Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer wordt hem gevraagd hoe hij de vele vergaderingen wat bondiger denkt te kunnen maken.
VAN Willem
AAN Bob
ONDERWERP Korter vergaderen
Hoi Bob,
Het spijt me om het te moeten zeggen, maar ons heilig voornemen (op jouw nadrukkelijke initiatief!) om wat te doen aan veel te veel en vooral veel te lange vergaderingen had vanochtend in elk geval geen goede start. Ik heb het geklokt: het MT begon om vijf over half tien (in plaats van, zoals het hoort, om negen uur, maar bepaalde lieden komen er elke maandag weer opnieuw achter dat er files zijn in dit land) en ging door tot maar liefst kwart over een. Erger nog: van de twaalf agendapunten waren er toen nog maar slechts vier besproken. En helemaal erg: we hebben het maar liefst 23 minuten gehad over de voortdurende onderbezetting op de receptie, wat niet eens een agendapunt was, en dat we meteen hadden kunnen delegeren naar Facility Management. Kortom, Bob, ons en vooral jouw heilige voornemen om strak en kort en efficiënt en effectief te vergaderen – het wil maar niet lukken. Ik denk hier alleen nog forse, verrassende oplossingen voor een doorbraak kunnen zorgen.
Willem Lantink
Chief Marketing
Hoi Willem,
Helemaal waar, Willem. Is het niet wat om uit het MT wat mensen te selecteren voor een werkgroep SKEEV (strak, kort, efficiënt, effectief vergaderen) die een plan van aanpak opstelt?
Bob
Bob,
Nee, alsjeblieft niet, dat hebben we zes maanden geleden al geprobeerd met HVKES (hou vergaderingen kort en simpel) en over dat plan van aanpak hebben we toen maar liefst drie uur gediscussieerd in het MT zonder dat er conclusies en consequenties aan werden verbonden, want toen dat aan de orde was, moest minstens de helft urgent naar een andere meeting. Misschien moeten we het héél simpel houden. Wat vind je van, en simpeler kan echt niet, een wekker?
Willem Lantink
Chief Marketing
Willem,
Een wekker! Briljant! Dat ding laten we gewoon na een uur afgaan en dan is het ook: afgelopen en uit, volgende week weer, dames en heren! Maar ja, nou ik erover nadenk: d'r zijn natuurlijk agendapunten met een echt urgent karakter, bijvoorbeeld de bijgestelde Q3-prognose aanstaande maandag, en we kunnen toch moeilijk bij de Raad van Bestuur aankomen met het verhaal dat we geen prognose kunnen leveren omdat de wekker ging.
Bob
Bob,
Oké, vergeet de wekker. Ander idee. Weet je wat ze in Amerikaanse boardrooms steeds meer doen? Let op: geen stoelen! Iedereen staat! Je begrijpt, dat houdt meetings lekker kort.
Willem Lantink
Chief Marketing
Willem,
Op zich wel een goed idee, maar mij lijkt het erg moeilijk om staand dingen op te schrijven en na te lezen en ondertussen ook nog koffie te drinken, toch? En dan zitten we ook nog met Sandra. Je weet, met haar linkerbeen, dat lang staan voor haar heel moeilijk is, pijnlijk zelfs. Nou kunnen we voor haar dan wel weer een uitzondering maken, maar dat is ook zo raar: dat zij zit terwijl verder iedereen staat. Kunnen we anders niet agendapunten een cijfer geven, al naar gelang hun urgentie? 10 is dan heel urgent, bijvoorbeeld de bijgestelde Q3-prognose, en 1 is typisch iets dat wel kan wachten, bijvoorbeeld de voortdurende onderbezetting op de receptie. Is dat iets?
Bob
Bob,
Vrees van niet: krijg je eindeloze discussies welk agendapunt welk cijfer krijgt. Ander idee, en dat je moet echt niet persoonlijk opvatten, Bob: een professionele voorzitter inhuren, een echte vakman. Zo iemand kan, omdat hij van buiten komt, strikt zakelijk te werk gaan: vat scherp samen, kapt tijdig af, stuurt, relativeert… Steeds meer bedrijven doen het, dus misschien is dat ook voor ons de oplossing.
Willem Lantink
Chief Marketing
Willem,
Nou, ik weet het niet hoor, en heus niet omdat ik het persoonlijk opvat, maar iemand van buiten die het MT voorzit, dat is toch raar? Je moet toch, om eens wat te noemen, de ins en outs van een bijgestelde Q3-prognose weten om zo'n belangrijk agendapunt te kunnen leiden. En zo'n man weet ook niet dat je een Ruud af en toe gewoon maar moeten laten lullen ook al gaat het nergens over, want dan voelt Ruud zich tenminste weer een week lang een echte manager.
Bob
Bob,
Oké, je hebt je punt. Toch maar weer een werkgroep dan?
Willem Lantink
Chief Marketing
Willem,
Deal! Ik zet het wel op de agenda voor aanstaande maandag, na het agendapunt of er met spoed meer parkeerplaatsen kunnen komen voor MT-leden, oké?
Bob
