In 2015 gaan we inzien dat fouten niet worden voorkomen door processen nog verder uiteen te rafelen en in Excel-sheets te vangen.
Al een paar jaar probeer ik mijn ecologische voetafdruk te verkleinen. Na de installatie van zonnepanelen en een CO2-neutrale verwarming was afgelopen week de levering van een volledig elektrische auto het voorlopige sluitstuk van de ingrijpende maatregelen. Ik keek ernaar uit. Hoe zal het bevallen? Nooit meer zomaar in de auto stappen. Extra letten op de energievoorraad zal het credo zijn, want het leegtrekken van de batterijen gaat veel sneller dan het leegrijden van een gemiddelde benzinemotor. Ah, daar stond hij, de prachtige glimmende wagen die geruisloos over het asfalt kan schuiven.
Klein probleempje
Er was alleen één probleempje, zo meldde de garagehouder bij de aflevering. Het laadsnoer om onderweg op te kunnen laden stond in ‘backorder’. ‘Backorder’, waar heb ik dat eerder gehoord? O ja, ‘backorder’ is eigenlijk een ingewikkelde omschrijving waarmee bedoeld wordt dat er iemand in de bestelketen heeft zitten slapen. Voor een gewone benzine-auto zou deze omissie gelijk staan aan het leveren van een auto zonder benzinetank. Ik heb dus een prachtige auto en alles werkt, maar hij rijdt voor geen meter.
De oplossing
Hoe lang de ‘backorder’ op zich zou laten wachten, was onbekend. Vervelend, maar de bolide hoefde niet stil te blijven staan, ik heb mijn voorzieningen getroffen. Ik heb namelijk een krachtstroomlader aan het eigen huis, dus de auto is altijd op te laden. Maar ook dat bleek al rap een illusie. De steker van het oplaadsysteem paste niet in de auto. Nou daar staat hij dan, glimmend en goed in de was, de regeldruppels rollen er soepel vanaf. Rijden blijft nog even een fantasie.
Excel-management
Zo’n anderhalve decennia geleden kwam het opzetten: Excel-management. Fouten moesten absoluut tot het verleden gaan behoren en zo werden werkprocessen Tayloriaans in partjes opgedeeld. Voor ieder partje werd iemand verantwoordelijk. Vinkjes zetten, tijd bijhouden en nummers invullen werd zo voor velen de kern van hun taakopdracht. Alle taken worden zo verricht, maar niemand is meer verantwoordelijk voor het gehele proces en het uiteindelijke resultaat.
Hulp is business
Wie veronderstelt dat dit micromanagement met name door de overheid gebezigd wordt, vergist zich. Elk zichzelf respecterend bedrijf met meer dan twee medewerkers lijkt zich bekwaamd te hebben in Excel-management. En bijgevolg houdt circa een derde van alle werknemers in Nederland zich bezig met activiteiten aan een hulplijn, want er gaat ontzettend veel mis bij de microbesturing. Zo is problemen oplossen een business op zichzelf geworden.
Alles beheersen
Als het ondanks al die met vinkjes volgekalkte spreadsheets dan toch nog ergens mis gaat in de wereld van het werken, dan hebben we inmiddels nog meer waarborgen. Zo zijn er de bankierseed, de aangescherpte richtlijnen voor de accountants en is elke hulpverlener inmiddels gewaarborgd door een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). We hebben alles zo fijn geregeld.
Op weg naar perfectie
In onze behoefte naar de perfecte wereld zonder risico’s en fouten zijn we een pad opgewandeld dat vol ligt met boomstronken en valkuilen. Zo heeft de Excel-dwang de weg geëffend voor de zogenoemde ‘aanspreekcultuur’. Gaat er iets fout dan zijn we achteraf in staat de schuldige op te sporen en te besmuiken. Bijgevolg neemt nauwelijks nog iemand de verantwoordelijkheid om actie te ondernemen, zodra er iets fout dreigt te gaan. Voor je het weet ben je de klos en krijg je ergens de schuld van, waarvoor je in aanleg niet eens verantwoordelijk was. Neen, ieder zijn eigen verantwoordelijkheid.
Ieder voor zichzelf
Voor het bestellen van mijn auto was blijkbaar ‘X’ verantwoordelijk en voor het bestellen van het snoer ‘Y’. Logisch, ieder zijn eigen verantwoordelijkheid. Als ‘X’ ziet dat ‘Y’ door ziekte, of tijdelijke afwezigheid vergeet zijn vinkje te zetten, zodat het snoer niet besteld wordt, dan zal ‘X’ niets doen. Ieder zijn taak, snoeren zijn mijn taak niet, zal ‘X’ denken. En gelijk heeft hij. Als ‘X’ iets fout doet zijn de rapen zuur. Naast de eventuele fout, is ‘X’ dan ook nog buiten zijn eigen werkgebied gaan handelen.
Genoeg
Iedereen kent dit soort voorbeelden. Daarnaast is de kans groot dat je een onderdeel van zo’n proces bent. Dat is rot voor je. Je hebt een schrale taak, die hoogstwaarschijnlijk geen recht doet aan je potentie. In 2015 gaan we inzien dat fouten niet worden voorkomen door processen nog verder uiteen te rafelen en in Excel-sheets te vangen. We gaan collectief beseffen dat je verantwoordelijk voelen en daar vervolgens naar handelen tot meer betrokkenheid en werkplezier leidt, dan zogenaamd verantwoordelijk zijn. 2015 wordt het jaar van de persoonlijke betrokkenheid.
En mocht je mij binnenkort geruisloos over de weg zien zoeven, dan weet je dat er ergens iemand een vinkje heeft gezet.
Dit is deel 2 in een serie waarin experts vertellen over hun verwachtingen voor 2015. In de volgende aflevering schrijft columnist Bas van de Haterd dat het kantelpunt dit jaar bereikt wordt. Lees ook:
