Op vakantie? Laat de achterblijvers weten waar je bent! En let op de risico’s bij bestemmingen waar politiek onrust heerst of anderszins problemen zijn die de veiligheid in gevaar brengen. Logisch. Maar voor zakenreizen geldt dat ook. En daar is dat vaak helemaal niet goed geregeld, blijkt uit een onderzoek van zakenreisbureau BCD.
Net zoals een touroperator waakt over de vakantiegangers die bij hem geboekt hebben, moeten bedrijven waken over de medewerkers die zij namens hun organisatie op reis sturen. Maar de respondenten uit het BCD-onderzoek geven aan dat er nogal wat schort aan de ondersteuning door hun werkgever.
‘Veel organisaties weten niet waar hun medewerkers zich bevinden tijdens een zakenreis. Vaak weten ze zelfs niet wie de naasten van een medewerker zijn om contact mee op te nemen bij noodgevallen’, zegt Diederik Banken, Vice President Commercial Benelux bij BCD Travel. Ook constateert Banken dat bedrijven slecht zijn voorbereid op risico’s en het beoordelen daarvan.
Dat klinkt verontrustend en daarom heeft BCD aan de hand van de onderzoeksresultaten zes tips samengesteld voor bedrijven om een travel risk management policy op te zetten:
1. Zoek er de juiste mensen bij
Wie bepaalt er wat er moet gebeuren? HR, management of een externe adviseur? Aan betrokkennen geen gebrek, maar stel vooral een coördinator aan die het overzicht houdt.
2. Gebruik data
Gebruik de data van wie op reis gaan, hoe vaak, waar naartoe en combineer dat met gegevens over risico’s in gebieden van bijvoorbeeld het ministerie van Buitenlandse Zaken. Zo maak je profielen van je reizigers en de risico’s die zij lopen.
3. Breng risico’s in kaart
Gebruik de data ook om een inschatting van de risico’s te maken: hoe groot is de kans dat er ergens wat gebeurt en wat is dan de schade voor het bedrijf?
4. Leg processen vast
Bepaal de procedures voor reisvoorbereiding (pre-trip), dus wijze van boeking, reisroutes en contactgegevens en voor tijdens de reis (on-trip), bijvoorbeeld tracking van je mensen en scenario’s voor calamiteiten. Leg ook year-round procedures vast zodat mensen die op pad gaan weten hoe het zit met verzekeringen, veiligheidsissues etcetera en geef hen regelmatig trainingen ter voorbereiding.
5. Praat je mensen bij
Communiceer regelmatig met je mensen over de policy, praat ze bij als er dingen veranderen en blijf ze herinneren aan de procedures.
6. Meten is weten
Als de policy eenmaal staat, is de verleiding groot om achterover te leunen. Maar je moet de policy juist blijven updaten met gebruikmaking van de resultaten van eerdere reizen. Al die gegevens kunnen helpen om de policy te verbeteren.
Een plan van aanpak in vier stappen
Naast deze tips heeft BCD vier stappen geformuleerd om het plan van aanpak voor de policy mee op te bouwen:
Treat: kijk hoe je zelf het risico kunt terugbrengen naar een aanvaardbaar niveau. Bijvoorbeeld door vooraf uitgebreide informatie of training te geven of in het reisbeleid op te nemen dat reizigers na een lange vlucht niet zelf mogen autorijden.
Transfer: hierbij draag je het risico over aan een derde partij. Bijvoorbeeld door een verzekering af te sluiten die diefstal van bagage of de kosten van repatriëring vergoedt.
Terminate: als je het risico niet tot een acceptabel niveau kunt terugbrengen en ook niet aan een derde kunt overdragen, kun je besluiten de reis te annuleren. Bijvoorbeeld: laat reizigers tijdelijk niet naar gebieden vertrekken waar ebola uitgebroken is.
Tolerate: als het risico van een aanvaardbaar niveau is of het is niet te verminderen of over te dragen (bijvoorbeeld vanwege de kosten), maar de reis moet wel doorgaan, zul je het risico moeten accepteren. Bijvoorbeeld: problemen met het telefoonnetwerk in bepaalde regio’s.
Meer over zakenreizen:
- Booking.com: het grootste internetbedrijf buiten de VS zit in Amsterdam
- 8 tips voor het reduceren van jetlag
- Onze man in het Okura: Marcel van Aelst
