Wat is projectmatig werken?
Projectmatig werken is een manier van werken om klussen en opdrachten doelgericht, resultaatgericht en efficiënt uit te voeren. Een project heeft een aantal kenmerken:
- eenmalig
- een duidelijk begin en eind
- een tijdelijke samenwerking van verschillende mensen
- een opdrachtgever met een specifiek doel
- een uniek of nieuw resultaat dat dat doel gaat bereiken
- een hoge mate van onvoorspelbaarheid en onzekerheid
Een voorbeeld van projectmatig werken is het lanceren van een nieuwe marketingcampagne, of het ontwikkelen van een nieuwe worflow binnen een deel van het bedrijf.
Stel je bijvoorbeeld voor: je bent manager van een afdeling met 22 medewerkers en je moet voor jouw afdeling een nieuw werkproces ontwikkelen. Je hebt een werkgroepje aangesteld van drie medewerkers die nadenken over dat nieuwe proces. Dat gebeurt naast hun reguliere werkzaamheden.
Helaas kost het allemaal veel meer tijd dan je had verwacht. Ook ben je niet altijd even gelukkig met de voorstellen die je collega’s doen. Je hebt het gevoel dat je geen grip meer hebt op de klus. Een collega adviseert je om het projectmatig op te pakken.
Succesvol projectmatig werken in 5 stappen
De klus uit bovengenoemd voorbeeld heeft de kenmerken van een project: het is een complexe, eenmalige opdracht met een begin en een eind.
Voor een geslaagde projectklus heb je in elk geval drie cruciale ingrediënten nodig:
- een duidelijke organisatie
- een eenduidige opdracht
- een realistisch plan
We zetten vijf belangrijke stappen op een rij die voortkomen uit deze drie cruciale ingrediënten. Met deze stappen wordt projectmatig werken een succes.
Stap 1: Zorg voor een betrokken opdrachtgever
Als je succesvol projectmatig wilt werken in een organisatie, is je eerste stap de kaders van het project helder afbakenen. Soms ontstaan projecten spontaan en na verloop van tijd weet niemand meer wie eigenlijk het initiatief heeft genomen en waarom het project zo belangrijk was.
Om dit te voorkomen moet er ten eerste een opdrachtgever zijn die belang heeft bij het slagen van het project.
Een zichtbare en betrokken opdrachtgever is cruciaal voor een geslaagde projectklus
Deze opdrachtgever moet daarnaast in staat zijn het project te faciliteren, te bemensen, te financieren en weer op weg te helpen als het vastloopt. Een zichtbare en betrokken opdrachtgever is dus noodzakelijk bij succesvol projectmatig werken.
Ben jij niet de opdrachtgever, maar is je leidinggevende dat? Bespreek dit met hem of haar en maak afspraken over diens rol.
Stap 2: Omschrijf de opdracht zo duidelijk mogelijk
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor een heldere opdrachtomschrijving. Projectmatig werken wordt een stuk gemakkelijker als er een heldere formulering van de klus is. Zorg ervoor dat de opdrachtgever het project zo snel mogelijk vastlegt in een document.
Wat moet in een goede opdrachtomschrijving voor een projectmatige klus staan?
Een goede opdrachtomschrijving van een project bestaat uit drie elementen: doel, resultaat en randvoorwaarden. Na het lezen van het document moeten de volgende zaken duidelijk zijn:
1. Doel van het project
Wat wil de opdrachtgever met het project bereiken? Bijvoorbeeld: 5 procent minder kosten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het doel, niet de projectleider.
2. Beoogde projectresultaat
Wat is het concrete resultaat dat aan het einde van het project wordt opgeleverd? Bijvoorbeeld: een procesbeschrijving, of: alle medewerkers werken met een nieuw werkproces. Voor het opleveren van dit resultaat is de projectleider verantwoordelijk.
3. Welke randvoorwaarden en eisen er zijn aan het project
Wat zijn de kaders waarbinnen het project uitgevoerd moet worden? Denk hierbij aan de inzet van mensen, geld, faciliteiten, kwaliteitseisen, ontwerpeisen, doorlooptijd en nog vele andere eisen.
Stap 3: Benoem een competente projectleider
Als je leidinggevende de opdrachtgever is, wie is dan de projectleider? In het voorbeeld van het projectmatig ontwikkelen van een nieuwe workflow ben je dat zelf. Alleen gedraag je je nog niet als een projectleider.
Als er geen duidelijke leider is, trekken de projectmedewerkers hun eigen plan
In het vacuüm dat in zo’n geval ontstaat, gaan de medewerkers die je gevraagd hebt na te denken over het nieuwe werkproces uiteraard hun eigen gang. Zij zijn hun eigen projectleider, de opdrachtgever is uit zicht en dus zullen zij – heel begrijpelijk – hun eigen spoor trekken.
Wat jij in jouw rol als projectleider verwacht van je opdrachtgever, verwachten je medewerkers ook van jou: een duidelijke, afgebakende opdracht met randvoorwaarden en de nodige faciliteiten. Geef ze die duidelijkheid vooraf.
Meer projectmatig werken? Zo zorg je als leider voor betrokkenheid
Joke van Bemmel heeft in haar leidinggevende functie bij een techbedrijf in Silicon Valley regelmatig te maken met projectmatig werken. Ze deelt hier haar learnings en tips met MT/Sprout.nl.
“Je bereikt als leider het meest als je aan medewerkers vraagt hoe zij een oplossing voor een probleem zien”, ontdekte ze bijvoorbeeld. En: “Een goede leider inspireert mensen, zodat ze gemotiveerd en overtuigd zijn om iets te doen. Een leider moet ook een gevoel creëren dat mensen het idee geeft dat ze aan een gemeenschappelijk doel werken. En dat ze zich gewaardeerd en gezien voelen.”
Stap 4: Houd de projectmedewerkers gemotiveerd
De medewerkers zijn in het begin waarschijnlijk gemotiveerd om van het project een succes te maken. Als je hun voorstellen vaak naast je neerlegt, leidt dat onvermijdelijk tot minder motivatie.
Maak daarom met de projectmedewerkers een duidelijk afgebakende en helder omschreven opdracht, waaraan zij projectmatig kunnen werken. Zo weten zij wat er van hen wordt verwacht en wordt jij niet verrast door hun input. Daarmee voorkom je dat ze hun motivatie verliezen.
Waarom doelgericht werken zo belangrijk is voor de motivatie van een team
Teams functioneren beter als de groepsleden weten wat het gemeenschappelijk doel van het project en hun bijdrage eraan is. Het doel mag ambitieus zijn maar moet uiteraard ook haalbaar zijn. Heldere doelen voor het project versterken de betrokkenheid van de teamleden. Ze weten waarom het belangrijk is hun schouders eronder te zetten.
Stap 5: Maak een realistisch projectplan
Duidelijkheid is tot nu toe het toverwoord: duidelijkheid over de rolverdeling en over de opdracht. Maar ook duidelijkheid over de aanpak is essentieel.
In een projectplan (en dat hoeft echt geen boekwerk te zijn) leg je samen met de medewerkers de aanpak en de planning van deze klus vast. De basis van iedere planning is een fasering en een overzicht van alle deelresultaten en de activiteiten die daarvoor verricht moeten worden.
Vervolgens is het projectmatig werken een kwestie van invullen: wie doet wat wanneer en met welk resultaat? Je kunt nog veel meer toeters en bellen kwijt in zo’n projectplan, maar als je deze afspraken hebt, ben je al een heel eind. En een heel eind is soms ver genoeg.
Projectmatig werken, zo werkt het wel
1. Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Projectmatig werken is een manier van werken om klussen en opdrachten doelgericht, resultaatgericht en efficiënt uit te voeren. Een project heeft een aantal kenmerken, zoals een duidelijk begin en eind, een tijdelijke samenwerking van verschillende disciplines in de organisatie en een opdrachtgever met een specifiek doel.
2. Waarom heb ik een opdrachtomschrijving nodig bij een project?
Projectmatig werken verloopt een stuk gemakkelijker als er een heldere formulering van de klus is. In de opdrachtomschrijving staan drie elementen: het doel van het project, het beoogde resultaat en de randvoorwaarden en eisen voor de uitvoering van de klus.
3. Hoe blijft mijn team gemotiveerd als projectmatig werken lastig is?
Duidelijkheid is een essentieel element. Heldere doelen versterken de betrokkenheid van de teamleden. Formuleer daarom een afgebakende en heldere opdracht, waaraan het team projectmatig kan werken. Ze weten dan waarom het belangrijk is hun schouders eronder te zetten.
