoek uit welke data je hebt en hoe die is opgeslagen.’
Na inzet van de software (2) is pijler 3 van groot belang: ermee leren werken, en de challenges aangaan die erbij horen. ‘Het begin gaat snel’, zegt De Clercq. ‘Daarna kun je zelf veel uitzoeken via manuals, YouTube en op fora, maar in de praktijk schiet dat vaak niet voldoende op. Veel mensen blijken als je het ze zelf laat uitzoeken minimaal gebruik van de kennis te maken binnen hun team; dan haal je de investering er niet uit. Onze bevinding is dat je degenen die ermee gaan werken, dat zijn dus de specialisten zelf, niet de IT’ers, gestructureerde, uitgebreide hands-on trainingen moet geven. Dat is een tip: neem ze aan de hand.’
Maar ook na de trainingen is er een challenge. ‘Je verwacht dat een medewerker die je hebt geleerd zich met de data te verbindenen een dashboard te maken, wel uit de voeten zal kunnen met de datasets in zijn dagelijkse praktijk. Hij of zij begrijpt het eigen proces, de data daaronder dus ook, toch? Dat is een valkuil. Ondersteun hem ook daarbij, hij moet zich comfortabel voelen met z’n eigen data. Je zegt: wat je daar in die kolom op je scherm ziet, mooi gepresenteerd op het dashboard, correspondeert met díe-en-die tabel waar je tot dusver mee werkte.’
Nog een tip van Jim de Clercq, gelouterd door ervaring: je moet niet álle medewerkers willen trainen. ‘In alle teams een paar ambassadeurs, mensen die graag willen en over vaardigheden beschikken. Dat is het beste. die moet je beter maken. Zij kunnen dan anderen in hun team enthousiasmeren en zijn beschikbaar als die bij het aflezen van dashboards vragen hebben; anders komen ze allemaal met vragen bij het analytics team, zoals wij dat bijvoorbeeld hebben. Daardoor houden wij weer tijd over voor het vinden van de meer complexe oplossingen.’
Motor
Maar voorop staat dus: waar zijn die data dan? Het zal verschillen per afdeling: verkoop, voorraadbeheer, finance, HR. ‘Ze zijn overal, heel simpel al: de verkoper beschikt over de orderportefeuille. Aantallen, datums, klanten, producten. Is er een relatie tussen producten die klanten kopen en andere die ze ook kopen? Welke vragen zou je als specialist beantwoord willen zien en wat heb je beschikbaar om een antwoord te vinden? De nieuwsgierigheid is een belangrijke motor.’
Bij het begin van het gebruik is het van belang dat medewerkers en beslissers meteen zien: deze software, daar hebben we iets aan. Die is de investering waard. De Clercq: ‘Zorg dus dat je eenvoudig begint. Begin klein, zodat je meteen een mooi resultaat kunt presenteren, dat is ook een tip. Neem bijvoorbeeld een rapportage erbij die al bestaat en die tijd gekost heeft. Laat zien dat het mooier en sneller kan. Niet meteen een groots project opzetten. Dat kan later nog.’
Voordeel
Logitech, multinationaal leverancier van peripheralsals webcams, toetsenborden, muizen, ab’s, werkt zo’n tien jaar met deze software. De Clercq: ‘Ikzelf ben behalve bij trainingsprogramma’s betrokken bij ondersteuning van de supply chain. We hebben bijvoorbeeld dashboards waarmee verouderde voorraden worden gemonitord. Heb je overzicht, dan kun je actie ondernemen, die producten promoten bijvoorbeeld. We hebben voor heel veel processen dashboards, voor geregelde rapportages maar ook voor ad-hoc-analyses. Het is moeilijk te meten welk voordeel we er precies bij hebben, maar het is absoluut aanzienlijk.’
Maandelijks hebben de gebruikers binnen het bedrijf een bijeenkomst om via presentaties op de hoogte te blijven. ‘Wij doen dat virtueel omdat we over de hele wereld zitten. Heel belangrijk, en dat is weer een tip: houd die bijeenkomsten in stand, dring erop aan dat ze komen. Maak video’s zodat afwezigen en nieuwe gebruikers achteraf alsnog toegang tot de informatie hebben.’
Zelf hoort hij bij de organisatoren van een groep van Nederlandse gebruikers van deze software, die één keer per kwartaal samenkomen. Er zijn dan presentaties en een netwerkborrel. ‘Een externe gebruikersgroep bezoeken is heel nuttig, zeker als je pas begint. Je leert waar anderen mee bezig zijn, wat hun slimme oplossingen zijn, je ziet best practices. Meestal komen er een stuk of 70. Iedereen is heel open, bereid alles te delen. We zijn geen concurrenten.’
Data-analyse is niet meer weg te denken, zegt Jim de Clercq. ‘Het is niet meer van deze tijd om op onderbuikgevoelens af te gaan. Besluiten waarmee veel gemoeid is, moeten data-driven zijn. Je kunt gewoon niet zonder die geavanceerde tools: díe brengen de inzichten bij de beslissers.’
De Clercq besluit met nog een voorbeeld. Een groothandel heeft transport nodig om producten bij resellers te krijgen. ‘De keuze is: verzorg je dat zelf of neem je het aanbod van de klant aan om het vervoer tegen een kleine vergoeding te regelen? Dat laatste lijkt goedkoper, maar het is niet altijd meteen duidelijk wat je zelf aan transport kwijt bent. Een data-analyse kan aangeven hoe het ligt. Bij Logitech bleek dat we er verlies op zouden lijden als we het aanbod aannamen. Ik bedoel maar.’
