Het is jarenlang de mantra geweest van Mark Zuckerberg in de glorietijd van Facebook: move fast and break things. Het is beter om iets met gebreken op de markt te gooien dan kansen te missen. De reparatie volgt dan wel achteraf, eerst die klanten – lees data – winnen.
Het is een vrij roekeloos businessmodel dat overal aanhangers heeft gekregen, vooral in de techwereld. Maar al dat brokken maken heeft wel gevolgen. Fake news, het beïnvloeden van verkiezingen, inbreuken op privacy… om maar een paar voorbeelden te noemen.
Vandaag wordt die techcultuur eerder gezien als problematisch. Twee Harvard-vrouwen, leiderschapsexperts Frances Frei en Anne Morriss, komen nu met het antwoord op de mantra van de Meta-topman. Hun boek, dat begin oktober uitkomt, heeft dan ook een veelzeggende titel gekregen: Move Fast and Fix Things.
Puinhopen opruimen
‘De laatste tien jaar hebben wij bedrijven geholpen om de puinhoop die ze gemaakt hebben op te ruimen’, schrijven ze. De focus op snelheid betekent niet dat je al het andere maar moet vergeten. ‘Effectieve leiders lossen problemen op in een snel tempo, terwijl ze ook verantwoordelijkheid nemen voor het succes en welzijn van hun klanten, werknemers en aandeelhouders.’
Deze leiders besteden evenveel aandacht aan het opbouwen van vertrouwen als aan het bevorderen van snelheid. Met snelheid bevrijd je de energie van je organisatie en geef je de richting. Met vertrouwen overtuig je alle stakeholders om mee op de kar te springen.
Maar hoe doe je dat? Daarvoor hebben Frei en Morriss een verfrissend draaiboek ontwikkeld, dat ze onder meer op Walmart, Riot Games en Uber hebben toegepast. Hun aanpak is uitgesplitst over één werkweek. Met elke dag een andere opgave.
Lees ook: De kracht van minder. Zo word je wereldkampioen problemen oplossen
Draaiboek voor de werkweek
Problemen zijn veel sneller op te lossen dan de meeste leiders denken, geven de auteurs aan. En het is aan jou als leider om anderen daarvan te overtuigen. Tegelijkertijd beseffen ze ook dat het langer dan een week kan duren om complexe problemen te tackelen, maar ze willen voorkomen dat je er maanden of jaren mee bezig bent. Daarvoor zijn de meeste problemen te urgent.
De beste tijd om ze aan te pakken, is nu. Heb je dit weekend goed uit kunnen rusten? Zet je tanden dan maar in deze werkweek.
Maandag: identificeer een bestaand probleem
Stop met problemen als uitdagingen te benoe
men. Problemen vragen namelijk sneller om aandacht. Dit is je eerste dag om duidelijk te maken dat de huidige situatie niet langer acceptabel is. Maar voor je problemen kunt oplossen, moet je eerst de juiste diagnose stellen.
Ga dus nieuwsgierig en met een open mind op zoek. Stel een team samen van probleemjagers. Mensen die je nog niet kent, benadrukken Frei en Morriss, want zij geven je nieuwe perspectieven. Maak een lijst van problemen die opgelost moeten worden.
Het is verleidelijk om vervolgens een batterij consultants in te huren, maar het is sneller en effectiever om direct en ongefilterd te gaan praten met de mensen die deze problemen ervaren. Bepaal samen met je team welk probleem je eerst aanpakt.
Zoek alle input op die je kunt vinden over dit specifieke probleem. Zet een data-analist aan het werk om patronen te zoeken. Als er veel frustratie is bij je werknemers, is die dan gekoppeld aan een bepaalde manager of aan een bepaalde leeftijdsgroep?
Begin klein
Dit geeft je namelijk al een richting voor een oplossing. Je weet bovendien met wie je opnieuw moet gaan praten om op het probleem in te zoomen. Beloof dat de gesprekken vertrouwelijk zullen blijven.
Begin met kleine problemen om te bouwen aan meer vertrouwen in de organisatie. Zo wist een ziekenhuis een hoog verloop van verplegers te verminderen met het installeren van nieuwe kopieerapparaten.
De oude gingen steeds kapot en daardoor moesten de mensen naar andere afdelingen lopen. Aangezien er niets aan dat probleem gedaan werd, kregen de verplegers het idee dat ze niet gezien en niet gewaardeerd werden.
Dinsdag: maak een plan dat goed genoeg is
Perfecte plannen bestaan niet. Werk vandaag aan een plan dat goed genoeg is om je probleem te fiksen. Voor onopgeloste problemen is de remedie: slim experimenteren. Falen is gewoon een nieuwe stap naar de oplossing.
Vandaag gaat het niet over gelijk krijgen, maar over experimenteren en leren. Brainstorm met je team en zet je plan vol met pilots. Baseer jouw oplossing niet op cijfers, zoals winst of omzet, maar op mensen.
Verplaats je in andermans schoenen. Vertrekken klanten naar de concurrent? Zijn je aandeelhouders teleurgesteld in de winst? Verlaten vrouwen voortijdig je bedrijf? Voel mee met hun pijn, hun frustraties. Wat voor impact heeft jouw plan op hen? En op de relaties op de werkvloer?
Is een gebrek aan vaardigheden het probleem, waardoor klanten teleurgesteld zijn, dan kun je op drie manieren experimenteren. Meer opleidingen geven aan je eigen mensen, een andere manier van werken invoeren of talent van buiten aantrekken. Begin ook hier met kleine experimenten.
Snelheid maakt brokken, maar een gebrek aan vertrouwen ook. Hou dat dus scherp in de gaten. Wat zijn de drivers van vertrouwen? Doen wat je zegt (authenticiteit), de behoeften van je stakeholders invullen (logica) en zorg dragen voor je stakeholders (empathie).
Lees ook: VanMoof, Ajax, KPMG… Wanneer is een crisis een echte crisis?
Woensdag: investeer in nieuwe vrienden
Het thema van vandaag is inclusie. Je zult elk probleem beter kunnen oplossen met mensen die nog niet denken zoals jij. Zo spoor je problemen op die je anders niet zou hebben ontdekt. Inclusie maakt elk bedrijf innovatiever, creatiever en winstgevender.
Al is het niet gemakkelijk. ‘Je kunt niet een groep diverse mensen bij elkaar gooien en hopen dat het werkt’, schrijven Frei en Morriss. Diversiteit moet gemanaged worden. Als leider moet je ervoor zorgen dat het fysiek, emotioneel en psychologisch veilig is om anders te zijn. Verwelkom dat anders zijn, waardeer het juist.
Beschrijf het probleem en je mogelijke oplossing aan een diverse groep collega’s. Als je al tien jaar bij het bedrijf werkt, praat dan met iemand die pas een week geleden is begonnen. Bestaat je team uit mannen, ga dan in gesprek met vrouwen. Heb je alleen jaknikkers om je heen, zoek dan de dwarsliggers op.
Zo kun je verschillende perspectieven horen en waardevolle feedback verwerken in je plan. Natuurlijk hoef je niet elke suggestie op te nemen. Focus op de onderdelen die de meeste kritiek en het meeste applaus krijgen. Dat helpt je om je plan aan te scherpen.
Donderdag: vertel een goed verhaal
Hoe krijg je je collega’s en andere stakeholders mee met je plannen? Door een helder verhaal te vertellen met een begin, een midden en een einde. Vandaag reserveer je je tijd voor storytelling.
Aan het begin erken je de goede dingen uit het verleden die je niet wil veranderen. Zo speel je in op de angst dat de organisatie onherkenbaar zal worden. Maar je erkent ook eerlijk de foute dingen uit het verleden, je verontschuldigt en repareert waar nodig.
Nu je de aandacht hebt, praat je in het middenstuk verder over waarom je verandering nodig vindt. Je moet duidelijke en overtuigende argumenten geven. Je kunt die vinden in het werk dat je op maandag en dinsdag hebt gedaan.
Chief evangelist
Tot slot beschrijf je hoe je gaat veranderen. Dit is de grote onthulling, dit is de weg naar de toekomst. Vraag je stakeholders niet om je te vertrouwen, vertel over je strategie en je plan van aanpak.
Mensen hebben verhalen nodig om te begrijpen wat er speelt en om hun plek daarin te vinden. Daarmee schieten ze in actie. Je bent nu de chief evangelist. Met jouw optimisme en enthousiasme bekeer je iedereen tot jouw missie.
Besef dat wat je communiceert niet genoeg zal zijn. ‘Onze ervaring is dat je de frequentie van je strategische communicatie moet verdubbelen of verdrievoudigen.’ Waarom is dat herhalen nodig?
‘Je moet jezelf kunnen verwijderen als mogelijk knelpunt voor vooruitgang’, vinden de auteurs. Uit onderzoek blijkt namelijk dat projecten van leiders die bewust afwezig zijn sneller en soepeler lopen.
Vrijdag: zet nu de turbo aan
Je hebt je plan de afgelopen dagen gefinetuned. Je hebt ook met de nodige betrokkenen gepraat. Nu kun je aansporen tot actie. Je hebt niet alleen mensen nodig, maar ook een organisatiecultuur waarin snelheid gewaardeerd wordt.
Hoe langer je wacht, hoe meer het probleem uit het oog wordt verloren. Tijd is kostbaar, tijd is niet hernieuwbaar, je kunt echt te laat zijn. Zet die turbo dus maar aan. Urgentie bevrijdt de nodige energie en geeft aan dat je het probleem serieus neemt.
Je empowert je mensen met de nodige beslissingsbevoegdheid. ‘Als alles langzaam gaat en de omstandigheden voorspelbaar zijn, vertel mensen dan gerust wat ze moeten doen. In alle andere omstandigheden is het veiliger om ze te leren denken.’
Laat je team ook weten waarvoor ze je niet nodig hebben. Besef dat je prioriteit voor snelheid betekent dat je andere zaken laat liggen. Je kunt niet goed zijn in alles, je kunt evenmin middelen vrijmaken voor alles. Werk niet harder, maar slimmer.
Lees ook: 7 excuses van mensen die niet willen veranderen, en hoe daarmee om te gaan
