Ik werkte halverwege de jaren ’80 op de personeelsdienst van een provinciestad. Als secretaris van de ‘gemeentebrede’ ziekteverzuimcommissies bereidde ik vergaderingen voor, werd ik geacht ze punctueel te notuleren en op de gemaakte afspraken toe te zien.
Gemeentebreed was ook echt gemeentebreed, breder zelfs: naast vertegenwoordigers van elk van de veertien gemeentelijke diensten nog een afvaardiging van de medezeggenschapsraad, het georganiseerd overleg (een zeer nondescript orgaan), de bedrijfsarts en diens directeur van de GG&GD, de wethouder interne organisatie en dan ben ik vast nog iemand vergeten. Totaal een mannetje of twintig, bijna allemaal mannetjes inderdaad. Het verzuimcijfer zat klem tussen de negen en tien procent en is het hele bestaan van deze commissie niet van zijn plek gekomen.
Notuleren
Ik zat driftig te schrijven maar kakelde aanvankelijk ook lekker mee. Multitasken ligt me wel. Tot er een opgevouwen briefje van mijn eigen directeur aan de andere kant van de enorme tafel via vele handen werd doorgeschoven. Ik opende het onder tafel en kreeg een warm hoofd want er stond: ‘schrijven, niet praten’. Deze gedwongen taakverlichting kan te maken hebben gehad met het antwoord dat ik zojuist gegeven had aan de directeur van de GG&GD. Die had notulen van de vorige bijeenkomst een ‘warrig verhaal’ genoemd, waarop ik had geantwoord dat ik ‘van een drol geen gebakje kon maken’ (die zegswijze was net landelijk in zwang geraakt en ik vond hem heel leuk, zat al een tijdje te vlassen op het moment om hem te gebruiken).
Niet straks, maar nu
Een ander nieuw adagium uit die tijd: meten is weten. Elk van de veertien verzuimcommissies van de diensten (steeds ook zo’n mannetje of tien) kreeg een keurig overzicht met verzuimcijfers inclusief de opdracht die voor de volgende algemene vergadering van analyse en voornemens te voorzien. Dat gebeurde maar niet, er kwam nauwelijks iets terug. Ik bezocht die lokale comités natuurlijk, voorgezeten door het diensthoofd. Het ging steevast van ‘Gerard is van de maaier gevallen, die zien we voorlopig niet terug’ en ‘dat frequente verzuim waren die twee griepgolven dit jaar’. Dat schoot lekker op. De algemene commissie zon op passende maatregelen. Die kregen vorm in een brief waarin men werd gesommeerd tot respons.
De levendige discussie spitste zich gaandeweg toe op het bijwoord dat de juiste mate van urgentie en schrikeffect zou overbrengen. ‘Per direct’, ‘per ommegaande’ passeerden de revue, ook ’terstond’ (mijn favoriet). Uiteindelijk werd het ’onverwijld’. Het hielp niet. Wat wel werkte – althans voor zover het de aanvoer van bleke, vergoelijkende beschouwingen betrof – was de aankondiging dat elk diensthoofd van uit de vergadering gebeld ging worden voor zijn toelichting, en zich dus in de nabijheid van het toestel moest ophouden. Het ziekteverzuim bleef overigens een kleine 10 procent.
Het woord is machtig hoor je vaak, maar hoe de ander zo gek te krijgen dat hij iets levert waar hij eigenlijk helemaal geen zin in heeft?
Don’ts:
- Verwacht niet dat ferme taal tot gewenste actie leidt. Parmantigheid wekt juist verzet of lachlust op
- Ontketen geen zinloze taalstrijd met steeds meer vetgedrukte tekst en uitroeptekens
- Trek niet de hiërarchische kaart (‘het is van directiewege besloten’)
Do’s:
- Biedt verlichting in plaats van te stapelen: voor deze huiswerkopdracht vervallen twee andere
- Maak daarmee duidelijk dat er focus en visie achter zit
- Maak het persoonlijk. Stap op de ander af met de boodschap ‘doe het voor mij’. Klinkt manipulatief maar komt het dichtst bij de waarheid
- Doe als de weight watchers, deel de oogst: naming & praising
In diezelfde periode gaf ik ook antirook trainingen. Elke deelnemer stond aan het begin van de sessie een druppel bloed af die werd getest op nicotine. Dát was pas een stok achter de deur!
