De eerste keer een factuur versturen is voor iedere ondernemer een mooi moment. Nu gaat het echte geld verdienen beginnen. Maar waar moet een goede factuur aan voldoen en hoe zorg je dat een factuur op tijd wordt betaald? Ondernemerinbusiness.nl heeft alle voorwaarden op een rij gezet:
Verplichte inhoud van factuur
Iedere factuur moet aan een aantal door de Belastingdienst opgestelde verplichte voorwaarden voldoen. Doe je dat niet, dan kan jouw klant geen btw aftrekken. Grote kans dat je deze klant kwijt bent als die daar achterkomt. Denk er daarom aan om de adresgegevens, factuur-, btw- en Kamer van Koophandelnummer, btw en datum minimaal op de factuur te zetten.
Maak de factuur uitnodigend
Uiteindelijk wil je graag dat de factuur zo snel mogelijk betaald wordt. Het is geen garantie, maar door naast de verplichte gegevens ook op een aantal andere zaken te letten, vergroot je de kans op een snelle betaling.
- Zakelijk en professioneel: zorg dat je factuur zakelijk en professioneel overkomt. Bijvoorbeeld door het bedrijfslogo en de huisstijl te gebruiken, het zakelijk rekeningnummer te vermelden, de rekening te specificeren en tegelijkertijd ook weer niet teveel uit te breiden.
- Betaaldatum: veel ondernemers noemen een betalingstermijn in de factuur. Beter is om een exacte datum te noemen waarop het bedrag moet zijn overgemaakt. Dat roept op tot meer urgentie en duidelijkheid.
- Wettelijke rente: heb je het vermoeden dat je klant niet tijdig gaat betalen of daarvoor een extra duwtje in de rug nodig heeft? Vermeld dan de wettelijke rente die je rekent wanneer de klant niet binnen de door jou gehanteerde betalingstermijn heeft betaald.
Uiterste verzenddatum
In de meeste gevallen geef je een factuur aan je klant op het moment dat je het product levert of dienst levert. Dat is echter niet verplicht. Van de belastingdienst moet de factuur uiterlijk voor de vijftiende van de volgende maand bij de klant zijn. Dat betekent dat wanneer je 1 juni bij de klant hebt geleverd, de factuur uiterlijk 15 juli bij de klant binnen moet zijn. In het geval het om een abonnement of maandelijkse betaling van een langlopende cursus gaat, dan geldt als uiterste verzenddatum de periode waarop de factuur betrekking heeft.
Voorkom onaangename verrassingen
Als bedrijf wil je jouw klant graag nog een keer terugzien. Toch gebeurt het nog te vaak dat ondernemingen hun klant (onbewust) met een vervelend gevoel achterlaten. Voorkom deze nare verrassingen door afwijkende leveringsvoorwaarden en betaaltermijnen vooraf duidelijk aan te geven. Zorg daarnaast dat de factuur altijd overeenkomt met de offerte. Is er een reden dat de factuur onverhoopt hoger uitvalt – bijvoorbeeld vanwege extra gemaakte onkosten? Meld dat bij voorkeur vooraf aan de klant. Als dat niet mogelijk is, doe er dan een begeleidende notitie bij waarin je aangeeft waarom de kosten onverhoopt hoger zijn uitgevallen.
Meer weten over hoe je een goede factuur maakt met de grootste kans dat deze op tijd betaald wordt? Lees het hele dossier factuur maken op ondernemerinbusiness.nl. Daar vind je ook de regels rondom digitaal factureren.
