Geen producten in de winkelwagen.
Bring Your Own Device (BYOD) is meer dan een modegrill. Bedrijven die er uit angst niet in meegaan, komen – op termijn – flink in de problemen. Podiumauteur Arno Jellema beschrijft de negatieve gevolgen voor BYOD-angsthazen.
Menig bestuurder slaat de schrik om het hart als hij de term mobile devices hoort. Dat impliceert immers dat er bedrijfsinformatie buiten de muren van de organisatie gaat, wat de manager een onveilig gevoel geeft. Met het uitspreken van een veto meent hij zijn organisatie te beschermen tegen hackers en virussen. Maar tegelijk ontneemt hij de organisatie kansen die de concurrentie wel pakt, en ziet hij toptalent zijn deur voorbij gaan.
Bedrijfsgeheimen lekken
Informatiebeveiliging is in deze tijden aan de orde van de dag. Er hoeft maar ergens een tandartsrekening te zijn gehackt en de media buitelen over elkaar heen. Eén keer het slachtoffer van een incident – hoe vervelend ook – maakt dat bestuurders het vertrouwen in securitysystemen kwijtraken. Onlangs werd het Groene Hart Ziekenhuis in Gouda gehackt, waarbij ook patiëntengegevens op straat kwamen te liggen. Als gevolg daarvan is de directie van het ziekenhuis bepaald geen voorstander meer van het Landelijk Elektronisch Patiënten Dossier.
De angst voor een informatielek zit er bij menig bestuurder zo in dat informatiebeveiliging als argument wordt gebruikt om de medewerkers niet van afstand – lees: op smartphones, tablets of laptops – toegang te geven tot bedrijfsgegevens. Door deze angstige houding ontgaat het veel managers dat hun medewerkers er grote behoefte aan hebben om buiten kantoor(tijd) businessinformatie zoals documenten in te zien. Door het ontbreken van een officiële oplossing bedenken deze medewerkers zelf een weg. Ze sturen vertrouwelijke documenten naar hun gmail of dropbox of zetten ze op een USB-stick, wat natuurlijk allemaal behoorlijk onveilig is. Het is beter vanuit de organisatie een goede, veilige en professionele oplossing aan te bieden, hetgeen mogelijk is met VPN en encryptie.
De praktijk wijst uit dat er beproefde veilige technologie voorhanden is om aan de vraag van de medewerkers te voldoen. Daarnaast faciliteert een toenemend aantal organisaties het inzien van bedrijfsdocumenten op smartphone en tablet. De praktijk wijst ook uit dat dat veilig is. Er wordt geen data opgeslagen in de smartphone of tablet, na de sessie verdwijnen de documenten geheel uit het device zonder een spoor achter te laten. Een veilig idee in geval van verlies of diefstal van het mobiele device.
Strenge beveiliging kost klanten
Het biedt vele voorbeelden om onderweg of buiten kantoor(tijd) toch toegang te kunnen hebben tot bedrijfscontent. Medewerkers blijken het prettig te vinden om statistische gegevens te bekijken, zoals het aantal door hen gemaakte documenten, welke was het snelst klaar en welke het langzaamst. Ze kunnen de lopende projecten zien, erop klikken, het document bekijken en het goed- of afkeuren. Waar ze zich ook bevinden, op welk uur van de dag dan ook. De efficiëntie en productiviteit van de medewerkers neemt toe omdat ze ook buiten kantoor kunnen werken en overleggen met collega’s of klanten.
Klanten verwachten een vraag te kunnen stellen en direct antwoord te krijgen. Gebeurt dat niet dan kan dat wrevel of misschien zelfs ergernis opwekken. Dat doet afbreuk aan de relatie met de klant. Stel dat de eerder ten tonele gevoerde manager tijdens een vergadering buiten kantoor een belangrijk telefoontje krijgt van zijn grootste klant – maar de eenvoudige vraag die hem gesteld wordt niet kan beantwoorden omdat hij via zijn smartphone geen toegang heeft tot het archief. Bij de concurrent bladert de topmanager even door de documenten, neemt een beslissing en geeft direct zijn reactie. De klant verwacht dat en mag dat ook verwachten. De organisatie die minder goed bereikbaar is, wordt voor klanten minder aantrekkelijk. De praktijk laat zien dat dit nu al het geval is.
BYOD is van deze tijd
Het toestaan dat medewerkers bedrijfsgegevens op hun eigen persoonlijke smartphone of tablet kunnen inzien – Bring Your Own Device (BYOD) – gaat een stap verder. Traditioneel levert de organisatie hardware aan de medewerkers, die bij hoge uitzondering remote inzetbaar is. Dat is schijnveiligheid. De techniek is inmiddels zover dat er een volledig veilige verbinding gemaakt kan worden.
Het toestaan van BYOD laat zien dat de organisatie de medewerkers serieus neemt. Op welk device hij of zij het liefste werkt, moet de directie volledig koud laten. Het brengt ook voor de medewerker een stuk verantwoording met zich mee. Als er iets met hun toestel is, zullen ze dat zelf op moeten lossen.
Steeds meer bestuurders realiseren zich dat de 9 tot 5-mentaliteit op kantoor niet meer van deze tijd is en dat er moet worden gestuurd op de output van de medewerker, op het resultaat. BYOD is daar onlosmakelijk mee verbonden. Dat vereist ook een bepaalde instelling van mensen, waar de werkgever uiteraard eisen aan mag stellen.
Privé en zakelijk niet meer gescheiden
Dan is er nog een belangrijk aspect. De smartphone en tablet zijn van oorsprong consumentenproducten, die inmiddels volledig geïntegreerd zijn in het dagelijks leven, vooral van de jongere generatie. Werknemers gebruiken hun mobile device voor van alles en nog wat en zeggen tegen de werkgever dat het toch veel handiger is als ze hun eigen devices ook voor bedrijfsdoeleinden kunnen gebruiken, omdat ze anders meerdere toestellen bij zich moeten dragen.
Vooral getalenteerde jonge mensen die tijdens hun intakegesprek te horen krijgen dat ze hun eigen mobile devices zakelijk mogen gebruiken, zullen hier positief tegenover staan. Aangezien ze van vrijheid houden, kiezen ze eerder voor deze organisatie dan voor een organisatie waar dit niet wordt toegestaan. We leven in een tijd waarin werk en privé niet langer gescheiden werelden zijn, maar geheel met elkaar zijn verweven. Als organisaties dat niet beseffen en erop inspelen, zijn ze niet langer interessant en zullen de schaarse grote talenten hun deur voorbij gaan.
Angst als raadgever
Bovenstaande negatieve zaken zijn het gevolg van managers die het buiten de muren brengen van bedrijfsgegevens – ten onrechte – als bijzonder risicovol blijven zien. Terwijl er zich bínnen de kantoormuren legio onveilige handelingen voltrekken, omdat de medewerker zijn eigen oplossing zoekt. Angst is een slechte raadgever.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Arno Jellema, directeur bij The Consultancy Firm.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
