Het outsourcen van werkzaamheden vraagt om een andere manier van managen. Zeker bij een overeenkomst op basis van global staffing. Zes tips om een team op afstand te leiden.
Het traditionele outsourcingmodel maakt gebruik van een vaste prijs of SLA. Deze overeenkomst is gebaseerd op resultaten. Bij global staffing is de overeenkomst gebaseerd op inspanning en beschikbaarheid. Dit betekent dat de outsourcer geen deadline, serviceniveau of vaste eisen heeft om het project te voltooien. De manier van managen lijkt dan meer op een relatie met intern of extern personeel in het eigen kantoor. Maar de afstand, cultuur en het tijdsverschil zorgen soms voor uitdagingen.
Hoe ga je als manager om met een team op afstand bij global staffing? Zes tips die cruciaal zijn voor het succes managen van een offshore (overzeese landen als India en China) of nearshore (landen in Oost-Europa) team.
1. Stel een projectmanager aan
Vaak heeft elk project een andere projectmanager. Dit werkt misschien goed in een setting waar iedereen elkaar kent en in hetzelfde kantoor werkt, maar met een offshore team werkt dit anders. Het offshore team leeft mee met de persoon en zijn of haar manier van communiceren. Dit creëert vertrouwen en herkenbaarheid en dat leidt tot hogere productiviteit en kwaliteit. In een ideale wereld is één projectmanager verantwoordelijk voor het communiceren met één offshore team en blijft deze verhouding zo.
2. Stel een procesmanager aan
De procesmanager kijkt vanaf een afstand naar de samenwerking met het offshore team. Hij is zelf niet betrokken bij het project maar kijkt naar het communicatieproces en ontwikkelingsproces. Deze persoon kan ook verschillende projecten en projectmanagers in de gaten houden. Het beste is als hij elke week op een vaste tijd met de offshore projectmanager en procesmanager spreekt.
3. Houd het topmanagement op de hoogte
Eén van onze klanten had onlangs een manager aangenomen die verantwoordelijk zou zijn voor de samenwerking met onze nearshore programmeurs. Het betrof een samenwerking van zes maanden en de gehele verantwoordelijkheid hierover was naar de daarvoor aangestelde manager gedelegeerd. Zowel de ceo als ik waren niet betrokken bij de samenwerking. We hadden beiden niet de juiste methodologie om geïnformeerd en up-to-date te blijven over wat er wel en niet goed ging. Een leermomentje. Het is belangrijk dat de procesmanager het topmanagement wekelijks op de hoogte houdt zodat iedereen goed geïnformeerd blijft.
4. Zorg voor steun van het hele onshore team
Het is belangrijk dat het management tijd investeert in het communiceren van de lange termijn voordelen van outsourcing zodat iedereen deze strategie steunt. Als er mensen zijn die hun buitenlandse collega’s als een bedreiging zien of als ze andere negatieve gedachten over outsourcing hebben, worden ze misschien een obstructie voor de samenwerking. Door dit aan te pakken en iedereen bij de beslissing te betrekken doet iedereen mee.
5. Eerlijke, open feedback in meetings
Ik ben groot fan van het organiseren van dagelijkse en wekelijkse (skype) meetings op een vaste dag en tijdstip. In deze meetings is het belangrijk dat mensen zich voldoende op hun gemak voelen om eerlijke en open feedback te geven. Vaak wordt er niet gepraat over dingen die niet goed gingen om elkaar niet te beledigen. Als de goede dingen gevierd en de slechte dingen worden geaccepteerd en gezien worden als een kans om ervan te leren zal het team elke dag beter worden. Deze eerlijkheid kan door de managers in de meeting actief gestimuleerd worden.
6. Kijk de initiële verwachtingen vaak na
Als de huwelijksreis begint is het belangrijk om alle verwachtingen te uiten en te documenteren. Voorafgaande de samenwerking nam ik met bovenstaande ceo deel aan een workshop. Achteraf concludeerden we dat elk ingrediënt voor een succesvolle samenwerking was opgeschreven. Maar ergens waren we toch van het pad afgedwaald. We hadden het oorspronkelijke workshopdocument niet vaak genoeg geraadpleegd. Door de verwachtingen en intenties elke maand na te gaan zijn er meer kansen om het juiste gedrag toe te passen.
Als deze 6 gewoonten deel uit maken van de samenwerking kunt u een offshore team creëren dat zich als ‘collega’s’ gedraagt, deel uit maakt van uw organisatie en op de lange termijn waarde toevoegt.
Eerdere bijdrage:
Over de auteur:
Dit podiumartikel is geschreven door Hugo Messer, eigenaar van Bridge Outsourcing BV
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'
