Een nieuwe versie van Microsoft Office, wat schieten we daar mee op? De reacties op Office System 2003, afgelopen najaar gelanceerd, waren lauw. Op het eerste gezicht is het softwarepakket een typisch geval van oude wijn in nieuwe zakken, maar bij nadere beschouwing blijken er toch leuke nieuwtjes in te zitten. Tien vragen over Office.
What’s new?
Een betere indeling van Outlook, andere indelingsmogelijkheden bij Word, een spamfilter; dat zijn de meest in het oog springende veranderingen. Aan de afzonderlijke onderdelen zoals Word en Excel is nauwelijks iets verbeterd, zoals Microsoft zelf ook toegeeft.
En daar gaan we dan honderden euro’s voor neertellen?
Alleen voor een ander uiterlijk van Outlook? Je moet wel een erg creatieve verkoper zijn om dat gedaan te krijgen. Tel daarbij op dat veel bedrijven hun hardware ervoor zouden moeten aanpassen. Voor Office 2003 moet je een snelle processor (233 MHz of meer) in de strijd gooien, met flink wat intern geheugen en een ruim bemeten harde schijf. Je kunt er bovendien niet mee uit de voeten als je nog Windows 95 of 98 gebruikt.
Office 2003 is dus overbodig?
Sommige bedrijven denken daar heel anders over. Voornamelijk bedrijven die zelf een dienst aanbieden via het nieuwe pakket. De Gouden Gids bijvoorbeeld, leverancier van een nieuwe dienst die mogelijk wordt gemaakt door Office 2003, een zogeheten webservice. Vanuit Word kunnen gebruikers beschikken over de adressen uit de Gouden Gids. Tijdens het werken in het tekstverwerkingsprogramma klik je rechts in het beeldscherm een venster open, de research task pane. Toets de naam van een bedrijf in en de Gouden Gids levert à la minute de adresgegevens.Ook andere bedrijven hebben innovatieve diensten bedacht. Van Dale komt met synoniemen-lijsten (klik een woord aan en Van Dale geeft een synoniem). Wordlingo, een vertaal-bedrijf, biedt vertalingen (van en naar 156 talen, zo is de bedoeling). Factiva en Encarta komen met definities en feitelijke informatie.
Wat is er zo handig aan die webservices?
Voor dezelfde gegevens uit de Gouden Gids moest je voorheen de internetbrowser openen en naar de site van dat bedrijf surfen. Nu kun je gewoon blijven doorwerken in Word. Bovendien kun je met één muisklik de opgevraagde contactgegevens in je document verwerken. Voor de andere diensten geldt hetzelfde: je kunt in het programma blijven waar je bezig bent. De winst kan nog groter worden als er specifieke diensten voor specifieke sectoren beschikbaar komen. De gemeente Velsen, die dezer dagen met 500 werkplekken overstapt naar Office 2003, kan bijvoorbeeld binnenkort beschikken over een dienst waarbij ambtenaren via het research pane toegang krijgen tot een groot aantal informatiebronnen. In Word of Excel kunnen ze bijvoorbeeld gegevens ophalen uit de Gemeentelijke Basisadministratie, of van een cd-rom met jurisprudentie over bouw- en woningtoezicht. De kracht zit vooral in het gebruik van vertrouwde programmatuur. Word, Excel, Powerpoint en andere onderdelen van Office zijn nu al op de meeste computers te vinden (marktaandeel Office op de kantoorsoftwaremarkt: meer dan 95 procent). Medewerkers kunnen de nieuwe functies in Office 2003 leren gebruiken zonder dat ze naar een dure cursus hoeven.
Wat kosten die webservices dan?
Sommige diensten zijn gratis, zoals die van de Gouden Gids en Worldlingo. Voor de Gouden Gids is het een manier om de contactgegevens van zijn adverteerders beter te verspreiden. Worldlingo hoopt zo klanten te trekken voor zijn vertaaldiensten. Voor andere diensten zal betaald moeten worden, hoeveel is nog onduidelijk.
Wat is het geheim van de webservices?
Drie letters: XML. Deze afkorting is de naam van een standaard voor informatie-uitwisseling die door vrijwel de hele computerwereld wordt erkend. Informatie voorzien van een ‘XML-label’ kan makkelijker van de ene naar de andere computer reizen omdat elk programma dankzij dat label weet om welk soort informatie het gaat. Het gevolg is dat verschillende softwarepakketten beter met elkaar communiceren, omdat ze elkaars gegevens beter kunnen interpreteren. XML speelt ook een rol bij een andere verbetering die in Office 2003 te vinden is: de extra samenwerkingsmogelijkheden.
Extra samenwerkingsmogelijkheden?
Collega’s die aan hetzelfde project werken, kunnen makkelijker informatie delen en opslaan. En wel via een ‘privé-website’ voor het project op een centrale server, waar de medewerkers vanuit hun eigen Office-toepassingen toegang toe hebben. Voor deze functie is overigens wel speciale serversoftware vereist: SharePoint.
Is dat allemaal dan zo nieuw?
Veel van deze mogelijkheden zijn inderdaad al lang te vinden in bestaande netwerksoftware. Er is echter één wezenlijk verschil: de functies kunnen veel beter dan voorheen worden aangestuurd vanuit de bestaande Office-programma’s, waar de meeste kantoorwerkers toch al gebruik van maakten. Een voorbeeld is het pakket In-Team van het Brabantse softwarebedrijf Blenks – een pakket speciaal bedoeld voor samenwerkingsprojecten – dat voorheen gebaseerd was op eerdere versies van Office en op Lotus Notes. Doordat nu de stap is gemaakt naar Office 2003 kan de informatie makkelijker worden uitgewisseld.
Anders nog iets?
De voordelen van de nieuwe Office-versie worden nog groter als bedrijven er onderling mee gaan samenwerken, bij voorkeur met hele sectoren tegelijk. Nadeel van dergelijke branche-initiatieven is dat ze pas tot bloei komen als een kritische massa van bedrijven is overgestapt op de nieuwe versie – reden waarom de plannen vaak tergend langzaam van de grond komen. Een voorbeeld is te vinden in de ict-sector zelf. Het automatiseringsbedrijf ComputerPlan bracht samen met Exact een koppeling van de financiële software van dat bedrijf met Office 2003 tot stand. Ook hier is het bij het maken van offertes waar vooralsnog de grootste winst wordt verwacht. Toon Lepoutre, managing director van ComputerPlan: “Offertes maken is een tijdrovend proces, waarbij vaak fouten worden gemaakt.” Door gebruik te maken van XML kunnen verschillende onderdelen van de offerte echter automatisch worden geïmporteerd. Als hard- en software van externe toeleveranciers in de offerte moet worden verwerkt, zouden de prijs- en leveringgegevens rechtstreeks uit de computer van de leverancier kunnen worden betrokken. “Daarmee voorkom je dat je prijslijsten zit over te tikken,” zegt Lepoutre. “Met alle fouten van dien.” Lepoutre ziet nog veel meer mogelijkheden. “Als de offerte er eenmaal is, kan de software worden gebruikt om de workflow te beheersen. De controle op de leveranties kan worden geautomatiseerd. Ook het customer relations management wordt van hieruit aangestuurd.”
Wanneer kunnen we ermee aan de slag?
Om een sectorbreed initiatief als het automatiseren van de supply chain (de gegevens van de toeleveranciers worden automatisch verwerkt) mogelijk te maken, moet er binnen de sector over talloze zaken overeenstemming worden bereikt: standaards voor productspecificaties, regelingen voor commerciële kortingen en acties, noem maar op. Je moet wel een erg grote optimist zijn om te verwachten dat het binnen enkele maanden voor elkaar zal zijn. Het grootste struikelblok is echter dat de meeste bedrijven Office 2003 nog niet zo zien zitten. In een onderzoek van Merril Lynch zei 65 procent van de cio’s van grote bedrijven ronduit ‘nee’ op de vraag of ze voor eind 2004 op de nieuwe versie zouden overgaan.
