# 1. Zorg dat samenwerking de beste manier is voor de klus
Patrick Kenis, hoogleraar Organisatiewetenschappen bij TIAS School for Business en Society: ‘Een organisatie moet niet samenwerken om het samenwerken. Een samenwerking, zeker met externe partijen, is de ingewikkeldste manier om dingen voor elkaar te krijgen. Daarom is het belangrijk om eerst de doelstelling te definiëren en je dan af te vragen of je dat als organisatie alleen kunt, met slechts één partner of dat er een samenwerking met meerdere partijen voor nodig is. Als die overwegingen allemaal goed gemaakt zijn, is de kans groot dat de samenwerkingen in een organisatie bijdragen aan het grotere geheel. Je weet waarom je samenwerkt, namelijk omdat dat past in dat grotere geheel.’
# 2. Stop met micromanagen en laat los
De geschiedenis wijst uit dat slechts een handvol leiders beschikt over de unieke competenties en vaardigheden om succesvolle en grootse bedrijven en teams te bouwen. Het zit in de aard van de meeste managers: controle over hun mensen en de werkzaamheden die zij uitvoeren. Uit verschillende onderzoeken blijkt juist dat door micromanagement veel werknemers zich niet betrokken voelen op hun werk en een lage moraal hebben. ‘Paradoxaal genoeg is het loslaten van de controle het enige dat managers kunnen doen om de mate van controle te krijgen die geweldige leiders kenmerkt’, stelt Ron Roberts, consultant en trainer op het gebied van versneld experimenteel leren, op de website van FastCompany.
# 3. Wees duidelijk over rollen en verantwoordelijkheden
Dit lijkt een open deur, maar is nog niet zo eenvoudig. Vaak blijkt de ideale rol van iemand buiten zijn functieomschrijving te liggen. ‘De verantwoordelijkheden van teamleden moeten samenhangen’, zegt serie-ondernemer Glenn Llopsis in Forbes. Dat betekent dat een goed team bestaat uit talenten en werkers, vergelijkbaar met sportteams. ‘Daarom is het belangrijk dat managers niet alleen kijken naar individuele vaardigheden, maar vooral hoe mensen functioneren in een team.’ Ieder teamlid moet weten wat er van hem wordt verwacht, maar ook wat hij van de anderen mag verwachten. Die duidelijkheid vormt een mozaïek waarin kennis, kunde en vaardigheden van de teamleden een krachtig geheel vormen.
# 4. Houd overzicht
Er zijn verschillende (software)tools op de markt om overzicht te houden op de diverse samenwerkingen binnen een organisatie. UNITiD, een bureau voor interactief ontwerp, gebruikt bijvoorbeeld het programma Forecast dat integreert met andere tools zoals CRM en de urenregistratie. Oprichter Matthijs Collard: ‘Het is voor ons een belangrijk instrument om vooruit te kijken voor resources op projecten bijvoorbeeld.’ Toch blijkt het in de praktijk lang niet eenvoudig om als werknemer zicht te houden op de projecten en samenwerkingen die er lopen. Designer Daan van Klinken van UNITiD: ‘Wij zijn altijd op zoek naar nieuwe, betere manieren van werken. Dat zorgt ervoor dat we veel verschillende online tools proberen en gebruiken. Het effect is dat we een beetje zoekende zijn naar waar alles rondom een project samenkomt.’
# 5. Erken en beloon team successen
Mensen vinden het prettig om erkenning en respect te krijgen. Vaak zijn managers geneigd goede prestaties voor lief te nemen, omdat ze vinden dat medewerkers geen extra schouderklopjes hoeven krijgen voor het uitvoeren van hun werk. Toch blijkt keer en op keer dat erkenning ervoor zorgt dat mensen een stapje harder lopen. Bovendien moeten beloningen voor het gehele team gelden. Zo lang werknemers worden beloond voor hun individuele inspanningen en prestaties, slaag je er niet in om teamwork onderdeel van het bedrijf te laten worden.
Teams zijn een essentieel ingrediënt van een succesvol bedrijf. Het bouwen van een succesvol team is geen sinecure. Organisaties die er met een team buildings weekend in de Ardennen denken te zijn, hebben het mis. Een succesvol team wordt niet in één dag gebouwd; het bouwen van een succesvol team doe je iedere dag weer opnieuw.
